Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Экономика arrow Бухгалтерский учет и анализ

ИСПРАВЛЕНИЕ ОШИБОК В СЧЕТНЫХ ЗАПИСЯХ И РЕГИСТРАХ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

При составлении документов и оформлении регистров бухгалтерского учета могут быть допущены ошибки в результате небрежности, усталости, сбоя в работе вычислительной техники, неправо вильно составленной корреспонденции счетов, описки в цифрах, подсчете итогов.

Чтобы снизить или исключить ошибки, необходимо создавать нормальные рабочие условия лицам, имеющим отношение к составлению и обработке регистров бухгалтерского учета и различной первичной учетной документации. В то же время широкое использование ЭВМ позволяет тиражировать с наименьшими издержками отдельные документы, что не только значительно экономит рабочее время аппарата управления, но и снижает вероятность частых ошибок, возникающих при переписывании.

Сам процесс работы над ошибками предполагает разделение его на два этапа.

На первом этапе бухгалтер, владея специфическими приемами, должен выявить ошибку.

Наиболее распространенными приемами нахождения ошибок являются:

  • • логическая проверка;
  • • последовательная сверка записей с их первоисточниками;
  • • сплошная проверка;
  • • выборочная проверка.

В первую очередь следует использовать те приемы, которые с наименьшей потерей времени позволяют быстро обнаружить ошибку. К ним следует отнести логический метод. Его суть заключается в сущности двойной записи. Ошибку и ее размер обнаруживают в оборотной ведомости по синтетическим счетам в виде разности итогов оборотов по дебету и кредиту счетов. Такая ошибка может быть результатом неправильной разноски факта хозяйственной жизни, т.е. сумма по какому-то факту хозяйственной жизни записана дважды в дебет или кредит одного корреспондирующего счета. В таком случае надо полученную разницу между общим оборотом по дебету и кредиту данного регистра бухгалтерского учета разделить на два и полученный итог сверить с суммой, указанной в одном из документов, приложенных к этому регистру. Такая же ошибка может иметь место, когда, напротив, какая-то сумма по факту хозяйственной жизни записана только один раз в дебет или кредит одного счета. В таком случае сумма расхождения тоже устанавливается.

Последовательная сверка записей предполагает проверку правильности разноски фактов хозяйственной жизни, зарегистрированных в разных регистрах бухгалтерского учета. Например, проверка бухгалтерской записи по оприходованию в кассу полученных с расчетного счета денежных средств проводится при журнально-ордерной форме учета по двум регистрам бухгалтерского учета: ведомости № 1 (дебет счета 50 «Касса») и журналу-ордеру № 2 (кредит счета 51 «Расчетные счета»). Против каждой проверенной суммы ставится знак «V», нередко называемый «птичкой». Отсутствие такого знака рассматривается как подтверждение того факта, что оставшиеся суммы еще не проверены и поиск ошибки следует продолжить. В условиях автоматизированного учета аналогичный результат достигается в процессе последовательного просмотра информации на экране дисплея с данными первичных учетных документов.

Числовые ошибки можно установить путем сплошного подсчета итогов в регистре бухгалтерского учета, повторив затем в обратном порядке вычитание. Если после этой процедуры получится разница, то ее величина означает размер ошибки. Чаще всего данный прием используется в случаях, когда первые два способа не дали возможности отыскать ошибку.

Выборочная проверка заключается в том, что проверяются выборочно наиболее вероятные результаты разности фактов хозяйственной жизни.

На втором этапе бухгалтер, выявив ошибку, исправляет ее разными способами:

  • • корректурным,
  • • сторнировочным,
  • • дополнительных бухгалтерских записей.

Корректурный способ состоит в зачеркивании неправильной цифры и написании правильной.

В первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями и их расшифровками с указанием даты внесения исправлений.

Содержание исправленной суммы может быть оговорено примерно

такой записью: «Исправленному 100 (сто) руб. на 150 (сто пятьдесят) руб.

верить». Подпись: бухгалтер Сидорова М.И. и дата 30.10.2013.

В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра. Исправление в регистре бухгалтерского учета должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Неоговоренные исправления в первичных учетных документах и регистрах бухгалтерского учета не допускаются.

Исправления в кассовых и банковских документах не допускаются. Поэтому при обнаружении в них ошибок кассовые и банковские документы не могут приниматься к исполнению и должны быть составлены заново.

Бухгалтер при поступлении документа с исправлениями в бухгалтерию должен также поставить свою подпись под исправительной записью.

Корректурный способ исправления ошибок допускается, когда корреспонденция счетов не нарушена или ошибка обнаружена раньше, чем данная бухгалтерская запись разнесена в регистры бухгалтерского учета, где уже были подведены итоги.

Сторнировочный метод (метод «красное сторно») используется чаще всего в ситуации, когда в регистрах бухгалтерского учета итоги подведены и составлен бухгалтерский баланс. Получается, что исправление ошибки даже в том случае, когда она выявлена раньше, может быть произведено только в следующем отчетном периоде, поскольку необходимая отчетность уже представлена в соответствующие адреса.

Сторнировочные записи — это исправительные записи методом «красное сторно» (stomo — с итал. «перевод счета»). Их суть: обнаруженная ошибка в бухгалтерской записи «сторнируется», т.е. повторяется ранее сделанная в учете запись красными чернилами. Это означает, что эту сумму при подсчете итогов необходимо вычитать, после чего делается правильная корреспонденция счетов обычной записью. Тем самым признается, что отныне исправленная новая запись есть первоначальная запись. Она может быть отражена в учете до подведения итогов в учетных регистрах и составления отчетности, когда получены документальные подтверждения, что первая изначальная запись недостоверна. Не исключается вариант, при котором ошибка обнаружена самим бухгалтером после формирования итоговой информации.

Пример.

Приобретено топливо за счет подотчетной суммы 100 руб.

Была сделана бухгалтерская запись:

Дебет счета 10 «Материалы» — 100 руб.

Кредит счета 16 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — 100 руб.

Составляется исправительная запись (уничтожается ошибочная бухгалтерская запись):

Дебет счета 10 «Материалы» — 100руб.

Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — 100руб. — красное сторно.

Или Д 10 К 76- 100 руб.

Составляется правильная запись:

Дебет счета 10 «Материалы» — 100 руб.

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — 100руб.

Следовательно, сторнировочный способ бухгалтерской записи позволяет осуществить правильное отражение оборотов по синтетическим и аналитическим счетам даже за пределами отчетного периода, в котором обнаружена бухгалтерская запись.

Кроме того, этот способ применяется и в том случае, когда первоначальная запись в учете была зафиксирована в учетных регистрах в большей сумме, чем это следовало из содержания факта хозяйственной жизни.

Пример.

Перечислена задолженность поставщикам за материалы — 30 000 руб.

Была сделана запись:

Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»50 000руб.

Кредит счета 51 «Расчетные счета» — 50 000руб.

Исправительная запись (методом «красное сторно»):

Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — 20 000руб.

Кредит счета 51 «Расчетные счета»20 000руб.

Или Д 60 К 51 - 20 000 руб.

Таким образом, на счетах остается правильная сумма — 30 000 руб.

Сторнировочная запись используется и в том случае, когда первоначальная запись по форме, содержанию и сумме оформлена правильно, но в дальнейшем цель, предусмотренная данным фактом хозяйственной жизни, не была достигнута.

Пример.

Отпущены со склада в цех основного производства материалы на сумму 9000 руб., но в течение месяца не были полностью израсходованы на сумму 4000 руб.

Отпущены материалы в основное производство.

Дебет счета 20 «Основное производство»9000руб.

Кредит счета 10 «Материалы»9000руб.

На сумму неизрасходованных материалов методом «красное сторно»:

Дебет счета 20 «Основное производство» — 4000руб.

Кредит счета 10 «Материалы»4000руб.

Или Д 20 К 10 - 4000 руб.

Достоинство данной записи в том, что ею приводится в соответствие реальная сумма потребления материалов в основном производстве и не искажается величина оборота по указанным корреспондирующим счетам.

Способ дополнительных бухгалтерских записей используется в тех случаях, когда ошибка заключается в том, что по факту хозяйственной жизни указана сумма меньше, чем следовало отразить в учетном регистре. При этом корреспонденция счетов не нарушена. Исправление допускается обычной записью на сумму разницы путем составления второй бухгалтерской записи с аналогичной корреспонденцией счетов.

Пример.

В учетном регистре указано, что на производство продукции отпущено сырье на сумму 1500 руб., в то время как согласно Накладной-требованию на отпуск этот отпуск оформлен в сумме 15 000 руб., т.е. фактический расход занижен на 13 500 руб. Ошибка выявлена после разноски данного факта хозяйственной жизни по счетам.

Была сделана запись:

Дебет счета 20 «Основное производство»1500руб.

Кредит счета 10 «Материалы»1500руб.

Исправительная запись:

Дебет счета 20 «Основное производство»13 500руб.

Кредит счета 10 «Материалы»13 500руб.

Способ дополнительных бухгалтерских записей возможен и в случае обнаружения неправильной корреспонденции счетов.

Следует иметь в виду, что при обнаружении фактов неправильного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета составляется бухгалтерская справка об исправительных записях. Порядок составления такой справки не регламентирован, обязательность ее составления не предусмотрена. Тем не менее составление такой справки целесообразно и оправданно с точки зрения требований к полноте отражения информации о деятельности организации в бухгалтерском учете.

В соответствии с п. 39 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации исправление выявленных ошибок производится в бухгалтерской отчетности того отчетного периода, в котором они были выявлены. Для того чтобы сделать исправительную запись в бухгалтерском регистре, необходимо основание — первичный учетный документ. Однако и правильная, и неправильная записи делаются в регистрах бухгалтерского учета фактически на основании одного и того же первичного учетного документа (или на основании одной и той же ведомости, расчета и т. п.), которым был зафиксирован факт совершения хозяйственной операции, уже приложенного к тому регистру бухгалтерского учета, в котором была сделана неправильная запись. Поэтому к тем регистрам бухгалтерского учета, в которых делаются исправления ранее допущенных ошибок, целесообразно приложить справку с указанием, какая именно исправляется ошибка и где искать первичный учетный документ, который является основанием для ее исправления.

Таким образом, бухгалтерская справка об исправительных записях фиксирует факт неправильного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета и обосновывает необходимость исправительных записей, произведенных в регистрах бухгалтерского учета. Указанная справка в данном случае выполняет роль первичного учетного документа, на основании которого производятся записи в регистрах бухгалтерского учета.

Такая справка должна соответствовать требованиям, предъявляемым к первичным учетным документам, и содержать следующие реквизиты:

  • • наименование документа (бухгалтерская справка);
  • • дата составления;
  • • содержание факта хозяйственной жизни (подробное описание

неправильно отраженного факта хозяйственной жизни, содержание неверно произведенной записи, обоснование причин неверно произведенной записи и способа ее исправления на счетах бухгалтерского учета, содержание исправительной записи;

  • • количественные измерители (в денежном и натуральном выражении — при исправлении записей о фактах хозяйственной жизни, связанных с движением товарно-материальных ценностей);
  • • наименования должностей лиц, ответственных за учет данного факта хозяйственной жизни (главный бухгалтер, бухгалтер), их личные подписи и расшифровки.

Ключевые термины

Двойная запись Корреспонденции счетов Синтетические и аналитические счета Оборотная ведомость Сторнировочные записи

Контрольные вопросы

  • 1. Что понимается под системой бухгалтерских счетов?
  • 2. Что такое сальдо (начальное, конечное), оборот?
  • 3. Как рассчитать сальдо конечное на активном, пассивном, активно-пассивном счетах?
  • 4. Что представляет собой двойная запись? Каково ее значение?
  • 5. Что такое забалансовые счета? В чем их особенность?
  • 6. Раскройте содержание синтетических и аналитических счетов.
  • 7. Как проявляется взаимосвязь между синтетическим счетом и его аналитическими счетами?
  • 8. Для чего служат оборотные ведомости по синтетическим и аналитическим счетам?
  • 9. Что представляет собой План счетов бухгалтерского учета финансовохозяйственной деятельности?
  • 10. Какие разделы имеет План счетов бухгалтерского учета? Охарактеризуйте их.
 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ ОРИГИНАЛ   След >
 
Популярные страницы