Пример положения о службе ДОУ

ОАО ТРАНЗИТ ПОЛОЖЕНИЕ

(дата)

Москва

-О

±3

о

к

гл

X

гл

СО

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ОАО ^{[1] [2] [3]}

равления ОАО. В соответствии с этим канцелярия решает следующие задачи:

• 2.1. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, справочно-информационного обслуживания, контроля за исполнением документов, их текущего и архивного хранения.
• 2.2. Организация документооборота ОАО.
• 2.3. Разработка и внедрение нормативно-методических документов, регламентирующих делопроизводство в ОАО.
• 2.4. Участие в разработке и внедрении новых автоматизированных технологий по созданию, обработке, использованию и хранению документов.
• 3. Функции

В соответствии с целью и задачами своей деятельности канцелярия осуществляет следующие функции:

• 3.1. Секретариат
• 3.1.1. Организует своевременное рассмотрение и подготовку к докладу Генеральному директору и его заместителям поступивших документов.
• 3.1.2. Оформляет и рассылает структурным подразделениям приказы и распоряжения Генерального директора.
• 3.1.3. Оформляет и рассылает структурным подразделениям распоряжения заместителей Генерального директора.
• 3.1.4. Контролирует правильность оформления документов, представляемых структурными подразделениями на подпись Генеральному директору и его заместителям.
• 3.1.5. Осуществляет формирование в дела приказов по основной деятельности и распоряжений Генерального директора, его заместителей, писем и договоров в соответствии с номенклатурой дел, обеспечивает их оперативное хранение и использование в справочных целях.
• 3.1.6. Организует изготовление и копирование документов для Генерального директора и его заместителей.
• 3.1.7. Обеспечивает сохранность бланков, печатей, штампов ОАО и контролирует их использование.
• 3.1.8. Организует прием посетителей и сотрудников ОАО Дирекцией.
• 3.1.9. Организует телефонные переговоры в приемной Дирекции.

ЗЛ.Ю.Выполняет поручения и указания Генерального директора, его заместителей.

• 3.2. Экспедиция Экспедиция выполняет:
• 3.2.1. Прием поступающих документов, их сортировку и распределение по структурным подразделениям.
• 3.2.2. Доставку документов в структурные подразделения.
• 3.2.3. Обработку, упаковку и отправку отправляемых документов.
• 3.2.4. Количественный учет поступающих и отправляемых документов.
• 3.3. Группа регистрации
• 3.3.1. Осуществляет прием и первичную экспедиционную обработку документов, поступающих на имя руководства ОАО.
• 3.3.2. Проводит регистрацию документов, поступающих на имя руководства ОАО, приказов и распоряжений Генерального директора и договоров, подписанных Генеральным директором.
• 3.3.3. Выполняет доставку в секретариат поступивших документов для рассмотрения.
• 3.3.4. Формирует и поддерживает базу данных по документам.
• 3.4. Центр подготовки документов
• 3.4.1. Осуществляет прием и отправку документов по каналам факсимильной связи.
• 3.4.2. Ведет регистрацию документов, поступивших и отправленных из ОАО по каналам факсимильной связи.
• 3.4.3. Осуществляет доставку в структурные подразделения документов, поступивших по каналам факсимильной связи в их адрес.
• 3.4.4. Выполняет работы по копированию документов для секретариата и сотрудников структурных подразделений.
• 3.4.5. Выполняет на компьютере набор, считку и правку текстов служебных документов для всех подразделений ОАО, ведет их учет.
• 3.5. Архив
• 3.5.1. Разрабатывает номенклатуру дел ОАО.
• 3.5.2. Осуществляет контроль за оформлением и формированием дел в структурных подразделениях ОАО.
• 3.5.3. Осуществляет прием и упорядочение дел, поступающих от структурных подразделений на хранение.
• 3.5.4. Организует и проводит экспертизу ценности документов с целью отбора документов на постоянное хранение и уничтожения документов с истекшими сроками хранения.
• 3.5.5. Ведет централизованный учет дел, хранящихся в архиве.
• 3.5.6. Составляет описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения, описи на дела по личному составу и акты на выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
• 3.5.7. Обеспечивает использование документов архива в справочных целях по запросам структурных подразделений ОАО.
• 3.5.8. Выдает дела во временное пользование по запросам структурных подразделений.
• 4. Руководство
• 4.3. Канцелярию возглавляет заведующий, назначаемый на должность и освобождаемый приказом Генерального директора.
• 4.4. Должность заведующего канцелярией замещается специалистом с высшим образованием и опытом работы по делопроизводству не менее трех лет.
• 4.5. В период временного отсутствия заведующего канцелярией его обязанности выполняет помощник Генерального директора.
• 4.6. Заведующий канцелярией осуществляет непосредственное руководство деятельностью сотрудников канцелярии и методическое руководство деятельностью сотрудников структурных подразделений, ответственных за делопроизводство.
• 4.7. На заведующего канцелярией возлагается:
  • • организация работы по документационному обеспечению деятельности ОАО;
  • • рассмотрение документов, поступающих в адрес руководства ОАО, распределение их на исполнение в структурных подразделениях и для доклада руководству;
  • • подготовка по указанию Генерального директора проектов приказов по основной деятельности, распоряжений, писем и других документов;
  • • подготовка поступивших документов для доклада Генеральному директору;
  • • ведение контроля за сроками исполнения документов, информирование руководства о ходе исполнения документов в структурных подразделениях;
  • • разработка мероприятий по повышению качества документов, сокращению их видов и разновидностей, сроков прохождения и исполнения, совершенствованию форм и методов работы с документами.
• 4.8. Заведующий канцелярией имеет право:
  • • давать работникам структурных подразделений, ответственным за ДОУ, указания и разъяснения по организации работы с документами;
  • • запрашивать в структурных подразделениях информацию, необходимую Генеральному директору;
  • • привлекать сотрудников структурных подразделений к подготовке проектов документов для Дирекции (по согласованию с руководителями структурных подразделений);
  • • возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных правил;
  • • контролировать организацию работы с документами в структурных подразделениях ОАО;
  • • заверять копии документов;
  • • удостоверять юридическую силу документов факсимильной подписью Генерального директора.
• 4.9. Заведующий канцелярией несет ответственность за:
  • • обеспечение установленного порядка работы с документами в ОАО;
  • • выполнение канцелярией в полном объеме установленных настоящим положением задач и функций;
  • • выполнение указаний и поручений руководства;
  • • организацию работы канцелярии, соблюдение порядка и дисциплины, обеспечение необходимых условий труда ее работников.
• 5. Взаимоотношения

Канцелярия взаимодействует:

• 5.3. Со всеми структурными подразделениями по вопросам организации делопроизводства, сбора информации, подготовки документов;
• 5.4. С юридической службой — по вопросам правового обеспечения разрабатываемых документов;
• 5.5. С Департаментом кадров по вопросам подбора и расстановки кадров;
• 5.6. С АХО по вопросам обеспечения компьютерами, организационной техникой, бланками, бумагой, канцелярскими принадлежностями, оборудованием;
• 5.7. С информационным отделом по вопросам эксплуатации и ремонта организационной и вычислительной техники.
• 6. Порядок пересмотра положения Положение подлежит пересмотру в случаях: изменения наименования службы ДОУ, ее задач и функций, внутренней структуры технологии обработки документов.

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

• [1] (личная подпись)инициалы, фамилия(дата) О канцелярии
• [2] Общие положения 1.1. Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением ОАО и подчиняется непосредственно Генеральномудиректору. 1.2. В состав канцелярии входят секретариат Дирекции, экспедиция, группа регистрации и контроля, центр подготовки документов, архив. 1.3. Должностной и численный состав канцелярии определяютсяштатным расписанием ОАО. 1.4. Канцелярия в своей деятельности руководствуется действующим законодательством, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, постановлениями и распоряжениямиПравительства Москвы, уставом ОАО, распорядительнымидокументами Дирекции, нормативными документами межотраслевого действия по делопроизводству, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива РФ, инструкцией поделопроизводству в ОАО и настоящим положением.
• [3] Цели и задачи канцелярии Целью деятельности канцелярии является организация, руководство, контроль и реализация делопроизводства в аппарате уп-