Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Менеджмент arrow Корпоративные информационные системы управления

ПОДГОТОВКА ПРОЕКТА

Введение

Фаза 1 «Подготовка проекта» носит подготовительный характер (разработка устава проекта, стандартов документации, техническое обеспечение офиса и т.д.) перед непосредственным стартом проекта как такового.

Предпосылки начала фазы:

  • • принято решение о старте проекта, определены функциональные и организационные рамки проекта;
  • • подписан договор на внедрение проекта КИСУ (в случае привлечение внешнего исполнителя);
  • • определен куратор проекта со стороны компании;
  • • определен руководитель проекта со стороны компании;
  • • определен куратор проекта со стороны исполнителя;
  • • определен руководитель проекта со стороны исполнителя. Цели фазы:
  • • разработать устав проекта;
  • • подготовить детальный план проекта;
  • • сформировать проектную группу со стороны заказчика;
  • • организовать проектный офис (решение административно-хозяйственных вопросов);
  • • провести стартовое совещание, на котором до всех участников проекта довести принятые по итогам проведения первой фазы решения.

Методологический подход к проведению работ Устав проекта

Главный результирующий документ фазы — «Устав проекта», регламентирующий деятельность по реализации проекта в течение всего срока проекта и все отношения на проекте, описывающий его цели, функциональные и организационные рамки, проектные процедуры и стандарты документирования; содержащий детальный план проекта.

Основные пункты, которые должны быть отражены в документе:

  • • цели и задачи проекта — в уставе проекта формулируются цели, которые предполагается достигнуть внедрением КИСУ в организации. Четкое и ясное формулирование целей необходимо еще и потому, что одним из главных критериев успешности проекта по его окончании является соответствие достигнутых результатов проекта его изначальным целям;
  • • организация проекта. В данном разделе приводится организационная структура проекта, схема ее работы, описание функциональных ролей и их персональный состав. Описывается порядок подготовки, согласования и принятия (утверждения) решений на различных уровнях организационной структуры проекта. Допускается использование отдельного порядка для принятия решений по ресурсам проекта;
  • • процедуры сбора информации — устанавливаются порядок подготовки и авторизации запросов, внутренний регламент и документооборот, а также сроки обмена информацией, необходимой для ведения проекта;
  • • уставом проекта устанавливается специальная процедура внесения изменений в организационные или функциональные рамки проекта. Процедура должна быть ориентирована на наиболее распространенные причины внесения изменений: изменение характера бизнеса или идентификация новых требований предприятия;
  • • методология ведения проекта — разбиение на логические фазы. Фазы проекта описываются с акцентом на результаты каждой из них — указывается, что именно будет являться результатом завершения фазы: утвержденные проектные документы, протоколы о проведении тестирования, распечатанные из КИСУ документы по бизнесу и т.п.;
  • • объем проекта — организационные, функциональные и временные рамки проекта. С максимальной степенью детализации необходимо отразить организационные, функциональные и временные рамки проекта. Для каждой фазы проекта определяются собственные рамки. Главным мотивом такого подхода является необходимость получения ясных и измеримых результатов внедрения системы на каждой фазе и по проекту в целом; В уставе проекта фиксируются порядок документирования проектных работ, стандарты содержания и формат проектной документации, а также порядок ее согласования и утверждения. В данном разделе приводится альбом шаблонов форм проектных документов:
  • • в уставе проекта также приводятся основные факторы успеха проекта и фиксируется перечень рисков проекта;
  • • в приложения к уставу проекта выносятся детальный план проекта и рабочие инструкции системы качества исполнителя по управлению рисками, проблемами, изменениями и порядку предоставления отчетности по проекту.

Устав проекта разрабатывается и утверждается на фазе 1 «Подготовка проекта». В устав проекта могут быть внесены изменения по ходу выполнения проекта. Все такие изменения должны производиться в соответствии с процедурой управления изменениями проекта.

План проекта

В соответствии с рамками проекта и содержанием его фаз разрабатывается подробный план работ (приложение № 1 к «Уставу проекта»), а также электронный документ «План проекта» (например, в MS Project). На основании плана работ руководители проекта отчитываются перед органами управления проекта, отраженными в организационной структуре проекта. Базой для формирования детального плана служит приложение договора на внедрение КИСУ, на которое накладываются следующие условия:

  • • работы детализируются до уровня конкретных исполнителей
  • (планирование ресурсов);
  • • для всех работ устанавливаются конкретные даты их начала и

окончания;

  • • по каждому пункту назначаются ответственные исполнители;
  • • необходимо отразить также субподрядные работы.

Организация проектного офиса

Основные требования к организации проектного офиса в общем виде отражены в договоре.

На фазе подготовки проекта руководитель от исполнителя должен подготовить подробный документ «Требования к организации проектного офиса», который затем направляется руководителю от заказчика — ответственному за данную задачу.

Формирование проектной группы компании

Успешная реализация проекта во многом определяется эффективным взаимодействием проектных групп исполнителя и заказчика. В связи с этим члены проектной группы со стороны заказчика должны подбираться в соответствии с рядом требований, которые руководитель проекта формализует в виде документа «Требования к кандидатам для формирования проектной группы (со стороны заказчика)» и вместе с «Требованиями к организации проектного офиса» передает руководителю от заказчика.

Проведение стартового совещания

Начало проектных работ объявляется на стартовом совещании {«keek-off meeting»), которое проводится в конце фазы «Подготовка проекта». Основная цель стартового совещания - ознакомить сотрудников организации, которые принимают участие в проекте, а также привлеченных внешних консультантов с целями проекта, задачами, которые предполагается решить в ходе проекта, разъяснить роли и обязанности всех участников проекта, начиная с руководителей организации и заканчивая работниками проектных групп.

На начальное собрание приглашаются:

  • • члены управляющего совета;
  • • руководство организации;
  • • руководители проекта;
  • • члены проектной группы.

Совещание открывает председатель управляющего совета, который объявляет присутствующим о начале работ по проекту внедрения КИСУ и представляет состав управляющего совета и руководителей проекта. Далее собрание ведут руководители проекта.

Повестка совещания должна включать в себя:

  • 1. Цели внедрения системы. Обсуждаются цели, которые планируется достичь по окончании внедрения КИСУ. Цели проекта включают в себя:
    • • улучшение качества и достоверности данных;
    • • обеспечение возможности получения управленческой отчетности;
    • • обеспечение возможности получения корпоративной отчетности;
    • • обеспечение возможности получения обязательной фискальной отчетности;
    • • стандартизация принятых в организации бизнес-процедур путем реализации и настройки их в системе;
    • • оптимизация документооборота общества, минимизация числа связей между компонентами;
    • • обеспечение возможности контроля выполнения бизнес-процедур.
  • 2. Функциональность системы. Проводится презентация функциональности КИСУ. Руководитель проекта коротко рассказывает о модулях КИСУ и о процессах, которые будут реализованы в каждом из них. Функциональность системы описывается в разрезе существующей структуры организации со ссылками на службы и подразделения. Внедряемая функциональность системы и организационные рамки проекта зафиксированы в уставе проекта.
  • 3. Организация проекта.. Руководитель проекта представляет состав и функции органов управления проектом.
  • 4. Методология внедрения. Руководитель проекта представляет методологию внедрения КИСУ. Перечисляются фазы, которые предстоит последовательно завершить в течение проекта в соответствии с методологией, раскрывается их содержание. Обсуждаются результаты завершения каждой фазы проекта и критерии их завершения. Подробно описываются проектные процедуры. Особое внимание уделяется процедуре принятия проектных решений, которая подробно описана в уставе проекта: перечисляются все стадии принятия проектных решений — от возникновения предложения до окончательного утверждения решения управляющим советом.
  • 5. План работ. Руководитель проекта проводит презентацию плана работ проекта. Представляются временные рамки каждой из фаз проекта. Обсуждаются ресурсы, которые потребуются для успешного завершения в срок каждой фазы. Определяются наиболее критические с точки зрения ресурсов стадии. Подробно обсуждается план перехода в фазу внедрения, а именно:
    • • дата предполагаемого начала использования системы;
    • • период параллельного использования систем (новой КИСУ и

«старых» систем);

  • • процедура контроля работоспособности системы и корректности ее работы с выделением:
    • — контрольных точек сверки данных КИСУ и «старых» систем;
    • — критериев работоспособности и корректности;
  • • дата предполагаемого окончания параллельного использования

систем.

  • 6. Утверждение устава проекта. Одним из важных условий успеха проекта является наличие утвержденного устава проекта и его соблюдение. Предварительная версия устава проекта согласуется с членами управляющего совета и руководством организации на фазе подготовки проекта. На стартовом совещании утверждается окончательная версия устава проекта.
  • 7. Официальное объявление начала проекта. В заключение председатель управляющего совета официально объявляет о начале проекта внедрения КИСУ. На основании протокола о проведении стартового совещания руководителем организации оглашается приказ о начале работ по реализации проекта.

Последовательность действий

  • 1. Руководитель проекта формирует план работ на фазу 1 «Подготовка проекта».
  • 2. Руководитель проекта проводит собрание с проектной группой. Цель — информировать команду о целях, задачах данного этапа проекта, планом на фазу.
  • 3. Руководитель проекта назначает по каждому функциональному направлению консультантов-руководителей и распределяет между консультантами ответственность за блоки бизнес-процессов предприятия (реестр бизнес-процессов на фазе 1 «Подготовка проекта»).
  • 4. Руководитель проекта разрабатывает устав проекта. Проектная группа с учетом особенностей данного проекта, если это необходимо, корректирует шаблоны проектной документации.
  • 5. Руководитель проекта формирует детальный план внедрения проекта («план проекта») согласно функциональным и временным рамкам, определенным договором на внедрение КИСУ.
  • 6. Руководитель проекта инициирует начало работ по подготовке проектного офиса.
  • 7. Руководитель проекта готовит пакет документов («Требования к организации проектного офиса», «Требования к кандидатам для формирования проектной группы», «Реестр бизнес-процессов на фазе 1 “Подготовка проекта”».
  • 8. Руководители согласовывают список бизнес-процессов и назначают ответственных владельцев блоков бизнес-процессов.
  • 9. Предварительные версии устава проекта и плана проекта согласуются с куратором и руководителем проекта.
  • 10. Проводится стартовое совещание.
  • 11. Заказчик выпускает приказ по компании о начале работ по проекту (приказ о начале работ по реализации проекта).

Рабочие документы фазы

  • 1. «План работ на фазу 1 «Подготовка проекта».
  • 2. «Реестр бизнес-процессов на фазе 1 «Подготовка проекта».
  • 3. «Требования к организации проектного офиса».
  • 4. «Требования к кандидатам для формирования проектной группы».
  • 5. «Приказ о начале работ по реализации проекта».
  • 6. «План проекта».

Результат фазы: устав проекта.

 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ ОРИГИНАЛ   След >
 

Популярные страницы