ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ
Задачи проверки документов в архиве
Проверка наличия и состояния дел — установление соответствия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, выявление документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.
В ходе проверки осуществляется:
- • установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;
- • выявление и устранение недостатков в учете документов;
- • выявление отсутствующих документов и организация их розыска;
- • выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.
Проверка проводится не реже чем один раз в 5 лет, а в ведомственных архивах — перед передачей документов на госхранение. В особых случаях дела перемещаются в другое помещение: при чрезвычайных ситуациях, смене руководителя архива, ликвидации или реорганизации архива и проводятся разовые проверки.
Порядок проведения проверки
Проверка производится специальной комиссией, созданной приказом руководителя архива или учреждения. Сначала проводится изучение материалов предыдущих проверок и выверка правильности учетных документов, включающая установление их полноты, уточнение нумерации единиц хранения во всех учетных документах, изучение правильности составления их итоговых записей.
При проверке необходимо:
- • соблюдать порядок расположения документов на стеллажах, в коробках, папках,связках;
- • подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела;
- • изымать из фонда неправильно подложенные дела других фондов;
- • изымать не внесенные в опись дела фонда, помещая их отдельно вслед за учтенными делами с целью последующей архивной обработки;
- • составлять на каждое необнаруженное дело карточку учета необнаруженного дела для последующего ее включения в картотеку необнаруженных дел;
- • изымать и изолировать дела с биолого-техническими повреждениями;
- • при выявлении в описи свободных, пропущенных, литерных, повторных номеров, не учтенных в итоговой записи, опись пересоставляется в соответствии с реальным содержанием дел;
- • внесение во время проверки изменений в учетную документацию запрещается, все изменения вносятся после окончания проверки.
Во время проверки:
- • производится поединичная сверка дел с записью их в описи (при этом необходимо, чтобы запись в описи соответствовала записи на обложке дела для выявления идентичности названия фондообразователя, номера фонда, описи, дела, заголовка дела, его даты, количества листов, архивного шифра);
- • устанавливается количество дел по описи и в наличии, в том числе неописанных, качество итоговых записей, наличие дел, относящихся к другим фондам, количество дел, нуждающихся в реставрации, количество неисправимо поврежденных дел, количество дел, ошибочно внесенных в опись;
- • дела, выданные потребителям, проверяются на общих основаниях по картам-заместителям дел и книгам выдачи документов из хранилищ и считаются имеющимися в наличии;
- • на каждую опись каждого фонда составляются листы проверки наличия, в которые вносятся все обнаруженные недостатки, они подписываются проверяющими, нумеруются, по окончании проверки вносятся в дело фонда;
- • на основании листов проверки составляется акт проверки наличия и состояния документов, который также подписывается проверяющими и вносится в дело фонда;
- • после проверки дел по описи в конце нее ставится отметка ПРОВЕРЕНО, дата проверки, подпись проводившего проверку сотрудника, если обнаруживается несоответствие нумерации дел итоговой записи описи, исчезновение дел, появление дел, не учтенных в описи, итоговая запись описи пересоставляется с отметкой об этом в листе и акте проверки;
- • биолого-техническое состояние дел определяется визуально в ходе проверки.
Проверка считается завершенной после внесения изменений, выявленных во время нее, во все учетные документы.
В случае обнаружения отсутствия дел организуется их розыск.
Для проведения эффективного розыска необходимо:
- • изучить все учетные документы по выдаче дел из хранилищ;
- • организовать розыск необнаруженных при проверке дел как в архиве, так и в других структурных подразделениях, организациях;
- • провести целевые проверки документов отдельных фондов, их частей и групп единиц хранения, в которые могли подложить исчезнувшее дело;
- • изучить дело фонда с целью выявления возможных записей о движении исчезнувшего дела.
Розыск продолжается в течение года. При обнаружении дела оно подкладывается на свое место. В картотеке необнаруженных дел делается пометка о его обнаружении. Дела, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета.
Документами, подтверждающими отсутствие дел, являются:
- • акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;
- • акты о выделении документов к уничтожению;
- • акты о неисправимых повреждениях дел;
- • акты о передаче дел в другие архивы и организации.
Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются из описей и других учетных документов. В картотеке необнаруженных дел делается отметка о снятии их с учета.