СОВРЕМЕННЫЕ СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА

Массовое использование современной компьютерной и телекоммуникационной техники привело к возникновению новых способов обработки информации, разработке прогрессивных информационных технологий, что позволило сократить трудозатраты при подготовке различных документов. На сегодняшний день практически стандартом стала обработка необходимых документов с помощью интегрированного пакета Microsoft Office под управлением операционной системы Windows, позволяющего в значительной степени автоматизировать работу пользователя.

Система автоматизации документооборота (система электронного документооборота) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространением электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. Это новое поколение систем управления предприятием, в которых основные объекты автоматизации — документы и бизнес-процессы, представляющие собой как движение документов, так и их обработку.

Документооборот — комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль за исполнением, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью и сохраненный на машинном носителе в виде файла соответствующего формата. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи — средство защиты информации, обеспечивающее возможность контроля за целостностью и подтверждением подлинности электронных документов.

Основные принципы электронного документооборота:

  • • однократная регистрация документа;
  • • возможность параллельного выполнения различных операций с целью сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения;
  • • непрерывность движения документа;
  • • единая база документной информации для централизованного хранения документов и исключения возможности дублирования документов;
  • • эффективно организованная система поиска документа;
  • • развитая система отчетности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота.

Наиболее распространенные системы электронного документооборота:

  • • система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства ЕВФРАТ (www.evfrat.ru);
  • • система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства LanDocs (http://www.landocs.ru);
  • • система электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM;
  • • система автоматизации документооборота DocsVision;
  • • система электронного документооборота CompanyMedia (www.intertrust.ru);
  • • система электронного документооборота БОСС-Референт (www.boss-referent.ru);
  • • система электронного документооборота ISIDA DMS (www.isida.by);
  • • система электронного документооборота «Управление делами» (www.products.kint.ru/ud/);
  • • система электронного документооборота j Doc Flow (www.zirvan.ru);
  • • система документооборота и автоматизации бизнеса Globus Professional (www.eis.ru);
  • • автоматизированная система электронного документооборота и управления бизнес-процессами «ДокМенеджер+ BPMS»;
  • • система электронного документооборота и управления бизнес-процессами DocPoint (www.viaduk.net);
  • • система электронного документооборота 1пТЕАМ:ДОС (www.pool.kiev.ua);
  • • пакет прикладных систем для построения систем электронного документооборота «Канцлер» (www.kancler.by);
  • • система 1C (www.lc.ru);
  • • система электронного документооборота и управления конструкторскими данными T-FLEX DOCs (http:// www.tflex.ru/products/docs/);
  • • система электронного документооборота Эффект-Офис (www.effectofflce.com);
  • • система электронного документооборота, автоматизации бизнес-процессов (ВРМ) и интеграции приложений (EAI) ЛЕТОГРАФ;
  • • система электронного документооборота, автоматизации бизнес-процессов (ВРМ) и интеграции приложений (EAI) НПЦ ИНТЕЛКОМ;
  • • «Электронная канцелярия DIS:class» (НТЦ ИРМ) и др.

В настоящее время наблюдается рост требований к автоматизации деловых процессов. И если когда-то ставилась задача автоматизации отдельных участков работы подразделений, что привело к наличию большого количества разрозненных программных продуктов, то теперь основной вопрос — организация комплексной системы оперативного управления. Именно этот подход позволяет наиболее эффективно решить задачу автоматизации.

Документы — это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот — это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ею управлять.

Эффективный документооборот — обязательная составляющая эффективного управления. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета.

Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основные объекты автоматизации в таких системах — документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Данный подход к автоматизации предприятий — одновременно и конструктивный и универсальный, обеспечивающий автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

Конечных приложений автоматизации документооборота можно насчитать огромное количество. Вот несколько примеров:

  • • регистрация корреспонденции (входящие, исходящие);
  • • электронный архив документов;
  • • согласование и утверждение организационно-распорядительной документации;
  • • контроль за исполнением документов и поручений;
  • • автоматизация договорного процесса;
  • • библиотека регламентов управленческих процедур;
  • • оформление командировок;
  • • организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений;
  • • система контроля за выполнением должностных инструкций.

В электронном офисе специалист окружен разными средствами информатизации, обладающими новыми возможностями. Интерактивный телевизор (телекомпьютер) позволяет выбирать нужные программы и информацию из потоков, идущих по различным каналам связи. Использование мультимедийных средств компьютера дает возможность отображать на экране не только текст, но и графику, видеоизображение, применять звуковые компьютерные возможности. Новым этапом технического прогресса стало появление карманных компьютеров, реализовавших возможность сопряжения с обычными, настольными компьютерами.

Компьютер в сети становится средством организации коллективной (групповой) работы, дающим возможность группового взаимодействия, в том числе и для дистанционно распределенных партнеров.

Офис можно определить как управляющую систему, которая в отличие от производственной системы занимается не непосредственно производством, а его рациональным управлением на основе сбора, анализа и обработки информации и создания предпосылок для принятия управленческого решения.

Главное условие повышения эффективности управления — автоматизация рабочих мест сотрудников офиса с целью более качественного обеспечения их информацией. Электронная форма данных изменяет характер деятельности человека во всех областях жизни: работа в электронном офисе становится динамичной, творческой и интеллектуальной. Развитие информационных технологий и аппаратно-программного обеспечения создало условия эволюционного информационного насыщения рабочих мест в офисе.

Информатизация обеспечивает интеграцию профессиональной и информационной деятельности, коренное изменение профессионального стиля работы. Развитие возможностей информатизации создает материальную базу для новых преобразований производственных отношений, определяя экономический переход от традиционных способов производства к автоматизированным и автоматическим производствам.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >