ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ

Задачи проверки документов в архиве

Проверка наличия и состояния дел — установление соответствия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, выявление документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.

В ходе проверки осуществляется:

• • установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;
• • выявление и устранение недостатков в учете документов;
• • выявление отсутствующих документов и организация их розыска;
• • выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.

Проверка проводится не реже чем один раз в 5 лет, а в ведомственных архивах — перед передачей документов на госхранение. В особых случаях дела перемещаются в другое помещение: при чрезвычайных ситуациях, смене руководителя архива, ликвидации или реорганизации архива и проводятся разовые проверки.

Порядок проведения проверки

Проверка производится специальной комиссией, созданной приказом руководителя архива или учреждения. Сначала проводится изучение материалов предыдущих проверок и выверка правильности учетных документов, включающая установление их полноты, уточнение нумерации единиц хранения во всех учетных документах, изучение правильности составления их итоговых записей.

При проверке необходимо:

• • соблюдать порядок расположения документов на стеллажах, в коробках, папках,связках;
• • подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела;
• • изымать из фонда неправильно подложенные дела других фондов;
• • изымать не внесенные в опись дела фонда, помещая их отдельно вслед за учтенными делами с целью последующей архивной обработки;
• • составлять на каждое необнаруженное дело карточку учета необнаруженного дела для последующего ее включения в картотеку необнаруженных дел;
• • изымать и изолировать дела с биолого-техническими повреждениями;
• • при выявлении в описи свободных, пропущенных, литерных, повторных номеров, не учтенных в итоговой записи, опись пересоставляется в соответствии с реальным содержанием дел;
• • внесение во время проверки изменений в учетную документацию запрещается, все изменения вносятся после окончания проверки.

Во время проверки:

• • производится поединичная сверка дел с записью их в описи (при этом необходимо, чтобы запись в описи соответствовала записи на обложке дела для выявления идентичности названия фондообразователя, номера фонда, описи, дела, заголовка дела, его даты, количества листов, архивного шифра);
• • устанавливается количество дел по описи и в наличии, в том числе неописанных, качество итоговых записей, наличие дел, относящихся к другим фондам, количество дел, нуждающихся в реставрации, количество неисправимо поврежденных дел, количество дел, ошибочно внесенных в опись;
• • дела, выданные потребителям, проверяются на общих основаниях по картам-заместителям дел и книгам выдачи документов из хранилищ и считаются имеющимися в наличии;
• • на каждую опись каждого фонда составляются листы проверки наличия, в которые вносятся все обнаруженные недостатки, они подписываются проверяющими, нумеруются, по окончании проверки вносятся в дело фонда;
• • на основании листов проверки составляется акт проверки наличия и состояния документов, который также подписывается проверяющими и вносится в дело фонда;
• • после проверки дел по описи в конце нее ставится отметка ПРОВЕРЕНО, дата проверки, подпись проводившего проверку сотрудника, если обнаруживается несоответствие нумерации дел итоговой записи описи, исчезновение дел, появление дел, не учтенных в описи, итоговая запись описи пересоставляется с отметкой об этом в листе и акте проверки;
• • биолого-техническое состояние дел определяется визуально в ходе проверки.

Проверка считается завершенной после внесения изменений, выявленных во время нее, во все учетные документы.

В случае обнаружения отсутствия дел организуется их розыск.

Для проведения эффективного розыска необходимо:

• • изучить все учетные документы по выдаче дел из хранилищ;
• • организовать розыск необнаруженных при проверке дел как в архиве, так и в других структурных подразделениях, организациях;
• • провести целевые проверки документов отдельных фондов, их частей и групп единиц хранения, в которые могли подложить исчезнувшее дело;
• • изучить дело фонда с целью выявления возможных записей о движении исчезнувшего дела.

Розыск продолжается в течение года. При обнаружении дела оно подкладывается на свое место. В картотеке необнаруженных дел делается пометка о его обнаружении. Дела, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета.

Документами, подтверждающими отсутствие дел, являются:

• • акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;
• • акты о выделении документов к уничтожению;
• • акты о неисправимых повреждениях дел;
• • акты о передаче дел в другие архивы и организации.

Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются из описей и других учетных документов. В картотеке необнаруженных дел делается отметка о снятии их с учета.