АРХИВНАЯ ОПИСЬ

Понятие и функции архивной описи

Архивная опись — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Функции описи:

• • информационная, раскрывающая состав и содержание документов;
• • учетная, учитывающая количество дел внутри фонда;
• • классификационная, закрепляющая систематизацию дел внутри фонда в соответствии со структурой фондообразовате- ля или основными направлениями и вопросами его деятельности.

Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя, справочного аппарата. Объектом описания является единица хранения.

Описи составляются:

• • на дела постоянного хранения;
• • дела временного (свыше 10 лет) хранения;
• • дела личного состава;
• • документы на спецносителях;
• • входящие в архив ведомственные и служебные издания.

Правила составления архивной описи

При составлении описи первичным документом является делопроизводственная номенклатура дел. Перед составлением описи необходимо проверить по номенклатуре соответствие заголовка дела находящимся в нем документам, правильность оформления дела, правильность оформления документов в деле.

Правила (основные требования) оформления описи:

• • нумерацию единиц хранения в описи производят по систематизации дел, при этом в случае многотомности дел каждое дело или его том заносится в опись под собственным номером единицы хранения;
• • систематизация единиц хранения в описи должна соответствовать систематизации дел в номенклатуре;
• • описательные статьи описи заполняются в точном соответствии с заголовками включаемых в нее дел;
• • при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками в первой записи указывается полное название дела, все другие однородные дела указываются словами ТО ЖЕ, все остальные их данные в опись вносятся полностью;
• • на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью даже в случае продолжения однородного названия дела;
• • графа описи “примечание” используется для отметки о выбытии или физическом состоянии дела;
• • опись в ведомственном архиве составляется на основе описей структурных подразделений учреждения в соответствии с их значимостью на основе систематизационной структуры единого фонда учреждения;
• • документы за ряд лет, включенные в одно дело, заносятся в опись по дате заведения дела;
• • нумерация дел по описи не должна превышать четырехзначной цифры, крайний номер — 9999;
• • предпочтительна систематизация дел в описи по хронологии, а внутри нее — по структуре учреждения;
• • каждая законченная опись получает свой номер по листу фонда и реестру описей;
• • при составлении описи учреждения на основании описей его структурных подразделений оформляются: 2 экземпляра описи структурного подразделения, 4 экземпляра годовой сводной описи, составляемой в ведомственном архиве, 2 экземпляра описи долговременного (свыше 20 лет) хранения, 3 экземпляра описи личного состава;
• • при составлении описи личного состава (л/с) документы в ней располагаются в такой последовательности: сначала идут приказы по л/с, затем — списки л/с, далее следуют карточки учета л/с, личные дела, лицевые счета и расчетные ведомости по зарплате, трудовые книжки, акты о несчастных случаях;
• • личные дела систематизируются по алфавиту и заносятся в опись по году увольнения владельца;
• • описи постоянного, долговременного хранения и по личному составу хранятся раздельно в соответствии со своими номерами.

Структура составления описи учреждения:

• • годовая структурная опись составляется в структурном подразделении;
• • годовая сводная опись составляется ведомственным архивом;
• • на ее основе в госархиве после передачи туда документов и описи составляется сводная опись учреждения — раздельно постоянного хранения и личного состава.

Опись содержит:

• • титульный лист;
• • оглавление;
• • предисловие;
• • собственно опись;
• • список сокращений;
• • указатели;
• • переводные таблицы;
• • библиографию;
• • терминологический словарь;
• • лист-заверитель.

Титульный лист состоит из полного названия архива, названия фондообразователя, названия фонда, номеров фонда, описи, названия описи, крайних дат, внесенных в опись документов.

В оглавлении перечисляются разделы описи с указанием их листов по валовой нумерации.

В предисловии сообщаются сведения о фондообразователе, фонде, приводится аннотация состава и содержания его документов, состав справочного аппарата к описи.

Основной текст описи содержит ее описательная статья. В ней указываются порядковый номер единицы хранения, единицы учета, делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер, заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения, язык, подлинность/копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности. При наличии особо ценных документов возможно введение в описательную статью их аннотаций.

Список сокращений вводится в случае наличия в описи специфических, присущих только конкретному учреждению, сокращений слов и терминов.

Указатели раскрывают предметные понятия описи с необходимыми пояснениями и указанием единиц хранения. Возможны предметный, именной, географический, хронологический, другие указатели. В зависимости от необходимости они могут быть глухие или аннотированные.

Переводные таблицы используются при переработке описи для перевода новых номеров единиц хранения на старые. В них параллельно указываются номера новой и старой описи для облегчения работы с новой описью.

Библиография определяет степень использования документов фонда, сообщая сведения об их публикациях, упоминании их в печатных и непечатных материалах, в том числе научносправочном аппарате.

Терминологический словарь вводится в случае специальных для фондообразователя терминов, упоминающихся в описи и содержащихся в ней документах.

Лист-заверитель сообщает суммарные сведения описи, число ее пронумерованных листов, количество находящихся в ней единиц хранения от первого до последнего их номера, изменения в составе описи. Лист-заверитель подписывается составителем описи. При внутренних изменениях в описи он фиксирует эти изменения.