ОРГАНИЗАЦИЯ ПЕРВИЧНОГО БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ О ДОКУМЕНТАЦИИ И ПЕРВИЧНОМ УЧЕТНОМ ДОКУМЕНТЕ. РЕКВИЗИТЫ ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Все факты хозяйственной жизни, совершаемые в организации, оформляются определенными первичными учетными документами^[1]. Эти документы выполняют информационную функцию бухгалтерского учета.

Ни один факт хозяйственной жизни не может быть зафиксирован в учете, если на него нет надлежащим образом оформленного первичного учетного документа. Правилом бухгалтера должно быть: «Нет документа — нет бухгалтерской записи». Поэтому каждый первичный учетный документ должен составляться с соблюдением определенных требований и скрепляться подписями лиц, участвующих в совершении факта хозяйственной жизни или оформляющих документ.

В первичном учетном документе содержатся сведения об уже совершенных фактах хозяйственной жизни, или приводятся данные, разрешающие выполнение тех или иных операций.

Следовательно, бухгалтерский документ — это письменное распоряжение или доказательство, подтверждающее факт совершения операции, сделки, события.

Процесс восприятия и записи данных в соответствующие носители информации называется документированием.

Совокупность первичных учетных документов, отражающих факты хозяйственной жизни по месту и времени их совершения называется бухгалтерской документацией.

Документация является одним из элементов метода бухгалтерского учета и представляет собой сплошное и непрерывное отражение фактов хозяйственной жизни с целью получения о них данных, требующихся для ведения текущего бухгалтерского учета.

В бухгалтерском учете документация:

• • является обоснованием для учетных записей в регистрах бухгалтерского учета;
• • используется для выработки управленческих решений;
• • выполняет информационную, контрольную и аналитическую функции (контролирует правильность совершения фактов хозяйственной жизни и проводит анализ выполненных работ);
• • является доказательством законности совершенных фактов хозяйственной жизни; при возникновении споров, претензий в обязательном порядке для доказательства правоты привлекаются соответствующие документы.

Бухгалтерские учетные документы представляют собой бланки заранее разработанных форм, которые заполняются от руки или с помощью печатающих устройств.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных носителях и (или) в виде электронного документа.

В число функций, выполняемых бумажным документом, входят следующие:

• • обеспечение того, что документ будет понятен для всех;
• • обеспечение того, что документ не будет со временем изменен;
• • создание возможностей для воспроизведения документа с тем, чтобы каждая сторона имела экземпляр, содержащий одни и те же данные;
• • создание возможностей для удостоверения подлинности данных посредством подписи;
• • обеспечение того, что документ будет иметь форму, приемлемую для государственных органов и судов.

Электронным документом является документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. Электронный документ обладает следующими отличительными особенностями:

• • возможность восприятия только с помощью технических средств;
• • определенная сложность идентификации лица, его создавшего;
• • возможность свободного доступа и нелигитимного изменения содержания электронного документа.

Если носитель информации электронный, то организация обязана изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников сделки, события, операции, а также по требованию органов, осуществляющих контроль (налоговая инспекция), судов, прокуратуры.

Составленный первичный учетный документ должен содержать исчерпывающие и точные сведения о совершенном факте хозяйственной жизни. В документе заполняют определенные показатели, то есть реквизиты.

Реквизиты — это показатели, приводимые в документах и характеризующие факт хозяйственной жизни. Количество и содержание реквизитов в документах определяется характером факта хозяйственной жизни (например, по учету заработной платы и по учету материальных ценностей реквизиты будут разные). Вместе с тем в каждом первичном учетном документе должны быть реквизиты, являющиеся обязательными для любого документа.

В соответствии с п. 2 ст. 9 Закона Российской Федерации «О бухгалтерском учете» к ним относятся:

• • наименование документа;
• • дата составления документа;
• • наименование экономического субъекта (организации), составившего документ;
• • содержание факта хозяйственной жизни;
• • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию, ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
• • подписи указанных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Если документ является электронным, то он подписывается электронной подписью. Электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. Электронная подпись является кодированной информацией, представляет собой ключ электронной подписи — уникальную последовательность символов, предназначенную для создания электронной подписи.

Помимо обязательных реквизитов организации могут включать в первичные документы дополнительные реквизиты, отражающие характер факта хозяйственной жизни, требования действующих нормативных актов, а также специфику производственного процесса и технологии обработки учетной информации в конкретной организации.

К ним можно отнести:

• • номер документа;
• • адрес организации;
• • основание для совершения факта хозяйственной жизни, зафиксированного в документе (договор, приказ и т.п.);
• • печать;
• • другие дополнительные реквизиты, необходимость которых обусловлена характером документируемых фактов хозяйственной жизни, например НК РФ предусмотрено выделение в первичных учетных документах сумм НДС отдельной строкой; для упрощения обработки учетной информации в первичных учетных документах может быть предусмотрено проставление кода факта хозяйственной жизни.

Первичный учетный документ составляется при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания.

Формы первичных учетных документов утверждает руководитель организации по представлению главного бухгалтера. Эти документы должны содержать все обязательные реквизиты. Отсутствие в первичном учетном документе какого-либо из обязательных реквизитов является нарушением правил ведения бухгалтерского учета и может стать причиной применения к организации финансовых санкций.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются факты хозяйственной жизни с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Сокращения в бухгалтерских документах должны быть общепринятыми либо понятными, не допускающими двоякого толкования.

• [1] Слово «документ» происходит от латинского documentum — свидетельство,доказательство.