ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ, ОПРЕДЕЛЯЮЩИХ ДВИЖЕНИЕ И ОТРАЖАЮЩИХ ОБРАБОТКУ И ИСПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТА

Одна из характеристик управленческой информации — ее адресность. В качестве адресата (получателя документа) могут быть конкретные организации или группы организаций, структурные подразделения, конкретные должностные или физические лица.

При оформлении реквизита 15 «Адресат» соблюдают следующие правила.

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилия лица, которому адресован документ, — в дательном.

Примеры оформления реквизита «Адресат»

При направлении документа руководителю организации ее название входит в состав должности адресата.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Примеры оформления реквизита «Адресат»

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. При адресовании письма в организацию сначала указывают ее наименование, затем почтовый адрес. При направлении документа физическому лицу сначала указывают его фамилию и инициалы, а затем — его почтовый адрес.

Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи: название улицы, номер дома, номер квартиры, название насеАдресование используют и при оформлении внутренних документов, например, докладных, объяснительных записок.

ленного пункта (города, поселка и т.д.), название района, название республики, края, области, автономного округа, название страны (для международных почтовых отправлений), почтовый индекс.

Примеры оформления реквизита «Адресат»

Реквизит 17 «Резолюция» — надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им по документу решение. Она является инструментом административного воздействия, организующим действие исполнителей.

Наиболее общая структура резолюции предполагает наличие следующих частей:

• • указание фамилий, инициалов исполнителя (исполнителей), которым адресована резолюция («кому делать»);
• • содержание поручения («что должно быть сделано»);
• • указание сроков ожидаемого исполнения («когда должно быть сделано»);
• • подпись руководителя;
• • дата резолюции.

Например:

Морозовой Н.В.

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект договора с Консалтинговой группой «Термика» к 05.10.2003

Личная подпись

Дата

При указании в резолюции нескольких исполнителей ответственным является лицо, названное в резолюции первым.

Резолюцию составляет руководитель при рассмотрении поступивших или внутренних документов. Она является распорядительным документом, который проставляется на полученном документе.

При составлении резолюции необходимо учитывать, в какой мере требующая действий управленческая ситуация носит типовой (стандартный) для данной организации характер или же является для нее нестандартной.

Решение типовой ситуации не требует дополнительных разъяснений, основано на стандартной для предприятия схеме действий и имеет типовые сроки исполнения. В этом случае резолюцию оформляют по упрощенной схеме:

Федорову П.А.

К исполнению Личная подпись

26.12.2006

В нестандартной ситуации руководитель может либо самостоятельно принять окончательное решение, либо поручить это сделать другим сотрудникам. Содержание поручения, безусловно, зависит от квалификации работника: чем она выше, тем большую свободу действий ему можно предоставить. Резолюции должны быть составлены таким образом, чтобы исполнитель не обращался к руководителю за дополнительными разъяснениями.

Устанавливая сроки работы по конкретным документам, руководитель в каждом случае фактически осуществляет экспертную оценку ситуации. Принимая решение, он должен учитывать профессиональные качества исполнителя, наличие у него разнообразных задач, их приоритетность и завершенность и т.д.

Во многих организациях большинство входящих документов в обязательном порядке передается на рассмотрение руководителю, а затем, спускаясь по иерархической лестнице и обрастая по пути резолюциями руководителей разных уровней, попадает к исполнителю. С точки зрения управления предприятием, это крайне неэффективный способ работы с документами: на его рассмотрение тратится «дорогое» время руководства, растягивается во времени процесс принятия решения и, соответственно — его исполнение.

Если налажена четкая система делопроизводства, то на стол руководителю попадают действительно важные документы, требующие указания по исполнению непосредственно от него. Для этого на предприятии составляется и утверждается руководителем специальный перечень, в котором указывают виды документов, содержащиеся в них вопросы и должностных лиц или структурные подразделения, которым их следует направлять.

Резолюция пишется от руки на первом листе документа под реквизитом «адресат». Допускается оформление резолюции на отдельном листе. К резолюции традиционно предъявляют требования четкости, ясности, конкретности в формулировке порядка и характера исполнения документа.

Резолюция — важнейший реквизит для обеспечения контроля исполнения документа. При регистрации документа все элементы резолюции обязательно вносят в регистрационно-учетные формы: журналы регистрации, регистрационные карточки.

Реквизит 18 «Заголовок к тексту» — реквизит документа, кратко излагающий его основное содержание. Его составляет исполнитель документа для быстрого определения степени информативности документа, его важности или срочности исполнения.

Заголовок согласуется с наименованием вида документа и отвечает на вопросы о чем (о ком)?, например: Приказ о создании аттестационной комиссии», или чего (кого)?, например: Должностная инструкция методиста. Заголовки печатают без кавычек и не подчеркивают. В конце заголовка точку не ставят.

Заголовки обязательно оформляют на документах на формате А4 (на А5 их можно не оформлять). Их размещают над текстом документа: на угловых бланках — слева, на продольных могут выравнивать по центру листа. Заголовок к тексту обязательно вносят в регистрационно-учетные формы.

