Виды архивных каталогов

Все каталоги объединяются в единую архивную систему каталогов. При их классификации можно использовать Схему единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР.

В международной документалистике приняты:

  • • универсальная десятичная классификация;
  • • классификация при помощи двоеточия.

Выбор схемы классификации определяется составом документов архива и задачами их использования. Они взаимосвязаны системой отсылок, в которую входят полные отсылки (от понятия без индекса к понятию с индексом) и частичные отсылки (дополняющие) для связи родственных понятий. Возможен переход от внутри- к межархивным каталогам, более полно отражающим состав архивной документации по той или иной проблеме, тому или иному вопросу.

Вживление и отбор документной информации для каталогизации происходит как при тематической разработке архивных фондов, так и при попутной каталогизации, связанной с другими видами работ по выявлению и описанию документов. Выявленная информация описывается на каталожных карточках на уровне подокументного, поединичного, группового описания. При подокументном описании сообщается информация об одном документе, при поединичном — о единице хранения, при групповом — связанной между собой тематически, логически, хронологически группе единиц хранения или документов.

В результате возможно описание на уровне части документа, документа, группы документов, единицы хранения, группы единиц хранения.

Каталожная карточка включает следующие атрибуты:

  • • индекс классификационного деления;
  • • наименование рубрики и подрубрики;
  • • обозначение даты и места события;
  • • информационные сведения (описание содержания);
  • • название архива;
  • • название фонда;
  • • архивный шифр документа (номер фонда, описи, единицы хранения, листа);
  • • язык;
  • • способ воспроизведения;
  • • фамилию составителя;
  • • дату составления;
  • • в отдельных случаях на оборотной стороне карточки может помещаться аннотация.

Архивные каталоги постоянно пополняются новыми данными. Одной из связанных с ними работ является ведение каталога, которое включает:

  • • научно-методическое обеспечение работы;
  • • индексирование карточек;
  • • систематизацию их по индексам и рубрикам;
  • • составление отсылочного аппарата к каталогу;
  • • усовершенствование каталога;
  • • ведение учетных форм работы по каталогизации и использованию каталогов.

Включаемые в каталог карточки должны быть индексированы, на них должен проставляться индекс — условное обозначение, элемент языка, букв, цифр, условных знаков, целью которого является передача содержания информации, зафиксированной в документах, закрепление места делений в классификационной схеме и определение связи между этими делениями.

Индексы могут быть:

  • • буквенными;
  • • цифровыми;
  • • комбинированными.

Они служат для определения места карточек в каталоге. Систематизация их проводится в соответствии с индексами в порядке расположения букв и цифр.

Постоянное усовершенствование каталогов включает в себя совершенствование схемы классификации, проверку их содержания и оформления, совершенствование описаний.

В результате каталоги должны быть вторым, после описи, по значимости архивным справочником.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >