Описание на уровне фонда, единицы хранения документа

Описание на уровне фонда включает:

  • • название фонда;
  • • справочные данные;
  • • поисковые данные, характеристику фонда;
  • • информацию по истории фондообразователя и фонда;
  • • аннотацию;
  • • библиографию;
  • • условия доступа и использования.

Описание на уровне единицы хранения предполагает:

  • • название фонда;
  • • название структурной части фондообразователя;
  • • справочные данные;
  • • вид носителя информации;
  • • условия доступа и использования;
  • • заголовок, в необходимых случаях — с аннотацией.

Описание на уровне документа включает:

  • • заголовок —- вид документа, автор, адресат, вопрос или предмет, событие, факт, имя, определяющие содержание документа, местность, дата;
  • • справочные данные -— поисковые данные;
  • • вид носителя информации;
  • • условия доступа и использования.

Заголовок, название фонда, единицы хранения, документа должны быть краткими, точными, грамотными.

В простом заголовке должны быть отражены:

  • • вид дела, вид, разновидность документа;
  • • автор;
  • • корреспондент;
  • • предмет, вопрос;
  • • местность;
  • • дата;
  • • подлинность, копийность.

Возможны обобщенные и сложные заголовки, составленные из элементов простых заголовков.

При описании дел и документов личного происхождения учитываются следующие информационные характеристики:

  • • фамилия, имя, отчество фондообразователя;
  • • заголовок дела;
  • • крайние даты документов;
  • • количество листов;
  • • архивный шифр.

При описании можно составлять первичные описательные карточки, на основании которых в дальнейшем может вестись вся работа по созданию научно-справочного аппарата архива.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >