Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Бухучет и аудит arrow Аудит

Аудит расчетов с подотчетными лицами

В практике работы предприятий наличные деньги из кассы выдаются подотчетным лицам, как правило, на командировочные расходы и хозяйственно-операционные расходы, которые обычно не могут быть оплачены безналичными перечислениями. Это, например, расходы, связанные с приобретением запасных частей, канцелярских принадлежностей и других предметов, оплата ремонта компьютеров, множительной и другой техники, а также представительские расходы.

Поскольку данные операции связаны с выдачей из кассы наличных денег под отчет, этот раздел принято проверять сплошным способом.

В ходе аудиторской проверки во-первых, необходимо установить наличие дебиторской задолженности по подотчетным суммам и причины ее образования. Во-вторых, проверить, какие меры принимались учетно-финансовой службой предприятия по своевременному ее погашению. В-третьих, выяснить, соблюдались ли правила выдачи наличных денег в подотчет работникам предприятия, установленные учетной политикой предприятия.

При проверке учета расчетов с подотчетными лицами аудитору нужно уяснить, установлен ли на предприятии круг лиц, которым предоставлено право получать деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы. Такое право может быть отражено в учетной политике предприятия либо в приказе руководителя предприятия.

При проверке расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам следует иметь в виду, что деньги на эти расходы должны выдаваться на основании приказа или распоряжения руководителя предприятия о направлении работника в командировку. Нужно обращать внимание на то, чтобы в приказе и в командировочном удостоверении указывалась цель командировки. Кроме того, в командировочном удостоверении должны быть отметки, подтверждающие нахождение командированного работника в той организации, куда он был направлен.

При проверке авансовых отчетов следует иметь в виду, что каждая сумма расходов должна быть подтверждена оправдательными документами. Не должны приниматься к учету товарные чеки, счета или накладные без приложения к ним чека кассового аппарата или квитанции приходного кассового ордера. При обнаружении подобных нарушений, несоответствий такие суммы не принимаются к учету со всеми вытекающими последствиями, т. е. снимаются из состава затрат при налогообложении.

Следует помнить также, что в учете затраты, по которым утверждены в установленном порядке нормы и нормативы (по расходам на служебные командировки, представительским расходам и др.), списываются на издержки производства (обращения) по фактически произведенным расходам. Для целей же налогообложения произведенные затраты корректируются с учетом установленных нормативов, т. е. при составлении расчета по налогу на доходы физических лиц налоговая база должна быть увеличена на сумму расходов, списанных на издержки производства (обращения) сверх установленных норм и нормативов.

С превышающих нормативы сумм удерживается налог на доходы физических лиц (НДФЛ) по принятой в настоящее время ставке.

НДС выделяется в учете в том случае, если он выделен в подтверждающих документах.

Проверку расчетов с подотчетными лицами по загранкомандировкам нужно осуществлять с учетом соблюдения предприятием следующих условий: во-первых, направление работника в загранкомандировку должно быть оформлено приказом руководителя предприятия с указанием страны пребывания, срока и цели командировки; во-вторых, при предоставлении в месте загранкомандировки бесплатного жилого помещения выплата валютных средств на эти цели не производится.

За время пребывания в загранкомандировке работнику возмещаются расходы по проезду и провозу багажа, проживанию в гостинице, получению загранпаспорта и оформлению виз, комиссионные по обмену валюты в банке, а также выплачиваются суточные.

Включение представительских расходов в издержки производства (обращения) осуществляется в пределах смет предприятия и только при наличии оправдательных первичных документов с указанием даты, места и программы проведения деловой встречи, а также приглашенных лиц и участников со стороны предприятия.

Методика проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами, так же как и других расчетов, заключается в следующем: составляются программа проверки, в которой отражаются все вопросы аудиторской проверки, а также аудиторские документы с анализом выявленных нарушений и аудиторский отчет.

На первом этапе проверки аудитор должен изучить следующие документы:

  • 1) приказ об учетной политике предприятия в части установления сроков, на которые выдаются авансы, и периодичности сроков проведения инвентаризации расчетов;
  • 2) приказ об установлении круга лиц, которым предоставлено право получать деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы;
  • 3) журнал учета работников, выбывающих в командировки.

