Организация службы делопроизводства

Организационные формы работы с документами

Делопроизводство может быть организовано в централизованной, децентрализованной или смешанной форме.

Централизованная форма предполагает, что полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания и до сдачи в архив выполняется в одном месте. Например, в секретариате, канцелярии, общем отделе или, если делопроизводственная служба не создана, одним работником — секретарем организации (фирмы).

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания предполагает, что в одной организации в каждом структурном подразделении создается собственная делопроизводственная служба. Такая служба независимо от центральной службы делопроизводства выполняет весь цикл операций по получению, регистрации, систематизации и хранению документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций (фирм), аппарат которых территориально разобщен. Она применяется также в тех учреждениях, где документирование деятельности требует усиленной защиты информации или деятельность каждого структурного подразделения достаточно обособлена.

Смешанная форма организации работы с документами является самой распространенной и встречается чаще всего. При организации делопроизводства в такой форме часть операций с документами (например, прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) выполняется центральной службой делопроизводства, а в структурных подразделениях, департаментах, выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, формированию и хранению дел, их обработке перед сдачей в архив.

В каждой конкретной организации (фирме) выбор той или иной организационной формы работы с документами осуществляется ее руководством и самой службой делопроизводства.

Выбранная форма работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >