ЛОГИСТИКА ПОСТАВОК ВЫСТАВОЧНЫХ УСЛУГ ПОТРЕБИТЕЛЯМ

Регистрация экспонентов и посетителей выставки. В день заезда производится регистрация экспонентов, которая может сопровождаться анкетированием. При необходимости ставится отметка на командировочном удостоверении.

Регистрация посетителей проводится с целью учета посетителей-специалистов, придания дополнительного веса имиджу выставки, проведения маркетинговых опросов. При регистрации каждый посетитель должен заполнить специальную форму, указав ФИО, название компании, адрес, телефоны, e-mail, а также ответить на ряд вопросов. Затем посетитель получает бейдж, который дает ему право прохода на экспозицию.

Предпочтительным является использование на регистрации персонала компаний, специализирующихся на регистрационных услугах.

Организация работы с экспонентами и посетителями на выставке. Устроитель формирует расписание работы выставки, которое в бумажном и электронном виде доводится до экспонентов и посетителей. О времени начала и окончания допуска стендистов и гостей на экспозицию объявляют по внутреннему радио выставочного павильона.

Обеспечение соблюдения пропускного режима прохода посетителей на выставку возлагается на службы охраны или полицию. Принимаются меры на случай массового скопления людей и возникновения очередей у билетных касс.

Устанавливается порядок работы дежурных по павильонам и ответственных по разделам экспозиции. Выясняются и удовлетворяются дополнительные потребности, запросы и технические нужды экспонентов.

С утра первого дня работы выставки посетители-специалисты с приглашениями и публика с входными билетами начинают осмотр выставки, обращаясь в случае необходимости к стендистам, консультантам и переводчикам. Предприниматели и коммерсанты устанавливают контакты и ведут переговоры о закупках, поставках, сотрудничестве и партнерстве. Уже первый день работы выставки может дать фактические результаты в виде протоколов, договоров и контрактов.

Устроитель обеспечивает сопровождение заказных экскурсий и коллективных посещений, а также организацию приема делегаций и почетных гостей выставки. Помощь журналистам, освещающим работу мероприятия, оказывает пресс-центр выставки, выпускающий пресс-релиз и организующий интервью организаторов для СМИ.

Экспобизнес во время выставки проводит ряд деловых встреч, посвященных развитию сотрудничества, партнерства и взаимодействия. Основные мероприятия заранее согласовываются и включаются в официальный график переговоров, которые, как правило, связаны с расширением выставочных программ, учреждением новых разделов экспозиций и обменом опытом выставочно-ярмарочной деятельности. С организаторами коллективных экспозиций1 экспобизнес проводит обсуждение перспектив коллективного участия в выставке[1] [2]. С представителями выставочных ассоциаций, промышленных союзов и торговых палат устроитель намечает проекты совместных действий, решает вопросы членства в их организациях и/или участия в их работе, обсуждает возможности партнерства.

Незапланированные контакты обусловлены текущими проблемами, например урегулированием с экспонентами взаиморасчетов и взаимозачетов, оказанием помощи в демонтаже стенда и вывозе оборудования и экспонатов, обсуждением возможностей участия в следующих выставках.

Выставочное обслуживание потребителей экспоуслуг. Информационное обслуживание участников возлагается на информационно-справочный центр выставки. Сведения о местоположении офиса дирекции и бухгалтерии, информационного, пресс- и бизнес-центров, конференц-залов и переговорных аудиторий, кафе и ресторанов, гардеробов и автопарковок, туалетных комнат и медпунктов, складских помещений и камер хранения должны быть заранее доведены до участников выставки.

Для обеспечения доступности ряда сопутствующих услуг (экспедиция, услуги флориста, туристическое обслуживание, юридические консультации, медпункт, фотоуслуги и др.) целесообразно создать условия для присутствия на выставке представителей сервисных компаний. При невозможности оказания услуги непосредственно в павильоне следует дать координаты ближайшего сервисного учреждения (обменный пункт, химчистка, парикмахерская и т.п.).

Услуги ксерокопирования, факсимильной связи, доступа в Интернет и т.п. оказывает бизнес-центр выставки. Услугу поиска компаний по товарным группам и по алфавитному списку, консультации по мероприятиям деловой программы, а также все виды информационной поддержки оказывает информационно-справочный центр.

Транспортно-экспедиторское обслуживание и таможенное оформление ввозимых из-за рубежа выставочных грузов обычно возлагается на специализированную стороннюю компанию. Предлагаются услуги по доставке и ответственному хранению выставочных экспонатов, а также погрузочно-разгрузочные услуги.

Проведение торжественных и деловых мероприятий выставки. В середине первого дня работы в торжественной обстановке проходит официальное открытие выставки. Помимо устроителей выставки, в церемонии открытия принимают участие официальные представители администрации города (региона), руководители отраслевых министерств и ведомств, представители профессиональных объединений и общественных организаций. Почетные гости обращаются с приветственным словом к участникам выставки, а по окончании церемонии открытия в сопровождении организатора осматривают экспозицию.

В ходе выставки проводятся различного рода смотры-конкурсы с обязательным награждением наиболее отличившихся экспонентов или лучших образцов продукции, представленных в экспозициях. Проходят конкурсы на лучший рекламный материал, буклет, проспект, а также смотры-конкурсы оформления выставочных стендов и экспозиций. Победители получают дипломы, медали, грамоты, премии и призы, которые вручаются в торжественной обстановке.

Завершение выставки и подведение итогов. Организатор заранее информирует участников о времени закрытия выставки, порядке демонтажа экспозиций, режиме вывоза выставочных грузов и материальных ценностей. Ликвидацию экспозиций и вывоз выставочных образцов экспоненты производят своими силами. По мере выезда экспонентов начинается разборка стендов, демонтаж временных коммуникаций, освобождение павильона от выставочного оборудования. Оставшееся после выставки оборудование, материалы и конструкции, пригодные для восстановления и повторного использования, вывозятся и складируются.

Сразу по завершении выставки организаторы осуществляют:

  • • итоговые расчеты с партнерами, агентами и подрядчиками;
  • • уточнение взаиморасчетов с экспонентами;
  • • систематизацию документации, анализ расходов и доходов, списание затрат;
  • • оценку эффективности и подведение итогов выставки.

В послевыставочный период устроители проводят обработку статистических данных, собранных в ходе мероприятия, рассматривают предложения, разбирают претензии и жалобы участников, осмысливают деятельность всех служб выставки, ищут пути повышения качества экспоуслуг и уровня выставочных программ, формируют предложения по совершенствованию организации работ при подготовке и проведении последующих выставок.

  • [1] Организатор коллективной экспозиции — юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, арендующие выставочные площади для размещения на выставке (ярмарке) коллективной экспозиции, формируемой из ряда экспонентов.
  • [2] Коллективное участие в экспомероприятии — это объединение предприятий по экономикогеографическому принципу (страна, область, город) для совместной работы на выставке вформате единой национальной или региональной экспозиции на специальных условиях арендывыставочного пространства.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >