СИСТЕМА АРХИВНЫХ КАТАЛОГОВ
Понятие архивного каталога
Архивный каталог — межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам, темам, отраслям, расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива.
Порядок каталогизации архивных документов
Каталогизация архивных документов — совокупность работ по подготовке, созданию, ведению каталогов, которая состоит:
- • из определения вида каталога;
- • разработки схемы классификации в нем документной информации;
- • выявления и отбора документной информации для каталогизации;
- • описания документной информации на каталожных карточках;
- • индексирования каталожных карточек;
- • систематизации карточек и ведения каталога.
При каталогизации осуществляется дифференцированный подход:
- • определяется очередность выбора архивных фондов и их структурных частей по степени их значимости;
- • отбираются необходимые дела, документы, сведения из них;
- • в зависимости от формирующегося каталога применяются различные приемы описания документной информации.
При определении вида каталога учитываются:
- • уровень и профиль архива;
- • структура, состав, содержание, степень разработанности фондов;
- • интенсивность и задачи использования документов;
- • наличие и качество других архивных справочников;
- • кадровые и материально-технические возможности архива.
Каталог должен наиболее полно отражать документный состав архива, служить ключом к поиску наиболее востребованных документов. В основе архивной картотеки может лежать делопроизводственная картотека, подвергшаяся в архиве переработке с целью разделения ее на картотеки постоянных, долговременных (свыше 10 лет), кратковременных (до 10 лет) дел и документов личного состава.
Каталоги могут строиться на основе логической или алфавитной структуры. К первым относятся систематические, тематические, хронологические, ко вторым — предметные: именной и географический.
Наиболее распространенными видами каталогов являются:
- • систематический — по отраслям знаний и практической деятельности общества;
- • тематический - по темам, подтемам, рубрикам, подрубрикам;
- • по истории учреждений — по отраслям, подведомственности, типам учреждений в алфавитном порядке;
- • по истории административно-территориального деления —- по видам административно-территориальных единиц, а внутри них — по алфавиту наименований;
- • хронологический — по хронологии событий либо по датировке документов, либо по времени освещаемых событий;
- • именной — по алфавиту лиц, упоминаемых в документах, либо по авторам документов;
- • географический — по алфавиту географических и топографических объектов;
- • ведомственный по личному составу — данные о трудовом стаже, зарплате, других показателях для начисления пенсий, при передаче в архив может использоваться для составления именного каталога;
- • названий фондов — при большом количестве фондов может использоваться для первичного знакомства с фондами, их названиями, номерами, крайними датами.