Реквизит 21 «Отметка о наличии приложения» предназначен для обращения внимания получателя и отправителя на документы, которые составляют с пересылаемым документом один комплект. Его размещают после окончания текста (через 2—3 интервала) и выше подписи.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, упомянутое, но не названное в тексте, указывают его наименование, количество листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

В приложении к распорядительному документу (приказы, распоряжения, постановления, решения и т.д.) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2 к приказу Росархива от 15.06.2003 № 319

Приложения необходимо оформлять на стандартных листах, они должны иметь все реквизиты документов (наименование, заголовок, подписи руководителей подразделений, ответственных за их содержание, отметку о согласовании и т.д.).

Реквизит 24 «Виза согласования документа» — реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

В отличие от реквизита «Гриф согласования документа», который используют при внешнем согласовании — согласовании с другой организацией, реквизит «Виза согласования документа» оформляют при согласовании документа с должностными лицами внутри учреждения.

Внутреннее согласование (визирование) документа проводят для:

• • подтверждения целесообразности создания документа, в том числе и как способа решения управленческого вопроса;
• • проверки его соответствия действующему законодательству;
• • оценки точности изложения затронутых в нем вопросов;
• • подтверждения согласия должностных лиц с указанными в документе порядком и сроками исполнения решения руководителя;
• • обеспечения правильности оформления документа.

Таким образом, в ходе визирования документа происходит

дополнительная «шлифовка» самого управленческого решения, а также комплексная оценка и при необходимости корректировка издаваемого документа в целях придания ему необходимого юридического статуса.

Виза согласования документа включает должность, подпись визирующего документ, расшифровку подписи и дату визирования, например:

Руководитель юридического отдела

А.С. Орлов А.С. Орлов

25.01.2006

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются.

Руководитель юридического отдела

А.С. Орлов А.С. Орлов

25.01.2006

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают, прилагают к документу и обязательно докладывают лицу, подписывающему документ. При несогласии с содержанием документа должностное лицо не вправе не визировать документ, а обязано его завизировать и приложить свои замечания.

Для документа, подлинник которого остается в организации (например, приказы, докладные записки), визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации (например, письма) визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе визирования, а также в целях защиты от возможной подмены листов — полистное визирование документа и его приложений.

На внутренних документах рядом с визами согласования указывают и исполнителя документа (должность, инициалы, фамилия, дата создания документа, телефон).

Порядок и последовательность визирования документов в каждой конкретной организации определяется инструкцией по делопроизводству или регламентируется распорядительным документом руководителя. Набор необходимых виз для каждого конкретного вида документа указывается в Табеле форм документов. Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю.

Визировать электронные документы можно без их распечатки на бумаге, используя технологию электронной цифровой подписи и в системе автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД). Локальная сеть и САДД позволяют осуществить внутреннее согласование документа с несколькими должностными лицами одновременно или в установленной в организации очередности.

Реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» заполняют только при оформлении ответных писем, проставляя дату и индекс того документа, на который дают ответ.

Реквизит 19 «Отметка о контроле» — это отметка о контроле за исполнением поручения, содержащегося в документе или резолюции на документе. Ее проставляют делопроизводственная служба или секретарь в правом углу на верхнем поле документа и обозначают буквой «К» (ярким фломастером), словом или штампом «Контроль».

В САДД постановку документа на контроль обеспечивает автоматический контроль сроков исполнения документа.

Реквизит 26 «Отметка о заверении копии» используется при заверении копии документа или выписки из документа. Ее оформляют ниже реквизита «Подпись», она состоит из заверительной надписи «Верно» (печатают без кавычек), должности лица, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилию) и даты заверения, например:

Верно

Инспектор отдела кадров Т.С. Левченко Т.С. Левченко

07.06.2005

Проставление печати на копии или выписке обязательно, если документ направляют в другие организации.

Реквизит 27 «Отметка об исполнителе» содержит информацию о должностном лице (инициалы, фамилию и номер телефона), которое непосредственно готовило документ, и предназначен для оперативной связи с ним получателя документа. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков

924 45 67

Реквизит 28 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» наносится на документ от руки после его исполнения и свидетельствует о завершении работы над документом.

Располагается на нижнем поле от левого поля первого листа документа.

Содержит краткое указание на то, что сделано для исполнения документа (подготовка письменного ответа, при этом указывают его номер и дату, или проведение переговоров, достижение устного соглашения), номер дела, в которое будет помещен документ. Ее подписывает и датирует исполнитель документа или руководитель структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Подготовлено письмо от 28.12.2005 № 65/3-05.

В дело № 05-18 Исполнитель Т.П. Иванова Т.П. Иванова

29.12.2005

Реквизит 29 «Отметка о поступлении документа в организацию» проставляют (возможно использование штампа) в правом нижнем углу входящих документов, она содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).

Реквизит 30 «Идентификатор электронной копии документа»

предназначен для автоматизированного поиска электронного документа или электронной версии бумажного документа. Проставляют в левом нижнем углу каждой страницы документа, он содержит наименование файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Итак, нами рассмотрены все реквизиты документов, относящихся к УСОРД.

Но ни в одном из документов эти реквизиты все вместе не используют, разные виды документов (приказ, распоряжение, письмо, записка, протокол и т.д.) имеют разный набор реквизитов. Для характеристики набора реквизитов определенного вида документа используют термин «формуляр документа».

/А

LJ Формуляр документа — набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Особенности состава реквизитов для формуляров основных организационных, распорядительных и информационно-справочных документов будут рассмотрены в гл. 5 пособия.