Описание на уровне фонда, единицы хранения документа
Описание на уровне фонда включает:
- • название фонда;
- • справочные данные;
- • поисковые данные, характеристику фонда;
- • информацию по истории фондообразователя и фонда;
- • аннотацию;
- • библиографию;
- • условия доступа и использования.
Описание на уровне единицы хранения предполагает:
- • название фонда;
- • название структурной части фондообразователя;
- • справочные данные;
- • вид носителя информации;
- • условия доступа и использования;
- • заголовок, в необходимых случаях — с аннотацией.
Описание на уровне документа включает:
- • заголовок —- вид документа, автор, адресат, вопрос или предмет, событие, факт, имя, определяющие содержание документа, местность, дата;
- • справочные данные -— поисковые данные;
- • вид носителя информации;
- • условия доступа и использования.
Заголовок, название фонда, единицы хранения, документа должны быть краткими, точными, грамотными.
В простом заголовке должны быть отражены:
- • вид дела, вид, разновидность документа;
- • автор;
- • корреспондент;
- • предмет, вопрос;
- • местность;
- • дата;
- • подлинность, копийность.
Возможны обобщенные и сложные заголовки, составленные из элементов простых заголовков.
При описании дел и документов личного происхождения учитываются следующие информационные характеристики:
- • фамилия, имя, отчество фондообразователя;
- • заголовок дела;
- • крайние даты документов;
- • количество листов;
- • архивный шифр.
При описании можно составлять первичные описательные карточки, на основании которых в дальнейшем может вестись вся работа по созданию научно-справочного аппарата архива.
