ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ
Понятие режима хранения документов
Обеспечение сохранности документов в архивах предполагает систему мероприятий, включающую рациональное размещение документов, контроль за их движением, физико-химическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению, создание условий, исключающих их утрату.
Режим хранения документов предполагает соблюдение:
- • температурно-влажностного режима;
- • светового режима;
- • санитарно-гигиенического режима;
- • охранного режима.
Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:
- • строительством, реконструкцией, ремонтом помещений архива;
- • оборудованием архивохранилищ средствами пожаротушения, охраны, сигнализации;
- • применением технических средств для создания нормативных условий температурно-влажностного, светового, санитарно- гигиенического, охранного режимов;
- • применением специальных средств хранения и перемещения документов.
Требования к зданиям и помещениям архива
Требования к зданиям и помещениям архива:
- • архив располагается в специально построенном здании или отдельных помещениях здания, принятых под него специальной экспертной комиссией, в которую должны входить представители архива, пожарных, охранных, санитарных служб, по акту приемки помещений или здания;
- • не допускается прием в эксплуатацию зданий или помещений, в которых возможно нарушение режима хранения документов;
- • архив должен быть оборудован средствами охранной сигнализации и защищен решетками на окнах нижних этажей;
- • архив должен состоять из ряда помещений, обязательными среди которых являются отдельные архивохранилища для разных видов документов, помещений для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними, читальный зал, рабочая комната сотрудников, в госархи- вах к ним прибавляется еще ряд функциональных помещений;
- • хранилища документов должны размещаться в изолированных помещениях с железными или оббитыми железом дверями и распашными решетками на окнах;
- • в хранилищах не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, газопроводов, открытых систем электропроводки;
- • отделка и оборудование хранилищ не должны собирать пыль, должны быть хорошо проветриваемыми;
- • в оптимальном варианте окна хранилищ должны выходить на северную сторону с целью защиты их от открытых солнечных лучей;
- • хранилища должны быть безопасными в пожарном отношении, иметь внутреннюю сигнализацию и запасный выход;
- • в нерабочее время двери хранилищ и решетки на их окнах пломбируются или опечатываются, печать, пломбир, ключи должны храниться у ответственного лица;
- • в хранилищах запрещается курить, использовать электронагревательные приборы, легковоспламеняющиеся и взрывоопасные вещества, хранить пищевые продукты:
- • посторонние лица в архивохранилища не допускаются.