Источниками информации служат названные документы.

На данном этапе аудитор также устанавливает объем и состав

документов, подлежащих проверке.

На втором, основном этапе проверки изучаются следующие вопросы:

  • 1) соответствие показателей бухгалтерской отчетности показателям регистров бухгалтерского учета;
  • 2) соответствие синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами;
  • 3) правильность оформления первичных документов;
  • 4) обоснованность предъявления бюджету к зачету НДС по командировочным расходам, учтенным по нормам и нормативам, а также НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям, оплаченным работам и услугам за наличный расчет через подотчетных лиц;
  • 5) правильность отнесения на издержки производства операционно-хозяйственных расходов, осуществленных из подотчетных сумм;
  • 6) правильность отнесения на издержки производства расходов по командировкам, в том числе ведение раздельного аналитического учета расходов по нормам и сверхнормативных расходов;
  • 7) правомерность включения в совокупный доход работников для целей налогообложения сумм сверхнормативных расходов по оплате счетов гостиниц и сверхнормативной оплаты суточных;
  • 8) соблюдение установленных сроков отчета о полученных в подотчет суммах;
  • 9) своевременность возврата неизрасходованных подотчетных сумм;
  • 10) полнота оприходования материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет через подотчетных лиц;
  • 11) правильность корреспонденции счетов;
  • 12) целесообразность расходования подотчетных сумм;
  • 13) правильность проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами;
  • 14) наличие (отсутствие) визы руководителя предприятия или другого уполномоченного лица, утверждающего авансовые отчеты;
  • 15) правомерность получения в банке валюты на командировочные расходы, своевременность и полнота ее оприходования и выдачи в подотчет;
  • 16) своевременность и полнота возврата неизрасходованной валюты в кассу предприятия и ее зачисления на текущий валютный счет;
  • 17) правильность ведения учета расчетов с подотчетными лицами в валюте и в рублях по загранкомандировкам;
  • 18) выдача денег (если таковая имела место) под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия, без соответствующего основания, и т. п.

Источниками информации на втором этапе проверки являются регистры синтетического и аналитического учета по расчетам с подотчетными лицами; результаты инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности по подотчетным суммам; приказы (распоряжения) руководителя предприятия о проведении инвентаризации подотчетных сумм и о составе комиссии; акт инвентаризации расчетов с подотчетными лицами; авансовые отчеты с приложенными к ним оправдательными документами; журнал регистрации авансовых отчетов; приходные и расходные кассовые ордера; приказы (распоряжения) руководителя предприятия о направлении работника в командировку; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов и др.

На третьем этапе, как правило, проводятся анализ и обработка данных рабочих документов аудитора и составляется аудиторский отчет по результатам проверки расчетов с подотчетными лицами.

По таким важным вопросам, которые могут повлиять на величину НДС, подлежащего уплате в бюджет, как вопросы, связанные с формированием себестоимости продукции (работ, услуг) для целей бухгалтерского учета и налогообложения, правильностью удержания НДФЛ с физических лиц, а также валютным регулированием и контролем по загранкомандировкам, аудитору по согласованию с руководителем группы следует составлять служебные записки по результатам проверки.

Итогом этого этапа является вся рабочая документация аудитора с результатами анализа выявленных нарушений и влияния их на достоверность бухгалтерской отчетности и налогообложение. На этом этапе формируется пакет документов аудитора и вместе с аудиторским отчетом по результатам проверки расчетов с подотчетными лицами передается руководителю группы.

Типичными ошибками, выявляемыми аудитором в процессе проверки учета расчетов с подотчетными лицами, являются следующие:

  • • нарушение порядка выдачи подотчетных сумм;
  • • отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норматива для целей удержания НДФЛ;
  • • неправильный расчет командировочных расходов по загранкомандировкам (без учета требований нормативных документов);
  • • необоснованное включение в производственные затраты сумм представительских расходов (при отсутствии утвержденных смет на представительские расходы).
 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ ОРИГИНАЛ   След >
 

Популярные страницы