Организационно-методические аспекты создания электронных документов

Создание документов (документирование) всегда осуществляется по определенным правилам, установленными нормативными актами или выработанными традицией. Для унифицированных документов правила обычно устанавливают форму документа, размещение реквизитов и, как правило, основное содержание либо в виде типовых формулировок, либо в виде перечня излагаемых вопросов. Наиболее распространенной формой документов, циркулирующих в контуре управления организациями, являются текстовые документы. Упорядоченная информация чаще всего представляется в виде таблиц.

До начала эпохи использования средств вычислительной техники текстовые документы подготавливали машинистками, которые были в штате многих структурных подразделений организаций и предприятий. В настоящее время надобность в использовании машинописного труда исчезла, поскольку не только секретари-референты, но и практически все офисные сотрудники готовы самостоятельно составлять документы различной направленности благодаря специализированным программным продуктам.

Компьютерные системы подготовки и обработки текстов появились на основе объединения двух технологий обработки информации: программирования на вычислительных машинах и ручной машинописи. Чтобы облегчить труд работника, создаваемого документ и повысить его производительность, были разработаны специализированные программы - текстовые редакторы. Они позволяют манипулировать с различными фрагментами текста так, чтобы они не теряли смысла, и автоматически указывают составителю документа на неточности, возникающие в ходе корректировки, или погрешности, допущенные в процессе составления основного текста. При использовании этих программ для составления документов текст редактируемого документа выводится на экран дисплея и в него можно вносить необходимые изменения, переносить фрагменты из одного места документа в другое, объединять документы, использовать различные шрифты для выделения отдельных участков текста, многократно распечатывать текст на принтере. Внедрение подобных систем, безусловно, повышало производительность машинописного труда. Однако текст приходилось вводить в компьютер путем прямого ввода текста с клавиатуры, поэтому создание документа оставалось маломеханизированным и, следовательно, низкотехнологичным. Кроме того, набору текста часто сопутствует появление орфографических и синтаксических ошибок, вызванных, например, техническими погрешностями.

Подготовка документов в настоящее время включает несколько взаимосвязанных этапов:

  • • сбор необходимой информации;
  • • разработку общей структуры;
  • • составление проекта документа;
  • • согласование и редактирование;
  • • создание окончательного варианта документа;
  • • размножение, согласование и утверждение (подписание) документа;
  • • передача (направление) документа адресату для последующего использования.

В настоящее время процесс подготовки документа в большинстве организаций выглядит следующим образом. Сотрудники набирают подготовленный текст с клавиатуры персонального компьютера и распечатывают его в необходимом количестве копий. В процессе согласования текст может возвращаться автору для изменения или дополнения фрагментов. Поскольку руководители обычно не принимают непосредственного участия в составлении первичных версий документов, при автоматизации процесса подготовки документов они, как правило, не чувствуют преимуществ внедрения новых технологий.

Выход из создавшегося положения может быть найден только в пересмотре традиционных процедур подготовки документов. Особую значимость этот вопрос приобретает в случаях создания документов непосредственно его авторами, что чаще всего имеет место. Именно в этом случае становится актуальным анализ продолжительности формирования некоторых документов в традиционной схеме, предусматривающей, в основном, прямой ввод необходимой информации. Результаты хронометрирования процесса создания документов приведены в табл. 3.2.

Продолжительность формирования документов организаций в традиционной схеме

Таблица 3.2

Вид документа

Трудоемкость,

ч

Организационно-распорядительные документы

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу

1,5

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу

1,3

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику

0,8

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)

1,6

Трудовой договор (контракт)

2,4

Документы промышленного предприятия

Акт о передаче дел увольняемого руководителя

2,6

Акт обследования зданий (сооружений)

3,1

Договор на поставку

2,5

Инструкции по охране труда

4,4

Карта технологического процесса (типового, группового)

2,7

Отчеты по ремонту и нерегламентным работам

3,6

Технологические инструкции

4,9

Документы высшего учебного заведения

Акт готовности кафедры к новому учебному году

3,2

Отчет о проведенных практиках

4,2

Отчет о работе Государственной экзаменационной комиссии

3,6

Отчет о работе кафедры в учебном году

30,0

Протокол заседания Государственной экзаменационной комиссии

1,8

Документы лечебного учреждения

Выписной эпикриз

4,6

Документация консилиумных совещаний

1,8

Протокол первичного осмотра пациента в лечебном отделении

3,7

Протокол эндоскопического обследования пациента

0,6

Свидетельство о болезни

5,9

Тексты и формы документов могут быть как типовыми, разработанными на основе общих нормативных документов, так и индивидуальными, разработанными конкретной организацией. Тексты документов могут быть представлены в трафаретной, табличной и традиционной форме. Наличие трафаретного текста с полями для ввода переменной информации освобождает от необходимости каждый раз обдумывать, как составить документ. Практически составитель заполняет заранее составленный проект документа. Недостатком этого способа составления документа является невозможность включения в текст слов и предложений, не предусмотренных в трафарете, но обусловленных производственной необходимостью. Изменение постоянной информации, содержащейся в документе, несет за собой необходимость изменения трафарета в целом.

Составление документа можно проводить и с использованием «заготовок» документов разных видов, созданных на основе ранее сформированных документов, и заранее введенных в память компьютера, которые именуются шаблонами документов (рис. 3.15).

Технологическая схема ввода информации из документов по шаблонам

Рис. 3.15. Технологическая схема ввода информации из документов по шаблонам

Для этого можно использовать образцы документов, заранее составленных по установленной форме. После редактирования (изменения содержания нужных реквизитов) образца созданный документ сохраняется с новым именем. Шаблон содержит стандартный текст, графики, рисунки или другую информацию, которая будет одинаковой для каждого создаваемого документа [80, 81].

Преимуществом такого способа создания документа - с одной стороны, и одновременно недостатком - с другой, является именно наличие стандартного текста, который для любого создаваемого документа является одинаковым.

Однако объем и содержание информации, закрепленной в документе, изменяются в зависимости от ситуации. На любое управленческое действие влияют как внешние, так и внутренние факторы, поэтому шаблонных идентичных ситуаций с полностью повторяющейся информацией практически не существует. Изменение текста документа или других реквизитов под конкретную ситуацию производится прямым набором текста с клавиатуры. Безусловно, применение шаблонов является весьма полезным в процессе создания документов. Однако поля шаблонов, предусмотренные для ввода информации, ограничены размерами, что не позволяет значительно изменять объем вводимой в них информации. В связи с этим шаблоны обычно применяются в случаях, когда вариативность текста не очень высока. Дополнительную проблему может создать недостаточная внимательность исполнителя документа при корректировке его содержания. Вполне понятно, что появление «старых» фрагментов, не соответствующих изменившейся ситуации, в «новом» тексте смотрится не самым лучшим образом, да и не красит вовсе исполнителя такого документа.... Однако такие случаи далеко не редки...

Итак, в трафаретизированные и шаблонные заготовки документов, циркулирующих в организации, может быть заблаговременно внесена только постоянная информация, дополняемая в процессе формирования документов необходимой переменной. В этом случае представляет интерес доля постоянной информации в документах организации или предприятия. Результаты анализа исходного состава информации приведены по выборкам в следующих таблицах:

  • • для документов, относящихся к категории организационнораспорядительных - в табл. 3.3;
  • • для документов лечебного учреждения - в табл. 3.4; для документов промышленного предприятия - в табл. 3.5; для документов высшего учебного заведения - в табл. 3.6.

Исходный состав информации организационно-распорядительных документов

организаций

Таблица 3.3

Вид документа

Доля информации, %

Постоянная

Переменная

Приказ (распоряжение) о наложении взыскания на работника

15

85

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу

13

87

Приказ (распоряжение) о передаче дел увольняемого руководителя

14

86

Приказ (распоряжение) о поощрении работника

14

86

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска

15

85

Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора с работником (увольнении)

16

84

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу

17

83

Приказ (распоряжение) о проведении аттестации

12

88

Приказ (распоряжение) о сокращении работников

18

82

Приказ (распоряжение) об инвентаризации

14

86

Трудовой договор (контракт)

15

85

В среднем по группе документов

14,8

85,2

Таблица 3.4

Исходный состав информации документов лечебного учреждения

Вид документа

Доля информации, %

Постоянная

Переменная

Выписной эпикриз

6

94

Документация консилиумных совещаний

6

94

Заявки на проведение обследования пациента

18

82

Представление пациента на врачебную комиссию

7

93

Протокол первичного осмотра пациента в лечебном отделении

6

94

Протокол рентгеноскопического и рентгенографического обследования пациента

9

91

Протокол ультразвукового обследования

9

91

Протокол эндоскопического обследования пациента

9

91

Свидетельство о болезни

8

92

В среднем по группе документов

8,7

91,3

Таблица 3.5

Исходный состав информации документов промышленного предприятия

Вид документа

Доля информации, %

Постоянная

Переменная

Акт готовности оборудования

8

92

Акт о браке продукции

5

95

Акт о передаче дел увольняемого руководителя

6

94

Акт обследования зданий (сооружений)

3

97

Акт передачи оборудования в ремонт

3

97

Акт предписания по результатам проверки надзорными органами

7

93

Акт приема-передачи отходов

9

91

Акт утилизации брака

12

88

Договор на поставку

7

93

Документация испытаний

9

91

Заявки (на материалы, запчасти, оборудование)

16

84

Инструкции по охране труда

8

92

Инструкции по эксплуатации оборудования

3

97

Карта технологического процесса (типового, группового)

9

91

Отчет о сдаче отходов

12

88

Отчеты по ремонту и нерегламентным работам

16

84

Перечень замечаний и предложений нормоконтролера

3

97

Протокол согласования условий отгрузки и доставки

12

88

Технологические инструкции

6

94

В среднем по группе документов

8,1

91,9

Таблица 3.6

Исходный состав информации документов высшего учебного заведения

Вид документа

Доля информации, %

Постоянная

Переменная

Акт готовности кафедры к новому учебному году

4

96

Отчет о проведенных практиках

8

92

Отчет о работе Государственной экзаменационной комиссии

9

91

Отчет о работе кафедры в учебном году

3

97

Протокол заседания Государственной экзаменационной комиссии

18

88

В среднем по группе документов

8,4

91,6

Анализ состава информации, содержащейся в документах организаций, показывает, что доля постоянной информации, которая может быть заблаговременно внесена в трафареты и шаблоны формируемых документов, не является достаточно высокой для получения значимого эффекта при существенной вариации содержания документов. В среднем по рассматриваемым группам документов доля постоянной информации составляет:

  • • для организационно-распорядительных документов - 14,8%;
  • • для документов промышленного предприятия - 8,1%;
  • • для документов высшего учебного заведения - 8,4%;
  • • для документов лечебного учреждения - 8,7%.

Обращают на себя внимание достаточно близкие значения объемов постоянной информации для организационно-распорядительных документов предприятия и существенные различия этого показателя - в документах производственно-технологического назначения.

Анализ исходной трудоемкости формирования документов организаций (см. табл. 3.2) и состава содержащейся в них информации (см. табл. 3.3 - 3.6) показывает, что относительно невысокие трудозатраты на создание организационно-распорядительных документов могут объясняться более высоким уровнем типизации текста [82, 83]. В то же время создание документации, относящейся к другим группам и обладающей более низким уровнем типизации (о чем свидетельствуют малые значения объемов постоянной информации) требует более значительных трудозатрат персонала. Альтернативой «шаблонным» являются документы, которые можно отнести к классу слабоформализуемых.

Слабоформализуемые документы - полнотекстовые, табличные либо смешанные документы, содержание которых существенным образом связано с произвольной, меняющейся от конкретной ситуации структурой. Это документы, обладающие достаточно высокой степенью вариативности. В связи с этим содержательная структуризация слабоформализуемых документов может требовать детализации как взаимосвязи, так и взаимной зависимости композиции текста вплоть до атомарных значений - фрагментов фраз, слов, и даже частей отдельных слов. Учитывая высокую нагрузку персонала и предполагая стремление руководства организаций к повышению эффективности использования сотрудников, автоматизация процесса создания документов, сопутствующих выполнению персоналом основных функциональных задач, позволит избавить его от низкотехнологичной операции ввода текста с клавиатуры при подготовке документов с использованием средств вычислительной техники. Возможным направлением реализации этой цели является решение актуальных задач, стоящих перед документационным обеспечением управления на современном этапе:

  • • разработка методики автоматизации процесса формирования документов;
  • • создание и внедрение технологии автоматизированного создания документов;
  • • реализация автоматизированной системы на основе технологии автоматизированного процесса создания документов;
  • • разработка технологических схем единого процесса составления, изготовления и обработки документов, базирующихся на лексикологическом синтезе и учитывающих современный уровень развития средств вычислительной техники.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >