Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Этика и эстетика arrow Деловой этикет

ЭТИКЕТ ДЕЛОВОГО СОВЕЩАНИЯ, ВСТРЕЧИ, КОНФЕРЕНЦИИ, СИМПОЗИУМА

ПРОВЕДЕНИЕ СОВЕЩАНИЙ

В настоящее время довольно широко распространена практика коллективного обсуждения многих вопросов. Существует ряд общих правил проведения любых собраний, независимо от повода, по которым они созываются. Если следовать этим правилам, встречи проходят успешно, с пользой для всех присутствующих и заканчиваются вовремя.

Совещания, как правило, собираются для двух целей: обмена информацией как «по вертикали», так и «по горизонтали» и решения проблем. Поскольку первая цель может быть реализована и другими путями (приказами, инструкциями, письмами, служебными записками, обзорами и т.п.), то можно считать, что основное назначение совещания — групповое решение проблем.

ПОДГОТОВКА СОВЕЩАНИЯ: ТЕМА, ЦЕЛЬ, ПОВЕСТКА

Тема совещания — это предмет обсуждения. Чем более точно и в нужном направлении сформулирован предмет обсуждения, тем больше шансов получить нужный результат. Тема должна быть сформулирована так, чтобы заинтересовать каждого участника совещания. Каждый должен знать, что он вносит свой вклад в решение общей задачи.

Цель совещания — это описание требуемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы. Возможными вариантами целей являются: предварительный обмен мнениями, подготовка рекомендаций для принятия решения, принятие решения по вопросу и др.

Повестка совещания — это письменный документ, рассылаемый заранее участникам совещания. Повестка совещания включает в себя:

  • • тему совещания;
  • • цель совещания;
  • • перечень обсуждаемых вопросов;
  • • время начала и окончания совещания;
  • • место проведения;
  • • фамилии докладчиков, содокладчиков, ответственных за

подготовку вопросов;

  • • время, отведенное на каждый вопрос;
  • • места, где можно познакомиться с информацией по каждому

вопросу.

Хорошо продуманная, заранее разосланная, подробная повестка совещания дает возможность участникам лучше подготовиться и, следовательно, повысить отдачу на самом совещании. К плановым совещаниям и заседаниям с большим количеством участников подготовка начинается за полторы-две недели до его проведения. Приглашения рассылаются заказными письмами, телефонограммами. Почтовые квитанции заказных писем необходимо сохранить, так как они служат подтверждением своевременной рассылки приглашений.

Типовой текст приглашения включает: название организации, характер совещания, дату, час, место его проведения, рассматриваемые вопросы, инициалы и фамилию приглашаемого. Подписывает приглашение руководитель. Не следует писать фразу: «Ваша явка обязательна» — так как она содержит недоверие к приглашаемому и тем самым унижает. В том случае, если участник совещания является докладчиком или ему будет послан дополнительный материал, например тезисы докладов или проект решения, то это необходимо указать в тексте приглашения.

Составляется список участников совещания, в котором отмечают рассылку приглашений и телефонограмм, а также ответы на них, вносят необходимые уточнения и изменения. За три-четыре дня до начала совещания вновь проверяется список участников, подготавливается доклад руководителя и уточняется регламент совещания.

После определения помещения для его проведения привлекают соответствующие службы организации (административно-хозяйственный отдел, копировальное бюро и т.д.) к подготовке и оборудованию помещения и, если необходимо, заказывают транспорт для перевозки технических средств. В зале должны быть необходимое количество кресел или стульев, стол для президиума, микрофон, трибуна и т.д. Не следует забывать об аптечке с медикаментами и санитарном состоянии самого помещения, а также о местах пользования.

Накануне совещания докладчикам еще раз напоминают о времени начала совещания, порядковом номере выступления и его продолжительности. Кроме того, на этом этапе проверяют и уточняют список лиц, не прибывших на совещание, и фактических участников. За час до начала совещания необходимо подготовить для членов президиума папку с материалами совещания, чистую бумагу, простые и цветные карандаши, скрепки, клеящую ленту, минеральную воду, стаканы и т.п. Во время торжественных собраний на столе президиума или перед ним устанавливают цветы.

Как правило, регистрацию участников совещания проводят перед помещением. Следует позаботиться о том, чтобы в вестибюле было вывешено объявление с указанием местоположения зала проведения совещания и таблички с соответствующими надписями у входа в зал и в местах регистрации участников совещания.

Регистрацию рекомендуется проводить по спискам, в которых указаны фамилия, имя, отчество участника, его должность, учреждение, адрес, телефон. Регистрацию начинают за 30 мин. до начала совещания. За 5 мин. объявляют о том, что совещание начинается, и вход в зал прекращается. Если на совещании присутствуют гости, их следует проводить в зал и усадить в первых рядах. Остальные участники совещания размещаются произвольно.

Место руководителя — в середине стола президиума, остальные члены президиума размещаются в соответствии с рангом занимаемых должностей, самые почетные места — справа и слева от руководителя. Они предоставляются в первую очередь женщинам. Перед совещанием участникам раздают необходимые документы. Во время совещания следят за соблюдением предоставления слова всем записавшимся для выступлений.

Секретарю поручают ведение протокола совещания. Бутылки с прохладительными напитками устанавливают на бумажные салфетки группами в центре стола, так, чтобы вплотную друг к другу стояло одинаковое количество бутылок и стаканов. Бутылок должно быть не меньше, а стаканов — на один больше, чем участников совещания, сидящих за столом.

Этикет делового совещания—это, в основном, правила поведения председательствующего и участников. Основная задача председательствующего — создать условия для эффективного обмена мнениями участников совещания и выработки коллективного решения, а также не позволять нарушать регламент выступлений.

Соблюдение процедурных моментов нормализует ход совещания. Начинаться и заканчиваться оно должно в строго назначенное время, чтобы не подрывать доверия к руководителю и к готовившим совещание.

Через каждые 40—50 минут работы необходимо делать перерывы. Они полезны в двух отношениях: во-первых, это отдых, во-вторых, во время перерывов в непринужденной обстановке, в частных беседах так или иначе продолжается работа над темой совещания.

Решение по каждому вопросу необходимо доводить до согласованной письменной формулировки, включающей собственно содержание решения, ответственного за выполнение и сроки выполнения.

ПРАВИЛА ПОВЕДЕНИЯ УЧАСТНИКА

Во время выступления избегайте излишней категоричности и безапелляционности в отношении как своих предложений, так и предложений, исходящих от других. Такой тон может нанести ущерб дискуссии, перевести ее в борьбу честолюбий и обид.

Председательствующий должен оказывать влияние на корректность выступлений. В высказываниях будьте самим собой, не играйте роли, выбранной самостоятельно или ожидаемой от вас другими. Если считаете нужным помолчать — помолчите.

Когда задаете вопрос, скажите, почему его задаете, что он значит для вас. Вопросы не должны оставлять сомнений в том, почему они задаются, и не должны отравлять обстановку. Необходимо воздерживаться, насколько возможно, от интерпретации чужих мыслей. Выражайте собственную позицию. Старайтесь не делать неоправданных обобщений. Говорите не о поступках, мыслях других, а о вашем восприятии этих поступков и мыслей.

ЗАВЕРШЕНИЕ СОВЕЩАНИЯ

Совещание, как правило, завершает тот, кто его созывал. Если прения по обсуждаемым вопросам завершены и достигнуто устраивающее всех соглашение, необходимо подвести итоги и закрыть совещание: «В результате проведенного совещания мы пришли к выводу, что...» После этого следует повторить решение, которое было принято, и, если для его реализации необходима дополнительная информация, напомнить об этом тем, кто отвечает за ее предоставление. Встреча заканчивается выражением благодарности тем сотрудникам, которые на ней присутствовали и помогали в ее организации.

Для составления доклада о проведенном совещании используют письменные заметки и диктофонные записи. Материалы совещания размножают и рассылают как участникам совещания, так и тем, кто на нем не присутствовал, с целью осуществления контроля за ходом выполнения решений совещания.

ПРОТОКОЛЫ СОВЕЩАНИЙ, ЗАСЕДАНИЙ, ДЕЛОВЫХ ВСТРЕЧ

Протокол представляет особый вид документа, в котором подробно или кратко содержится запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях, заседаниях. Протокол является официальным документом, на основании которого руководство вправе требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий.

Протокол, в котором правильно зафиксированы основное содержание выступлений и формулировка принятых решений, может оказаться неоценимым помощником в служебных конфликтах, возникающих на почве непреднамеренных или умышленных искажений чьей-либо мысли, забывчивости или непонимания сути дела. Протокол отражает фактическое состояние рассматриваемого вопроса в организации на день и час совещания.

Важность документирования процесса принятия коллективных решений возрастает в условиях рыночной экономики, когда значительно увеличивается число акционерных обществ, ассоциаций и других коллегиальных структур хозяйствования с участием множества юридических и физических лиц — субъектов собственности. Поэтому к оформлению протоколов по всем вопросам, и особенно по результатам голосования (с приложением бюллетеней для тайного голосования, протоколов счетных комиссий и т.д.), необходимо относиться с предельным вниманием и аккуратностью.

Крайне важны протоколы заседаний, где решаются судьбы дальнейшего экономического и социального развития предприятий, вопросы социального страхования и социального обеспечения, приватизации, распределения заработанной прибыли.

В формуляр протокола входят:

  • • наименование ведомства, наименование предприятия, название вида документа (протокол);
  • • дата заседания;
  • • индекс (номер);
  • • место проведения совещания или заседания;
  • • гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению);
  • • заголовок, куда входит наименование коллегиального органа

или конкретного совещания;

  • • указание председателя, секретаря;
  • • состав присутствующих;
  • • повестка дня;
  • • текст протокольной записи.

В тексте протокольной записи принято выделять несколько частей: слушали, выступили, постановили (решили); подписи председателя и секретаря. В протоколе фиксируют весь спектр мнений по каждому вопросу.

ВЫПИСКИ ИЗ ПРОТОКОЛА

Правильно оформленный протокол имеет юридическую силу и обычно расценивается наравне с другими распорядительными актами организации. Поэтому копия протокола или выписки из него, заверенные соответствующим образом, являются основанием для принятия мер всеми заинтересованными лицами, а нередко и документом для обязательного исполнения.

 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ ОРИГИНАЛ   След >
 

Популярные страницы