ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА И ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ, ПРИЕМКЕ И ОБРАБОТКЕ ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

К составлению документов предъявляют требования, определенные Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР 29.07.1983 № 105 по согласованию с ЦСУ СССР).

• 1. Документы составляют в момент совершения факта хозяйственной жизни или непосредственно по его окончании. Это связано с тем, что основным назначением первичных учетных документов является фиксация факта совершения сделки, события, операции.
• 2. Документ должен быть заполнен качественно, содержать достоверную информацию и иметь обязательные реквизиты.
• 3. Записи в первичных учетных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и других средств, обеспечивающих сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш (такая запись очень легко может быть уничтожена или заменена другой без видимых следов таких действий).

Не принято заполнять документы чернилами или пастой зеленого или красного цвета. Одной из причин этого является, например, то, что в бухгалтерской практике часто встречается выражение «записать красным». Оно означает, что произведенная запись при подсчете учитывается со знаком «минус». Зеленый цвет быстро выгорает.

• 4. Свободные строки в документах обязательно прочеркиваются линией или ставится знак Z.
• 5. Подчистки и неоговоренные исправления в документах не допускаются. Исправления в документе допускаются только корректурным способом (уточнения). Исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы. Исправления должны быть подтверждены подписями тех же лиц, которые составили документ, с указанием даты внесения исправлений. Неправильную надпись зачеркивают одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное, и сверху пишут правильную. Рядом необходимо написать: «Исправленному на_

верить: подпись и дата». Здесь же указывается фамилии и инициалы лиц, внесших исправление, либо иные реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц. Если рядом с зачеркнутой надписью нет свободного места, исправительная надпись делается на полях либо внизу.

6. Денежные документы (кассовые и банковские) составляются в день совершения операции. Сумма в документах указывается цифрами и прописью. Причем первая буква суммы должна быть обязательно заглавной. Исправления в денежных документах не допускаются. При обнаружении в них ошибок кассовые и банковские документы не могут приниматься к исполнению и должны быть составлены заново.

Ответственность за достоверность содержащихся в документе данных, а также за качество их составления несут должностные лица, составившие и подписавшие эти документы.

Оформленные документы направляются в бухгалтерию организации.

Поступив к бухгалтеру, документы подвергаются проверке:

• а) по форме;
• б) арифметической;
• в) по существу.

Проверка по форме касается полноты и правильности оформления документа, заполнения реквизитов, наличия и подлинности подписей лиц, ответственных за совершение факта хозяйственной жизни, их расшифровки, четкости представления измерителей, своевременности составления, указания даты составления документа.

Арифметическая проверка состоит в выяснении правильности выполненных арифметических действий при заполнении документа.

Проверка по существу заключается в проверке законности факта хозяйственной жизни, ее экономической и хозяйственной целесообразности. При этом проверяется логическая увязка отдельных показателей.

Неправильно (некачественно) составленные документы не имеют юридической и доказательной силы, поэтому отраженные на их основе факты хозяйственной жизни считаются недействительными или незаконными.

При обнаружении в документе неточностей, ошибок бухгалтер должен вернуть его для исправления или задержать до выяснения причин допущенных неточностей. Первичные учетные документы по фактам хозяйственной жизни, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, должны быть переданы главному бухгалтеру организации для принятия решения. Лица, виновные в совершении такого факта хозяйственной жизни, могут быть привлечены к ответственности.

После проверки принятые документы подвергаются обработке, которая состоит из следующих этапов:

• • таксировка;
• • контировка;
• • группировка;
• • разноска;
• • гашение.

Таксировка — это выражение в денежном измерении количественных сведений о факте хозяйственной жизни, содержащимся в документе. Для проведения таксировки в документах проставляются цены и определяются суммы.

Контировка — это указание корреспонденции между счетами бухгалтерского учета по данному факту хозяйственной жизни.

Группировка состоит в подборе однородных бухгалтерских документов или однородных по экономическому содержанию фактов хозяйственной жизни.

Разноска — данные первичных учетных документов записывают в соответствующие регистры бухгалтерского учета.

Гашение — обработанные первичные учетные документы должны содержать отметку об этом (специальный штамп или надпись, сделанную бухгалтером от руки) для того, чтобы они не были использованы повторно, т.е. на них указывается дата записи в учетные регистры.

Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы или получения материальных ценностей, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

После отражения данных первичных учетных документов в регистрах бухгалтерского учета документы подбирают в хронологическом порядке, подшивают в папки или переплетают и сдают в архив. На папке указывается месяц и год, номера документов, их количество, другие сведения. Все документы в папке нумеруются по порядку.