ПРОЦЕСС ОРГАНИЗАЦИИ В ВЫСТАВОЧНОМ ДЕЛЕ

Достижение целей и выполнение планов невозможны без надлежащей организации работы выставочной компании. Разработка и реализация комплекса организационных мер являются следующими после целепостановки и планирования управленческими задачами. К числу организационных относятся следующие меры:

  • • оптимальное распределение рабочих задач и рациональное разделение труда;
  • • группировка взаимосвязанных видов деятельности;
  • • структурирование и формирование иерархических связей внутри выставочной организации;
  • • регламентация функций и разработка правил;
  • • формирование перечня должностей, установление прав и обязанностей сотрудников;
  • • подбор и расстановка кадров.

Взаимодействия, в которые вступают сотрудники выставочной компании в ходе организационного процесса, образуют организационные отношения.

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ОТНОШЕНИЯ В ВЫСТАВОЧНОЙ КОМПАНИИ: РАЗДЕЛЕНИЕ ТРУДА И ДЕПАРТАМЕНТАЛИЗАЦИЯ, ПОДСИСТЕМЫ И ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

Департаментализация выставочной организации. Разделение труда в производственно-сбытовой подсистеме выставочной организации — это качественное разграничение процесса по производству и сбыту выставочных услуг посредством выделения в нем производственных участков и этапов, ответственность за которые возлагается на разных исполнителей.

Разделение труда приводит к департаментализации выставочной организации, т.е. к выделению нескольких обособленных видов деятельности, эффективное управление которыми возможно лишь при объединении сходных видов работ и передаче их для выполнения специальным группам сотрудников с выделением в них ответственных лиц. Таким образом, в процессе департаментализации официально формируются подразделения, предназначенные для выполнения конкретного набора функций.

Принцип, по которому производится департаментализация, выбирается, сообразуясь с особенностями и масштабом деятельности выставочной организации, а также с учетом имеющихся у нее ресурсов.

Функциональный принцип департаментализации предполагает, что группировка работ производится в соответствии с функциями, закрепленными за конкретными подразделениями. Согласно этому принципу организационная структура формируется исходя из необходимости выполнения ею таких функций, как производство и сбыт выставочных услуг, реклама и маркетинг, развитие выставочных проектов, управление финансами, IT-поддержка. Например, помимо отделения по производству и продажам экспоуслуг в выставочной организации могут создаваться рекламно-информационный отдел, IT-служба, финансовый отдел, группа маркетинга и развития и др.

Главное тут, как и во всяком коммерческом предприятии, чтобы все функциональные подразделения были нацелены на решение основной задачи экспобиз- неса — производство и сбыт выставочных услуг. Конечно, сами по себе важны и реклама, и финансы, и все остальное. Однако все подразделения, в первую очередь, должны работать на то, чтобы выставочные услуги продавались и оказывались.

Территориальный принцип департаментализации характерен для охватывающего обширные географические пространства экспобизнеса, различные подразделения которого (представительства, офисы, отделения, службы) создаются во многих странах и регионах мира.

Продуктовый принцип департаментализации применяется в случае реализации одной выставочной организацией нескольких существенно разных экспопроектов. При этом каждое подразделение организации специализируется на конкретном тематическом направлении. Например, департамент выставок и ярмарок может быть разделен на рабочие группы по числу или типу экспомероприятий и выставочных проектов. Этим достигается конкретизация ответственности, но происходит частичное дублирование функций и рост затрат.

Рыночный принцип департаментализации подразумевает создание подразделений, ориентированных на оказание выставочных услуг определенным категориям экспонентов. Так, например, международный отдел в составе выставочной организации будет заниматься работой только с иностранными клиентами.

Для формирования организационной структуры, отвечающей современным требованиям конкуренции, используют не один, а два или более способов департаментализации выставочной компании. Более того, жесткая департаментализация часто заменяется созданием временных рабочих команд из сотрудников разных подразделений.

Подсистемы выставочной организации. Успешная работа экспобизнеса во многом определяется эффективной и слаженной совместной деятельностью трех подсистем, а именно:

  • • производственно-сбытовой подсистемы, которая состоит из производственносбытовых подразделений, занимающихся продвижением и продажей, созданием и оказанием выставочных услуг;
  • • административной подсистемы (дирекция, бухгалтерия, отдел кадров, юридическая служба), которая осуществляет общее руководство и обслуживание производственно-сбытовой подсистемы;
  • • обеспечивающей подсистемы, отвечающей за инфраструктуру выставочной организации, роль которой сводится к координации работы хозяйственных и других вспомогательных служб.

Производственно-сбытовые подразделения выставочной организации. Характерные для производственно-сбытовых подсистем выставочных организаций подразделения, а также основные направления и области их деятельности перечислены ниже. Дирекция выставок отвечает за подготовку и проведение выставок и ярмарок. Дирекция конгрессов занимается организацией конференций, симпозиумов, круглых столов и прочих деловых и ивент-мероприятий.

Отдел застройки и монтажа управляет работами по возведению экспостендов и художественному оформлению экспозиций.

Отделение маркетинга и рекламы предоставляет следующие услуги:

  • • наружная реклама на территории выставочного центра;
  • • реклама на световых панелях в выставочных залах и в зонах регистрации посетителей;
  • • выделение рекламных мест на фасадах павильонов;
  • • интернет-трансляции выставочно-конгрессных мероприятий;
  • • видеореклама и реклама на плазменных панелях и информационных терминалах;
  • • размещение рекламных баннеров на интернет-сайте выставочной организации и на официальных сайтах выставок.

Кроме того, отделение маркетинга и рекламы предлагает такие услуги:

  • • проведение семинаров и тренингов, посвященных эффективному участию в выставках;
  • • организация заблаговременного on-line-назначения деловых встреч на выставке (система «matchmaking»);
  • • on-line-регистрация посетителей, сопровождаемая рассылкой электронных пригласительных билетов;
  • • организация рассылки экспонентами электронных пригласительных билетов целевым посетителям.

Информационно-издательский отдел, среди функций которого:

  • • выпуск рекламно-информационных материалов;
  • • издание официальных каталогов и путеводителей выставок;
  • • разработка контента для сайтов экспопроектов, а также для корпоративного сайта выставочной организации;
  • • подготовка фото- и видеоматериалов о деятельности выставочной организации.

Международный сектор нацелен на развитие отношений с зарубежными партнерами выставочной организации.

Группа сервиса и протокола:

  • • осуществляет протокольное сопровождение официальных мероприятий;
  • • заботится о расселении иногородних участников;
  • • оказывает визовую поддержку экспонентам — иностранным гражданам;
  • • организует транспортное и экскурсионное обслуживание, встречи и проводы в аэропорту, бронирование авиа и ж/д билетов[1];
  • • обеспечивает услуги гидов-переводчиков.

Служба телекоммуникаций и инженерного обеспечения выставки оказывает услуги связи, выполняет заказы на подачу на экспостенды электроэнергии, воды и сжатого воздуха, проводит электромонтажные и сантехнические работы.

  • [1] Указанные работы могут возлагаться на субподрядчика — компанию — официального туроператора выставок.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >