СТАНДАРТИЗАЦИЯ ОФОРМЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННОРАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Как указано в гл. 2, в унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД) входят:

  • • распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, постановления, решения, протоколы);
  • • организационные документы (уставы, положения, должностные инструкции, инструкции организационно-методического назначения, правила, договоры);
  • • информационно-справочные документы (письма, докладные и объяснительные записки, заявления, акты, телеграммы, телефонограммы).

Эти документы выполняют универсальные функции в управленческой деятельности, их создают как в системе государственного и муниципального управления, так и в негосударственных организациях и на коммерческих предприятиях любых организационно-правовых форм.

В составе документов УСОРД как отдельную группу выделяют документацию по трудовым отношениям, хотя большинство видов этих документов можно отнести к одной из трех основных групп документов УСОРД (например, приказы о приеме на работу, увольнении и т.д. — к распорядительным, трудовой договор — к организационным).

Каждый документ состоит из отдельных элементов (автор документа, текст, номер и дата, адресат, подпись и печать и др.), которые получили название реквизиты (от лат. requisition — требуемое).

Реквизит — обязательный элемент оформления официального документа.

С позиций семиотики (от греч. semeion — знак, semeiotike — учение о знаках) — науки, изучающей свойства различных знаковых систем вместе со значением, которое придают каждому знаку или их группе, документ представляет собой знаковую систему. Раздел семиотики, называемый синтактикой (от греч. syntaxis — составление, построение, порядок), исследует структуру знаковых систем, проблемы их восприятия как средств общения, правила образования и преобразования сочетаний различных знаков.

Как знаковая система документ своей структурной составляющей (оформлением, составом и расположением реквизитов) должен соответствовать принципам синтакционности [85]:

  • целесообразности — т.е. он должен быть структурирован таким образом, чтобы выбор каждого элемента структуры (гарнитура, кегль, ширина полей, цветовые разнообразие и насыщенность, формат листа, месторасположение отдельных компонентов документа) соответствовали цели создания документа;
  • рационалистичности — т.е. в нем максимально наглядное структурное воплощение замысла должно достигаться минимальными композиционными и выразительными средствами, желательно унифицированными применительно ко всем документам данного вида. Один из методов достижения этого — разделять поля документа на участки, придавая каждому участку собственное значение (что мы увидим на примере оформления и расположения реквизитов);
  • аттрактивности — т.е. структура документа, его знаковое воплощение должны подчиняться правилам гармонии и художественной образности, а он обладать притягательной силой и доставлять эстетическое удовольствие.

Развитие элементов структуры документа насчитывает многовековую историю, а некоторые из них в своем развитии прошли длительную эволюцию. К примеру, заглавия первоначально представляли собой аннотацию или даже мини-реферат. Например, Генеральный регламент 1720 г. имел заголовок: «Генеральный регламент, или Устав, по которому Государственные коллегии також и все оных принадлежащие к ним Канцелярии и Контор служителей не только во внешних и внутренних учреждениях, но и по отправлению своего чина подданейше поступать имеют».

Вся история делопроизводства — это история поиска оптимального набора и наиболее удобного и выразительного месторасположения реквизитов документа. Синтакционная составляющая в деловом документе проявляется в унификации наименований и месторасположения реквизитов.

УСОРД базируется на принципах синтакционности, которые закреплены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Этот стандарт является нормативно-техническим (а не нормативно-правовым) документом и так же, как и другие российские стандарты, носит рекомендательный характер. Но это не означает, что его требования не надо выполнять. Ни о какой корпоративной культуре в управленческой деятельности предприятия не может быть и речи, если его документы не соответствуют основным требованиям этого стандарта.

Еще в 1980-х годах в ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра- образца» определен обязательный состав реквизитов документов, применяемых в управленческой деятельности: автор документа, дата создания документа, регистрационный индекс, текст; подпись должностного лица. Отсутствие или неправильное оформление одного из этих реквизитов ставит под сомнение подлинность документа.

Документ подлинный — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

С точки зрения международного стандарта ИСО 15489 (см. п. 2.4) неотъемлемая характеристика документа при его использовании в качестве доказательства, в том числе и в управленческой деятельности, — его аутентичность. Аутентичным (подлинным) является документ, в отношении которого может быть доказано, что он был создан или послан лицом, действительно его создавшим или отправившим, и именно в то время, которое обозначено.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает состав реквизитов документов УСОРД и требования к их оформлению, а также требования к бланкам документов.

Стандарт закрепляет состав реквизитов, которые могут быть использованы при составлении документов УСОРД. Всего реквизитов — 30. Полный их список с указанием номеров приведен в прил. 2, а определения отдельных реквизитов даны в словаре терминов (прил. 1).

Реквизиты документов УСОРД можно разделить на 3 группы:

  • • реквизиты бланка документа (01—10, 14);
  • • реквизиты, определяющие юридическую силу документа
  • (08, 11, 12, 16, 20, 22, 23, 25);
  • • реквизиты, определяющие движение и отражающие обработку и исполнение документа (13, 15, 17, 18, 19, 21, 26—30).

Стандарт определил место (зоны или площади) расположения каждого реквизита на листе бумаги А4 (или бланке). Возможны два варианта расположения реквизитов: при продольном (вдоль верхнего поля листа) расположении реквизитов бланка и при угловом (в левом верхнем углу листа) расположении реквизитов бланка.

Схемы расположения реквизитов документов с указанием размеров и границ зон на формате А4 углового и продольного бланка содержатся в приложениях А и В ГОСТ Р 6.30-2003. Границы зон расположения реквизитов могут быть несколько изменены при составлении конкретного документа, например, в зависимости от количества слов в наименованиях, количества знаков в обозначениях, параметров печатающих устройств и т.п.

В пособии приведены макеты расположения реквизитов на листе формата А4 (прил. 3 и 4).

Стандарт закрепляет два стандартных формата бумаги, которые используют при составлении и оформлении документов: А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм), а также размеры полей: левое, верхнее и нижнее поля листа бумаги при составлении документа должны оставаться не менее 20 мм, а правое — не менее 10 мм.

Схемы расположения реквизитов документов не предусматривают расположения реквизитов на полях листа бумаги (бланка), за исключением верхнего поля, на котором могут размещаться следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации или Герб субъекта Российской Федерации, изображение эмблемы организации или товарного знака, гриф утверждения, отметка о контроле.

Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал и отделяют друг от друга 2—3 межстрочными интервалами.

Текст документов рекомендуют печатать на бланках формата А4 через 1,5—2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 — через 1 межстрочный интервал.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Места расположения реквизитов в определенных полях документа в ГОСТ Р 6.30-2003 были закреплены в соответствии с традициями последовательности написания реквизитов при создании документа и чтения при получении документа. Это позволяет сделать рациональной структуру документа, увеличить «полезную» площадь для размещения текста как основного реквизита документа и тем самым способствует повышению качества документа.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >