Выполнение аудита

Традиционно аудит «на месте» начинается с предварительного (вводного) совещания, которое проводит руководитель группы по аудиту. Цель вводного совещания — подтверждение плана аудита, представление группы по аудиту и получение уверенности в том, что вся запланированная деятельность будет выполнена. Как уже упоминалось, не каждый аудит требует проведения вводного совещания, но для аудитов второй и третьей стороной оно является обязательным. Рекомендуется в случае планирования вводного совещания предварительно подготовить его повестку. На предварительном совещании рассматриваются следующие вопросы:

  • • представление членов группы с указанием их роли в проведении аудита;
  • • подтверждение целей, области и критериев аудита;
  • • подтверждение графика проведения работ по аудиту, даты и времени заключительного совещания;
  • • ознакомление с методами и процедурами аудита, информирование организации о том, что свидетельства аудита будут основаны на выборочных данных, поэтому при проведении аудита будет присутствовать элемент неопределенности;
  • • подтверждение того, что проверяемая организация будет информирована о ходе аудита во время его проведения;
  • • ознакомление с методами составления отчетов, включая классификацию несоответствий;
  • • информирование об условиях, при которых аудит может быть прекращен;
  • • подтверждение правил соблюдения конфиденциальности;
  • • информирование о системе апелляций по результатам аудита. Следует отметить, что применительно к внутреннему аудиту повестка предварительного совещания может быть существенно упрощена, оно не носит такого официального характера, как при внешнем аудите, и может быть заменено беседой с персоналом проверяемого подразделения.

В случае сертификационного аудита предварительное совещание считают официальным и ведут регистрацию присутствующих. Протокол совещания готовит один из членов аудиторской группы. Участники группы по аудиту должны периодически обмениваться друг с другом информацией в ходе аудита на рабочих совещаниях, а руководитель аудиторской группы обязан периодически обмениваться информацией о ходе аудита и всех связанных с этим вопросах с руководством проверяемой организации.

Информация, полученная в ходе аудита, свидетельствующая о наличии риска нарушений требований к качеству продукции, производственным процессам или производственной среде, включая экологическую безопасность и безопасность труда, немедленно доводится до сведения руководства проверяемой организации.

Если в ходе аудита получено свидетельство, указывающее на невозможность реализации целей аудита, руководитель группы должен доложить руководству проверяемой организации о причинах этого, чтобы предпринять дальнейшие действия (пересмотр плана аудита, изменения целей и(или) области аудита и др.).

В работе группы по аудиту могут по согласованию участвовать наблюдатели. В целях координации и повышения эффективности работы группы по аудиту целесообразно назначить сопровождающих от проверяемой организации. Разумеется, это относится только к внешнему аудиту. Внутренние аудиторы, будучи сотрудниками организации, работают без сопровождающих. В то же время внутренние аудиторы, хорошо знающие свое предприятие и действующую в нем СМ К, наилучшим образом подходят на роль сопровождающих.

Сопровождающие должны оказывать помощь группе по аудиту и действовать по просьбе руководителя группы. В их обязанности входят:

  • • обеспечение контактов и назначение времени для бесед с персоналом проверяемой организации;
  • • обеспечение посещений определенных участков организации;
  • • обеспечение безопасности и ознакомление группы по аудиту с правилами безопасности;
  • • предоставление разъяснений или оказание помощи при сборе информации.

Сопровождающие и наблюдатели не входят в состав группы по аудиту.

Алгоритм процесса аудита приведен на рис. 22.

Сбор и проверка информации — один из основных этапов проведения аудита «на месте».

Источниками информации могут быть:

  • • интервью с работниками проверяемой организации;
  • • результаты наблюдений аудиторов за деятельностью персонала, функционированием процессов, условиями труда и состоянием рабочих мест;
  • • данные обратной связи от потребителей;
  • • документы СМК регламентирующего характера (политика и цели в области качества, руководство по качеству, планы качества, стандарты организации, регламенты, положения, инструкции, внешняя нормативная и техническая документация, договоры, контракты);
  • • документы, содержащие данные (записи) о процессах (акты (отчеты) по внутренним аудитам, отчеты об анализе СМК со стороны руководства, протоколы испытаний продукции, решения совещаний по проблемам качества, информация по результатам
Алгоритм процесса аудита

Рис. 22. Алгоритм процесса аудита

мониторинга и измерений продукции и процессов, рабочие журналы, заполненные ведомости, формы, бланки);

  • • данные обзоров, анализов результативности функционирования СМК;
  • • результаты оценки и рейтинги поставщиков.

Полученную информацию необходимо проверить на объективность, непротиворечивость и адекватность. Сбор информации должен проводиться на основании выборочных исследований.

Методы сбора информации в процессе аудита приведены на рис. 23 [37].

Один из методов, который целесообразно использовать во время аудита — следование ходу работ в проверяемом подразделении, т.е. совпадение «маршрута» аудита с ходом работы по всем направлениям,

Методы сбора информации в процессе аудита

Рис. 23. Методы сбора информации в процессе аудита

за которые отвечает проверяемое структурное подразделение. Однако данный метод не должен использоваться изолированно; кроме того, сосредоточение на отдельных процессах и функциях не должно препятствовать общему наблюдению за деятельностью всего проверяемого подразделения.

При движении по ходу процесса аудитор начинает работу на входе процесса и движется вместе с процессом к его выходу. Движение против хода процесса выполняется таким же образом, только аудитор перемещается от выхода процесса против хода процесса к его входу. Выбор направления движения остается за аудитором. Движение по ходу или против хода процесса способствует проведению результативного и эффективного аудита.

Аудитор наблюдает за состоянием документации, оборудованием и средствами измерения, состоянием рабочих мест, регистрацией данных о качестве, поведением сотрудников. Он должен быть внимателен к деталям, чтобы иметь возможность сделать четкие, обоснованные выводы.

Двигаясь по ходу или против хода процесса, аудитор может использовать информацию, полученную во время интервью на предыдущих участках. Аудитор также должен верифицировать деятельность на стыках процессов и взаимосвязь между процессами. Аудитор не должен определять требуемый для процесса или СМК в целом объем документации. Это означает, что аудитор может столкнуться с ситуациями, когда процесс, подвергаемый аудиту, не описан в документации СМК или когда организация имеет письменные документированные процедуры (стандарты организации) в ограниченном количестве, выбрав другие способы управления своими процессами. В подобных случаях аудитор должен начинать работу с анализа результатов процесса, верификации соответствия входов и выходов процесса установленным требованиям.

Собранная и проверенная информация образует свидетельства аудита. Как уже упоминалось, свидетельства аудита основываются на выборках данных, поэтому при проведении аудита всегда присутствует элемент неопределенности, и выводы, которые делаются в ходе аудита, должны учитывать эту неопределенность. Свидетельства аудита должны быть документированы. Если в процессе сбора свидетельств аудитору становятся известны новые или изменившиеся риски, он должен принять их во внимание.

Аудитор обязан делать подробные записи свидетельств аудита с тем, чтобы анализировать их в дальнейшем, документировать номера партий продукции, фамилии людей, номера документов, с которыми он работал в процессе сбора информации.

Количетво записей, которые должен изучить аудитор в процессе подтверждения соответствия, зависит от разных факторов. Двигаясь по ходу или против хода процесса, он должен изучать записи, связанные с теми процессами, оценку которых он производит.

В силу того что аудит является выборочной проверкой, аудиторы редко используют более четырех или пяти образцов. Если аудиторам требуется убедиться в том, что продукция должным образом верифицирована в соответствии с законодательными, обязательными требованиями и требованиями потребителей, то отбор образцов должен происходить на статистической основе. Риск, связанный с выборочным исследованием, заключается в том, что образцы не представляют совокупность, из которой они отобраны, поэтому заключение аудитора может не соответствовать тому, что будет получено при исследовании всей совокупности. Могут быть иные риски, связанные с изменчивостью внутри совокупности. В связи с этим аудиторы должны знать статистические таблицы и планы отбора образцов, соблюдение которых должно быть включено в обычные планы инспекционного контроля, применяемые в организации. Все планы исследований должны содержать уровень риска (или уровень доверия), который может иметь место. Применение статистических методов анализа позволяет объективно оценить состояние объекта проверки.

Другим важным методом сбора информации является интервью — беседа с целью получения информации о функционировании СМ К. Правильно построенное интервью является точным и полезным инструментом аудитора.

Можно предложить следующие рекомендации, касающиеся проведения интервью:

  • • собеседника следует выбирать из числа сотрудников подразделения, непосредственно занимающихся проверяемой деятельностью;
  • • беседа должна проводиться только в течение рабочего дня и, где это возможно, на рабочем месте;
  • • опрашиваемое лицо должно быть психологически подготовлено к интервью;
  • • каждая беседа должна проводиться только с одним сотрудником; беседа сразу с несколькими сотрудниками, как правило, малоэффективна;
  • • причина и тема интервью должны быть сообщены сотрудникам заранее;
  • • следует помнить о шести «помощниках» аудитора: Как, Почему, Кто, Что, Когда, Где;
  • • аудитор не должен сам отвечать на поставленные им вопросы;
  • • результаты интервью должны быть обобщены и проанализированы вместе с опрашиваемым лицом;
  • • необходимо поблагодарить опрашиваемое лицо за сотрудничество;
  • • аудитор должен проявлять доброжелательность, уметь слушать и слышать.

При подготовке контрольных листов и листов для интервью целесообразно использовать вначале открытые вопросы, затем уточняющие и в конце интервью — закрытые. Данное правило называется правилом «воронки» и позволяет сделать аудит эффективным, охватывающим максимальный объем области аудита с минимальными затратами времени.

При разработке контрольного листа целесообразно оставить одну—две пустых строчки в его верхней части, чтобы аудитор имел возможность начать аудит с открытого вопроса. По мере того как аудитор приобретает навыки планирования аудита, данные действия войдут в привычку.

Аудиторы должны тратить 90% своего времени на слушание в процессе аудита. Активное слушание предполагает понимание не только слов, произносимых собеседником, но и мимики, телодвижений, т.е. невербальной информации. Вербальным путем передается около 70% информации, а невербальным — 30%. Активное слушание позволяет мысленно сфокусироваться на нюансах, которые могут свидетельствовать о наличии важных проблем.

В процессе аудита важное значение имеет управление конфликтами (рис. 24).

Следует помнить, что не все конфликты разрушительны. Согласно некоторым исследованиям конфликтные ситуации являются в некоторой степени необходимыми для достижения высокого уровня работоспособности. Однако во время аудита конфликта следует избегать. В силу этого аудиторы не должны высказывать свои мнения по поводу того, как должен выполняться тот или иной вид деятельности или процесс. Существуют два основных типа реагирования в конфликтной ситуации: участие в конфликте или отказ от него. В процессе аудита стремление участвовать в конфликтах выражается в попытках запугать аудитора; попытка избежать конфликта выражается в стремлении минимизировать ответы на вопросы аудитора.

Алгоритм процесса управления конфликтами во время аудита

Рис. 24. Алгоритм процесса управления конфликтами во время аудита

Если аудитор столкнулся с попыткой запугивания или давления, он должен убедиться, что его эмоции находятся под контролем. Чтобы научиться владеть своими эмоциями, аудитору рекомендуется составить перечень ситуаций, в которых он ощущает сильный дискомфорт.

Научившись контролировать свои эмоции, целесообразно использовать три основные стратегии:

  • • игнорировать оскорбление. Большинство людей прекращают попытки давления, если видят, что они безрезультатны;
  • • искать взаимопонимание. Данная стратегия наиболее трудна в реализации, но является лучшим вариантом. Стратегия базируется на понимании со стороны проверяемого того, что не существует причин, чтобы сердиться на аудитора: аудиторы не принимают решения о внедрении СМК и не дают указаний кому-либо относительно выполнения той или иной работы — они лишь оценивают функционирование СМК, следование процедурам и получение результатов;
  • • устроить перерыв. Данная стратегия будет полезна, если аудитору не удается контролировать свои эмоции и ситуация становится накаленной.

Строгое следование требованиям стандарта ГОСТ ISO 9001:2011 иногда приводит к тому, что слишком много внимания уделяется соответствию тексту стандарта и мало — вопросам результативности и создания добавленной ценности. Аудит, основанный на критериях, может не заметить проблемы, возникающие на стыках процессов. Анализ представляет собой метод детального изучения объекта аудиторской проверки, который позволяет аудитору разделить проверяемую деятельность на более простые составные части и установить их взаимоотношения, отделить существенное от несущественного, выстроить логическую цепь рассуждений. Анализ может рассматриваться и как самостоятельный метод работы аудитора, и как составная часть наблюдения, опроса, оценивания.

Аудитор должен исследовать пять аспектов по ходу процесса:

  • • каковы входы в процесс?
  • • какие виды деятельности на данном этапе процесса?
  • • какие используются ресурсы, как они планируются и ведется ли мониторинг за их расходованием?
  • • какие используются методы контроля, позволяющие убедиться в том, что деятельность в ходе процесса соответствует установленным требованиям?
  • • каким образом измеряется соответствие данных, информации, продукции на выходе процесса?

Результативность может быть целью аудитов первой, второй и третьей стороной. Измеряя результативность, аудитор определяет, помогает ли СМК в достижении целей, потребностей и ожиданий заинтересованных сторон.

Проводя аудит «на месте», необходимо выполнять следующие рекомендации:

  • • избегать любого вмешательства в рабочие процессы без необходимости;
  • • убедиться, что группа по аудиту правильно использует средства индивидуальной защиты;
  • • планировать коммуникации с целью минимизации отвлечения работников на аудит;
  • • адаптировать численность аудиторской группы и число сопровождающих и наблюдателей к области аудита, чтобы исключить воздействие на рабочие процессы;
  • • не прикасаться к оборудованию без разрешения, даже если аудитор является компетентным лицом и(или) имеет лицензию;
  • • если в процессе аудита произошел инцидент, договориться с проверяемой организацией о продолжении или прерывании аудита;
  • • делая фотоснимки, необходимо заранее получить разрешение руководства, соблюдать требования конфиденциальности и не фотографировать людей без их разрешения;
  • • делая копии документов, необходимо заранее получить разрешение и соблюдать требования конфиденциальности;
  • • делая рабочие заметки, не фиксировать персональные данные, если этого не требуют цели аудита и(или) критерии аудита.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >