Акты, докладные (служебные) записки

Акт — документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события.

Акты составляют при обследовании, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей и дел в случае смены должностных лиц, сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т.д. Во всех случаях в акте отражают только те факты, которые были обнаружены в ходе работы.

Акты оформляют (прил. 13) на общем бланке организации или структурного подразделения. Формуляр акта содержит реквизиты:

  • • наименование вида документа (акт);
  • • дата;
  • • регистрационный номер;
  • • место составления;
  • • заголовок к тексту;
  • • текст;
  • • подписи;
  • • указание на количество экземпляров и их место нахождения.

Если акт является внешним документом, т.е. передается в другие организации, то в состав реквизитов включают юридический адрес организации — автора акта.

Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления.

Заголовок формулируют в родительном падеже: Акт (чего?) Проверки расходования валютных средств. Возможна формулировка заголовка с помощью отглагольного существительного — «О приеме-передаче оборудования», «Об уничтожении дел». Текст акта делится на три части:

  • • введение;
  • • констатирующая часть;
  • • выводы.

Введение содержит ссылку на документ, послуживший основанием для проведения работы: приказ руководителя, договор о совместной деятельности, случившееся событие. Должностных лиц, составивших акт (с указанием должностей, инициалов, фамилий), указывают в последовательности: председатель комиссии, члены комиссии, присутствующие. В тех случаях, когда они работают в других учреждениях, указывают и названия этих учреждений.

Констатирующую часть печатают с абзаца, она включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи, методы, которыми вели проверку, ее результаты (установленные факты). Текст может быть разбит на пункты.

Выводы, предложения комиссии печатают с абзаца, они также могут состоять из нескольких пунктов. В случае несогласия одного из членов комиссии с содержанием акта, его особое мнение оформляют в качестве приложения. В конце текста указывают данные о количестве экземпляров акта и их нахождении или адресатах, которым он отправлен.

Подписи располагают в той же последовательности, что и в вводной части, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта или не согласный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись.

Некоторые акты приобретают юридическую силу после их утверждения, например, акт о ликвидации учреждения — руководителем вышестоящей организации, акт о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения — руководителем организации. В некоторых из них (по материальным, финансовым вопросам) гриф утверждения заверяют печатью.

Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых были высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под расписку.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Ее могут создавать по личной инициативе или по указанию руководителя.

По содержанию докладные записки делятся на:

  • • инициативные (составляют с целью побудить адресата принять определенное решение, содержат факты и предложения, рекомендации или выводы);
  • • информационные (содержат информацию о ходе, результатах или методах выполнения работы);
  • • отчетные (информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.д.).

Оформление докладной записки зависит от адресата. Если

она адресована руководителю данной организации, то ее оформляют на обычном листе бумаги, она включает:

  • • наименование структурного подразделения;
  • • наименование вида документа (докладная записка);
  • • дату;
  • • адресата;
  • • заголовок к тексту;
  • • текст;
  • • подпись составителя;
  • • визы согласования.

Пример оформления докладной записки

ОТДЕЛ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Директору ОАО ТП «СОЮЗ» И.М. Федорову

25.10.2006

О приобретении ксерокса

Для обеспечения тиражирования документов ОАО ТП «СОЮЗ» прошу Вас дать указание о приобретении ксерокса для отдела управления документами.

Начальник отдела А.П. Федосеева

Докладную записку, направляемую за пределы организации (например, в вышестоящую организацию), оформляют на бланке письма организации, она содержит:

  • • наименование вида документа (докладная записка);
  • • дату;
  • • индекс;
  • • адресата;
  • • заголовок к тексту;
  • • текст;
  • • подпись руководителя;
  • • визы согласования;
  • • отметку об исполнителе.

Текст инициативной докладной записки состоит из вводной части (изложение фактов, события, послужившего основанием для написания записки, анализ возникшей ситуации) и заключительной части (выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять). При рассмотрении докладной записки руководитель в резолюции излагает свое решение по затронутому вопросу, соглашаясь или не соглашаясь с мнением автора записки.

Информационные и отчетные записки могут содержать только первую часть.

Служебные записки считаются разновидностью докладных записок. Хотя ни в одном нормативно-методическом документе, регламентирующем состав управленческих документов, этот документ не предусмотрен, их широко применяют в практике работы современных управленческих структур с той же целью, что и докладные записки.

Объяснительную записку составляют для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета). Разновидность объяснительных записок — документы, составляемые работниками организации по указанию руководителей в связи с отношениями, возникающими в производственной и трудовой деятельности. Обычно их составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, проступках и т.д.

Объяснительная записка такого рода может быть написана от руки, где указываются:

  • • адресат (руководитель, который потребовал ее составления);
  • • дата составления;
  • • текст (содержит описание фактов, послуживших причиной к ее написанию, и аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие поступок служащего или подтверждающие какие-то факты);
  • • подпись составителя.
 
Посмотреть оригинал