Аналитическая и унификационная стадии разработки

Применение лексикологического синтеза требует проведения предварительной работы, необходимой для подготовки информации, используемой в процессе создания документа. Подобная подготовка информации проводится на предварительной фазе разработки технологии и включает в себя аналитическую и унификационную стадии. Это позволяет всесторонне оценить все варианты построения документа и подготовить полноценную базу для последующей работы пользователей при формировании различных вариантов создаваемого документа [86]. Именно эти стадии обеспечивают комплектование набора сведений, сохраняемых в базе данных (знаний).

Аналитическая стадия включает в себя следующие этапы, реализуемые в самом начале разработки технологии лексикологического синтеза:

  • • анализ функциональной деятельности и взаимодействия структурных подразделений организации (предприятия);
  • • анализ состояния документационного обеспечения деятельности организации.

Изучение организационной структуры объекта автоматизации, проводимое на этапе 1 (см. рис. 4.7), позволяет выделить иерархию структурных подразделений, а также наличие и характер информационных связей между отдельными элементами структуры. Анализ функциональной деятельности и взаимодействия структурных подразделений проводится с целью определения вида деятельности организации, а также совокупности действий и процессов, объединенных общностью решаемых задач. Собственно, решаемые функциональные задачи как раз определяют комплекс документов, необходимых для поддержки процессов принятия управленческих решений. Критерием качества реализации этого этапа может служить полнота обследования Кобсл, оцениваемая долей количества обследованных процессов Abe™, отнесенного к общему числу процессов Л/общ-

При этом используются такие методы, используемые в практике консалтинга, как, например, анкетирование, интервьюирование, изучение нормативных документов, графические методы. На основе результатов анализа полученных материалов строится структурная схема организации управления, с помощью которой выявляются информационные связи между элементами системы управления. Благодаря сформированной структурной схеме можно определить, насколько она соответствует выполнению задач, возложенных на аппарат управления.

На этапе анализа состояния документационного обеспечения управления (см. рис. 4.7, этап 2) прежде всего необходимо получить сведения об объемах документации по видам документов, о распределении документов по документопотокам, о наличии типовых текстов, стандартных и унифицированных форм документации. Кроме того, следует изучить процессную составляющую деятельности, чтобы уточнить особенности маршрутизации документов. При этом необходимо выяснить, сколько и какие инстанции проходит документ каждого вида в ходе обработки, а также способы документирования информации [58, 93]. В качестве критерия качества анализа состояния документационного обеспечения управления Ко используется доля проанализированных документов Da, нормированная к общему числу документов D06m, применяемому для управленческих целей:

На этом этапе используются следующие методы представления информации: оперограммы, технологические цепочки, графики, схемы, маршрутно-технологические карты, документограммы. В результате анализа существующего стиля документационного обеспечения деятельности организации определяется комплекс документов, подлежащих автоматизации. Одним из основных факторов отнесения документов к этому комплексу является значительность показателя трудоемкости процесса их создания и обработки. Дополнительным фактором отбора вида документов для автоматизации создания следует считать частоту формирования определенного вида документов. Значимость частотного фактора объясняется тем, что выигрыш от использования лексикологического синтеза в деятельности организации становится тем больше, чем чаще осуществляется формирование того или иного вида документов.

Таким образом, на аналитической стадии конкретизируется постановка задачи создания автоматизированной технологии создания слабоформализуемых документов, реализация которой должна привести к снижению трудозатрат при формировании документов и к повышению их качества, следствием чего должно стать сокращение времени принятия управленческих решений и, следовательно, обеспечена их своевременность.

Процесс приведения документов к единообразию по форме и содержанию реализуется на второй стадии модели (см. рис. 4.7) - уни- фикационной, которая включает в себя этап унификации формы документа, этап унификации содержания и этап классификации информации, содержащейся в документе [94]. Значение унификационной стадии достаточно велико, поскольку унификация обеспечивает возможность совместного и многократного использования конструкций различных документов, а также интероперабельность, т.е. независимость от технической и программной платформы их создания и обработки, что создает предпосылки к экономии времени и материальных затрат (а этот фактор в современных условиях не только важен, но подчас имеет даже определяющее значение).

Документ представляет собой сложную информационную совокупность компонентов, характеризующуюся множеством различных параметров (состав реквизитов, их содержание, формат, тип носителя, правила расположения информации по полю документа и т. д.), каждый из которых может быть принят за объект унификации. Несмотря на огромное число разнотипных документов с множеством параметров, в каждом из них различают форму и содержание.

Полноценный процесс унификации документа предполагает наличие двух составляющих: унификации формы и унификации содержания документа.

В настоящее время унификация форм документов проводится с учетом возможности его последующей обработки техническими средствами в соответствии с требованиями ГОСТ [95, 96] на основе метода построения формуляра-образца. Этот метод представляет собой разработку единого формуляра-образца с фиксированным расположением реквизитов для всей рассматриваемой совокупности документов. Реквизит - это отдельный составляющий элемент документа, а в формулировке [72] - элемент оформления документа. Разработка формуляра-образца является необходимым атрибутом процесса автоматизации документационного обеспечения управления, поскольку именно унификация формы документов, наряду с существенным облегчением их визуального восприятия, позволяет сократить многообразие форм документов и процесс их создания с помощью средств автоматизации.

Содержанием этапа 3 модели автоматизированного создания документов на основе лексикологического синтеза (см. рис. 4.7) является унификация документов по форме. В соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами устанавливается совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности, и определяется местоположение каждого элемента информации. Это позволяет разработать формуляры документов или формуляры- образцы, т.е. определить модель построения документа, установить основной набор реквизитов официального письменного документа, размеры полей, требования к формату документа. При этом определяются зоны унифицированной формы документа, предназначенные для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также для нанесения специальных изображений. Кроме того, определяется набор реквизитов, необходимых и достаточных для идентификации автора официального документа, которые в дальнейшем в целях экономии времени постоянно вносятся в бланк документа программными средствами. В бланк входит, как правило, та информация, которая постоянно присутствует в служебном документе [97]: наименование автора документа, вид документа, дата, номер, место составления или издания. Этот объем информации придает документу юридическую силу, что необходимо для официальных документов.

Унификация содержания документов, проводимая на этапе 4 (см. рис. 4.7), проводится по трем направлениям: состав информации, структура текста, языковые средства представления информации.

Унификация состава текста документа состоит в установлении необходимой и достаточной информации для разрешения конкретной управленческой ситуации, т.е. устанавливается минимальный перечень показателей, который должен быть включен в документ для того, чтобы этот документ мог правомерно участвовать в поддержке решения управленческой задачи [98, 99].

При унификации состава информации устанавливаются дублирующие и неиспользуемые показатели, вносятся отсутствующие ранее показатели, упрощается состав показателей на основе установления состава информации в целом по задаче. Унификация текста по составу информации может сопровождаться определенной компрессией (сжатием, сокращением, но при сохранении основного смыслового значения [100]). На семантическом уровне она заключается в опущении менее существенной части информации; в выделении из текста документа информации в виде реквизитов, характеризующих его в пространстве и во времени, подтверждающих его юридическую силу. Принимая во внимание существующие в настоящее время требования к последующей машинной обработке документов, реквизиты в документе располагаются с учетом логической последовательности их заполнения, обработки, считывания, перенесения информации на машинный носитель с рациональным использованием площадей бланков. Таким образом, унификация состава информации решает вопросы сжатия, оптимальной полноты, а также отсутствия дублирования и избыточности в ее содержании и объеме.

Унификация структуры текста позволяет установить единую композицию, сформировать типовой набор составных частей документов, создать «языковые блоки» для большинства типовых ситуаций. При унификации структуры текста документа целесообразно выделять две части: обоснование и суть содержания. Поэтому наиболее рациональной для документов является композиция, состоящая из двух частей. В первой части излагаются факты, события, дается ссылка на документы, послужившие основанием для составления, и цель составления, во второй - излагается суть документа, приводятся выводы и предложения.

Унификация языковых способов представления информации рассматривается как выбор одного языкового варианта из нескольких возможных способов передачи единицы информации средствами русского языка [IОI]. Унификации при подготовке систем лексикологического синтеза подлежат следующие элементы, относящиеся к конкретному виду документов:

  • • опорные слова;
  • • устойчивые словосочетания и предложения;
  • • правила построения словосочетаний и предложений;
  • • правила выделения фрагментов речи в абзацы;
  • • порядок слов;
  • • применение и написание сокращений.

При этом учитывается существующая тенденция современного языка к экономии языковых средств, к единообразию и упрощению отдельных форм и конструкций, к компрессии. Богатейшая синонимика русского языка требует решения вопрос о критериях выбора оптимальных вариантов. При оценке вариантных или синонимичных форм и конструкций в деловом языке предпочтение отдается кратким формам, причем (в соответствии с критериями унификации языка изложения) одинаковые объекты в документации следует одинаково формулировать, а в случае одинаковых отношений между объектами документа должны применяться равные конструкции.

Для текстов, создаваемых с использованием технологии лексикологического синтеза, унификация языковых средств должна быть более жесткой, а число возможных вариантов следует предельно сократить. Это требование следует объяснить тем, что использование текстов может оказаться неприемлемым, если употребляемые в них термины и наименования будут синонимичны и многозначны. При унификации текстов возникает проблема создания единых правил построения предложений и словосочетаний, выбора того или иного порядка слов. Постановка такой задачи вызвана необходимостью обеспечения быстрого поиска нужной информации в тексте документа (возможно - и автоматизированными средствами), сокращения временных затрат на создание документа и дальнейшего анализа этой информации. Применение единых правил построения словосочетаний и предложений позволят в определенной степени формализовать текст, что сократит количество сохраняемых вариантов и позволит дополнительно уменьшить время создания документов. Выбор того или иного языкового оборота должен определяться его корректностью с грамматической точки зрения (с учетом особенностей делового стиля), степенью точности и лаконичности в описании управленческой ситуации, а также простотой в употреблении. В русском языке порядок слов является относительно свободным, т.е. для членов предложения не предусматривается жестко фиксированных позиций в предложении, а порядок слов выполняет синтаксическую и стилистическую функцию. Однако, поскольку лексикологический синтез строится на выявлении и последующем использовании опорных слов, наиболее рациональным следует считать прямой порядок слов, тем более что для деловых документов такой принцип конструирования предложений является преобладающим, хотя и здесь возможны инверсии.

Таким образом, в результате унификации содержания текста документа, проводимой на этапе 4 (см. рис. 4.7), возникает возможность определения рационального объема информации, необходимой для формирования документа. Унификация структуры текстов проводится с целью уточнения расположения смысловых компонентов текста, наиболее полно отвечающих назначению документа. Предметом анализа на этой стадии являются возможные формулировки, совокупность которых, собранная в определенной последовательности, образует текст документа. Для обеспечения вариативности при описании разнородных ситуаций проводится анализ различных экземпляров документа одного вида. В результате анализа и обобщения установленных закономерностей в структуре построения текстов документа, его содержательной части, делается вывод о необходимости и возможности применения единых, общих или типовых формулировок, присутствующих в документах подобного вида и связанных с определенной управленческой ситуацией.

На этапе 5 (см. рис. 4.7) проводится классификация информации, которая используется при автоматизированном формировании документа. Анализ информации, применяемой при создании документа, позволяет объединить используемые сведения в документарные информационные потоки различной структуры. Подобная классификация обеспечит возможность подготовки необходимой информационной базы, состоящей из документарных потоков информации, каждый из которых несет определенную функциональную нагрузку. Кроме того, при классификации информации следует учитывать возможность минимизации объема ручного ввода информации с клавиатуры. Классификация информации позволяет определить типы связей между словами и упорядочить структуру информационной базы, что дает возможность ускорить сопряжение информационных элементов в тексте документа.

До настоящего времени при формировании текстовых документов использовались в основном два вида унификации текстов: типизация и трафаретизация. В случае типизационного подхода создаются сборники типовых текстов, на основе которых формируется текст конкретного документа. К вопросам унификации составных информационных элементов в документах, и прежде всего обрабатываемых традиционными методами, следует отнести создание типовых лингвистических оборотов. Анализ показывает, что в документах существуют элементы представления информации, общие для многих документов, которые могут быть унифицируемы и представлены типовыми текстами. Раньше этот метод (иначе называемый методом стандартных фраз) применялся в организационно-распорядительной документации для стандартизации деловой переписки. Метод типовых лингвистических оборотов распространим и на другие системы документации, в том числе и на документацию, циркулирующую в системах управления производством, в медицинских учреждениях, в высших учебных заведениях. При трафаретизации текстов информацию подразделяют на постоянную и переменную. Постоянная информация вносится в бланк документа при его изготовлении, а переменная - в процессе составления конкретного документа.

Лексикологический синтез позволяет объединить эти два метода создания документов в один, при этом происходит типизация не цельного текста документа, а детальная типизация его элементов - фраз и словосочетаний. Информация, содержащаяся в подготавливаемом тексте документа, подвергается более глубокой классификации, что позволяет при создании текста документа сократить объем неунифицированной информации, формировать текст документа с наиболее точной характеристикой каждой конкретной управленческой ситуации.

При классификации информации, применяемой для формирования слабоформализуемых документов, используется критерий однородности компонентов информации в аспекте соответствия категориям данных.

В случае использования лексикологического синтеза целесообразно применять новый методический подход к классификации информации, в основе которого лежит принцип объединения информации, используемой при формировании документа, в информационные потоки следующих типов [85, 86, 89, 91]:

  • унифицированная постоянная информация, подготовленная заблаговременно и сохраняемая в базе данных либо содержащаяся в тексте исполняемой программы создания документа, которая автоматически внедряется в формируемый документ программными средствами непосредственно при составлении экземпляра документа. К этому типу относится постоянная информация (например, наименование документа) и редко меняющаяся информация (наименования структурных подразделений, список персонала, перечень разделов документа и т.п.);
  • унифицированная переменная информация, содержащая стандартизированные и формализованные данные, хранимая в базе данных и вводимая при формировании документа путем выбора требуемых формулировок. Этот тип информации включает в себя именно те формулировки, которые предлагаются исполнителю для выбора при формировании конкретных фрагментов документа;
  • переменная вводимая информация, подчиненная определенным требованиям по способу представления данных и содержащая конкретизирующие сведения, как правило, для конкретного экземпляра документа (например, табличные данные, отдельные фамилии, характеристики оборудования, данные по рекомендуемым режимам работы, оценки при проведении контрольных мероприятий и т.п.) и вводимая с клавиатуры непосредственно при подготовке документа;
  • неунифицированная информация, содержащая свободные формулировки и вводимая при необходимости прямым набором текста с клавиатуры.

Категории информации, используемой при традиционной схеме формирования документов и при схеме на основе автоматизированного лексикологического синтеза, приведены на рис. 4.П. Следует обратить внимание на дополнительные категории информации в сравнении с традиционной схемой формирования документов, где присутствует только постоянная и переменная информация. Для лексикологического синтеза этого недостаточно, поскольку необходим более глубокий уровень информационного анализа.

В главе 3 (см. табл. 3.3, 3.4 и 3.5) приведены результаты анализа исходного информационного состава документов организаций в соответствии с традиционными категориями состава информации (постоянная и переменная). Интерес представляет применение предлагаемого классификационного подхода к исходному составу информации документов.

Категории информации в схемах формирования документов

Рис. 4.11. Категории информации в схемах формирования документов

На рис. 4.12 приведены результаты классификации информации для некоторых видов организационно-распорядительных документов организаций (предприятий).

Исходная классификация информации организационно-распорядительных документов организаций

Рис. 4.12. Исходная классификация информации организационно-распорядительных документов организаций

В среднем по рассмотренной группе из 11 видов организационнораспорядительных документов (ОРД) организаций доля унифицированной постоянной информации составляет 14,82%, переменной вводимой информации - 37%, а неунифицированной информации - 48,18%. Унифицированная переменная информация в исходном составе информации организационно-распорядительных документов отсутствует полностью (ее доля составляет 0%).

Исходная классификация состава некоторых видов документов производственно-технологического назначения, сопровождающих деятельность промышленного предприятия, приведена на рис. 4.13.

Исходная классификация информации производственно-технологических документов промышленного предприятия

Рис. 4.13. Исходная классификация информации производственно-технологических документов промышленного предприятия

В среднем по рассмотренной группе из 19 видов производственно-технологических документов (ПТД) промышленного предприятия доля унифицированной постоянной информации составляет 8,11%, переменной вводимой информации - 34,11%, а неунифицированной информации - 57,79%. Унифицированная переменная информация в исходном составе информации производственных документов отсутствует (ее доля составляет 0%).

Исходная классификация состава некоторых видов документов высшего учебного заведения (ДВУЗ) приведена на рис. 4.14.

Исходная классификация информации документов высшего учебного заведения

Рис. 4.14. Исходная классификация информации документов высшего учебного заведения

В среднем по рассмотренной группе из 7 видов документов высшего учебного заведения доля унифицированной постоянной информации составляет 8,4%, переменной вводимой информации - 31,9%, а неунифицированной информации - 59,7%. Унифицированная переменная информация в исходном составе информации документов высшего учебного заведения отсутствует (ее доля составляет 0%).

Исходная классификация состава ряда документов лечебного учреждения (ДЛУ) приведена на рис. 4.15.

Исходная классификация информации документов лечебного учреждения

Рис. 4.15. Исходная классификация информации документов лечебного учреждения

В среднем по рассмотренной группе из 9 видов документов лечебного учреждения доля унифицированной постоянной информации составляет 8,7%, переменной вводимой информации - 23,4%, а неунифицированной информации - 67,9%. Унифицированная переменная информация в исходном составе информации документов лечебного учреждения отсутствует (ее доля составляет 0%).

Зафиксированное состояние состава информации рассмотренных групп документов свидетельствует о слабой унификации содержания документов и, следовательно, предопределяет значительность объемов прямого ввода информации, что предопределяет возможность роста вероятности ошибок, недостаточной полноты и увеличение трудозатрат, необходимых на создание документов.

Исходное состояние в аспекте соотношения типов информации, содержащейся в документах, может существенно измениться в результате реализации второй стадии модели разработки технологии (см. рис. 4.7). Работы, проводимые на этой стадии создания технологии лексикологического синтеза, обеспечивают формирование унифицированного комплекса слабоформализуемых как организационно-распорядительных, так и других документов, сопровождающих производственную (основную) деятельность организаций.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >