Визитные картонки

Визитные карточки все больше становятся у нас необходимым элементом деловых отношений. Употребление визитных карточек имеет свою историю. В дореволюционной России визитные карточки были весьма распространены. Прежде всего, они были своеобразным свидетельством визита. Так, например, делая прощальный или “просительный” визит, извещая о своем возвращении, принося благодарность и т. д., необходимо было являться с визитом лично, и в случае отсутствия хозяев оставлялась карточка. Практичны и удобны были визитные карточки, имеющие на 4-х углах начальные буквы различных случаев, которые могли быть причиной посещения. Например, “п” — означало поздравление; “о” — отъезд и, следовательно, прощальный визит; “ж” — желание осведомиться о состоянии здоровья; “в” — возвращение из длительной поездки. Загибался угол, где находилась буква, означающая цель визита.

Обмен визитными карточками в настоящее время является обязательным атрибутом первой встречи с деловым партнером. В этикете бизнеса они играют огромную роль, особенно в Японии, Китае, Корее, Гонконге, и в большинстве случаев заменяют любой документ, в том числе удостоверение личности.

Размер и шрифт визитной карточки строго не регламентируются, они зависят от местной практики и вкуса владельца. Наиболее распространены размеры 70 х 95 или 50 х 90 мм. Визитки могут быть официальными (для делового общения), личными и семейными. Тип визитки определяет ее содержание, информация может быть более или менее полной.

Используемые российскими деловыми людьми визитные карточки должны быть отпечатаны на русском языке, вторая сторона визитных карточек должна оставаться свободной для возможности делать на ней какие-либо записи. Если вы работаете с иностранными деловыми партнерами, то у вас должен быть отдельно напечатанный комплект визитных карточек на английском языке. В визитной карточке надо максимально доступно для иностранцев указать:

  • • не только свою должность (не просто “заместитель директора”, а “заместитель директора по финансовым вопросам”);
  • • реальную сферу интересов, полномочия;
  • • почтовый адрес фирмы;
  • • номера телефона, телефакса, а также телефон секретаря;
  • • электронный адрес фирмы (электронная почта).

Обмен визитными карточками ведется строго по ранжиру, начиная с самых высокопоставленных членов делегации. Поэтому заранее договоритесь с сопровождающими переводчиками, чтобы они незаметно показали боссов, иначе можно попасть впросак. Такая задача облегчается при визите за рубеж, поскольку, согласно этикету, первыми должны вручать свои визитные карточки хозяева. Этим правилам особенно строго следуют японцы и корейцы.

Карточку полагается передавать партнеру так, чтобы он мог сразу прочитать ее вслух. При этом следует вслух произнести свою фамилию, чтобы иностранец мог более или менее ее усвоить.

Американцы, как правило, сразу предлагают называть друг друга по именам, как у них принято. Но если перенести этот способ общения на церемонных азиатских бизнесменов, это может серьезно повредить переговорам. Лучше называть японца по фамилии, добавляя к ней “сан” — господин, а китайцев и корейцев — “мистер Ван” или “мистер Пак”. Однако и в этом регионе есть исключения. Например, тай- ландцы предпочитают, чтобы их называли по именам. В Австралии даже высокопоставленные лица требуют, чтобы их именовали запросто Дик или Боб.

Вручать визитную карточку необходимо обеими руками или только правой рукой. При этом вручающий и принимающий обмениваются легкими поклонами. Приняв визитную карточку, нужно вслух прочитать имя партнера, уяснить его должность и положение. Нельзя просто мельком взглянуть на визитную карточку, это демонстрирует неуважение к ее хозяину.

Во время переговоров следует положить визитные карточки перед собой, расположив их в том же порядке, в каком сидят партнеры.

Бизнесмену рекомендуется всегда иметь при себе не менее десяти своих визитных карточек.

Наличие визитной карточки у сотрудников фирмы помогает общению с партнерами в соответствии с общепринятыми международными нормами делового этикета. Вы будете нелепо выглядеть, когда в ответ на визитную карточку начнете разыскивать листок бумаги для того, чтобы записать свой телефон или просто продиктуете его устно.

Визитные карточки не должны быть экстравагантными и броско кричащими, не должны иметь золотые обрезы, не должны иметь темный фон, а также цветной шрифт — только черный.

Визитная карточка представляет собой “портрет” конкретной личности, так что обращаться с нею надлежит очень аккуратно. Не держите карточки в мягком бумажнике в заднем кармане брюк; заведите для них специальный альбомчик и носите его в нагрудном кармане или во внутреннем кармане верхней одежды. Женщины могут положить его в сумочку.

Всегда почтительно обходитесь с карточками, не чистите ими ногти и не ковыряйте в зубах. Иногда приходится это наблюдать, например, среди американцев.

Гости рассаживаются только после того, когда свое место займет хозяин, и ждут от него первых слов.

Практика показывает, что даже к случайным, второстепенным переговорам стоит хорошо изучить всю имеющуюся в распоряжении информацию, которая может даже косвенно пригодиться в процессе беседы о предполагаемых проблемах. Опытные менеджеры знают не только текущую конъюнктуру своих партнеров, но и поведение их фирмы на рынке в течение последних месяцев или лет и всегда используют подходящий случай, чтобы в процессе общения получить дополнительные сведения. Конечно, это требует больших усилий, знаний и времени, но именно этот труд определяет конечный результат успешной деятельности предпринимателя.

Важно знать, что при выборе российского партнера зарубежные предприниматели тщательно его изучают.

В частности, при оценке имиджа учитывается то, насколько российский партнер известен на внутреннем рынке, поэтому необходимо прежде освоить свой внутренний рынок и зарекомендовать себя с лучшей стороны. Не следует рассчитывать на то, что только один общий интерес к расширению деловых связей с Россией может побудить иностранного партнера пойти на заключение сделки с никому не известным российским предпринимателем.

Общим для западных предпринимателей является конкретный характер ведения переговоров. На опытного бизнесмена не производят впечатления хитроумные планы, многообещающие, но не вполне ясные предложения и перспективы. Главный критерий принятия решения — прибыль, возможность ее получения в наиболее короткие сроки. Все расчеты ведутся снизу, т. е. по месту возникновения затрат: арендная плата, плата за телефон, расходы на делопроизводство и т. д.

Если в ходе переговоров вы почувствовали создавшуюся напряженность или недопонимание, то постарайтесь найти удобный повод для восстановления согласия и снятия напряжения. В это время хозяину хорошо бы предложить гостям по чашке чая или кофе. Это вполне нормально, потому что во время встречи принято угощать гостей и без повода, а просто для выражения им своего расположения и внимания. Эта пауза уже сама по себе способна снять возникшее напряжение и внести разрядку. У опытных предпринимателей на такой случай в запасе всегда есть особый арсенал шуток.

Инициатива окончания любой беседы всегда остается за гостем, но, расставаясь, обе стороны должны помнить о взятых на себя в ходе переговоров обязательствах, т. е. к какому сроку вы договорились реализовать ту или иную инициативу, отправить документы или проанализировать предложения.

Неотъемлемой частью деловых переговоров, в том числе с иностранными партнерами, является посещение ресторанов и другие мероприятия культурной программы.

В некоторых странах, например в Японии, отсутствие приглашений на подобные мероприятия даже может служить сигналом того, что сделка, скорее всего, не состоится, и что хозяева прозрачно намекают на отсутствие интереса к продолжению контактов. Если же приглашение состоялось, то обычно все расходы несет принимающая сторона или та, которая выступает инициатором сделки. Не следует злоупотреблять “бесплатными” приглашениями. Непреложным правилом деловых отношений в рыночных условиях является: делить все расходы поровну. Поэтому если вы у себя на Родине не в состоянии оказать партнеру такие же знаки внимания, какие были оказаны вам, то лучше тактично отказаться от участия в предлагаемых вам мероприятиях.

Самое деликатное в деловых отношениях — вопрос о подарках, которые, как и речь, являются средством общения.

Нельзя забывать о немаловажной мелочи — сувенирах для партнеров, особенно при переговорах с азиатскими бизнесменами, которые исповедуют почти религиозный культ подарков.

Следует даже для встреч с американцами или западноевропейцами заготовить какие-либо дары на случай приема у руководства фирм.

Однако следует отметить, что обмен подарками между деловыми людьми на Западе распространен не так широко, как в России, поэтому к дарению следует отнестись с осторожностью. Многое зависит от взаимопонимания, личных качеств и интересов друг друга. Если вы знаете партнера достаточно хорошо и ваш подарок соответствует его интересам и вкусам, то он, как правило, воспринимается с искренней благодарностью.

Если же вы встречаетесь с партнером впервые, то не следует торопиться с подарком, особенно дорогим. В противном случае реакция может быть противоположной той, на которую вы рассчитываете. Так, подарок может быть расценен как:

  • • выражение вашей зависимости от партнера;
  • • свидетельство того, что вы хотите чего-то добиться от него;
  • • знак того, что даримая вещь вам просто не нужна.

Поэтому дарение требует большого такта и вкуса. Общих правил для всех случаев жизни здесь не существует. Однако чаще всего принято, что во время первой встречи подарки вручают хозяева, а не гости. Поэтому нужно обязательно преподнести что-либо прибывшему к вам зарубежному представителю в знак того, что его рассматривают как почетного клиента и рассчитывают на длительные отношения. Российские бизнесмены почему-то считают, что подарки должны делать им “богатые иностранцы”. При последующих встречах обмен подарками становится обязательным.

Подарки следует дарить строго по рангам. Нежелательно дарить руководителю и членам делегации одинаковые подарки. Это будет расценено как оскорбление. Особенно чувствительны к нарушениям субординации японцы, корейцы, китайцы (т. е. представители азиатских стран).

Особое внимание следует уделить упаковке. Некрасивая упаковка может свести на нет усилия наших бизнесменов. Известны случаи, когда иностранцы явно не осознавали подлинной ценности подарка, поскольку он был замотан в непрезентабельную бумагу и напоминал нечто купленное по дешевке.

Подарок должен способствовать, а не затруднять ведение переговоров. Если вы дарите подарок, имейте в виду, что он не должен быть дорогим, чтобы не поставить вашего компаньона в неловкое положение, так как по международному этикету существует “принцип взаимности”, в соответствии с которым ваш партнер должен “отдариться” подарком аналогичной стоимости.

В качестве подарка иностранному деловому партнеру может быть палехская брошь, запонки из янтаря, гжельская керамика. Весомый подарок (для главы делегации, фирмы) — авторская картина русского художника.

Не рекомендуется дарить матрешки и самовары — они есть почти у каждого иностранца. Серьезным нарушением этикета считается повторение подарка (кроме спиртных напитков).

Подарки будут выглядеть весомее, если их украсить гравировкой или монограммой либо эмблемы вашей фирмы, либо инициалов того, кому предназначается подарок.

При неоднократном общении с иностранцами и обмене подарками необходимо когда-то остановиться, оставив своему партнеру приятное чувство победы в этом состязании.

Представители разных национальностей по-разному относятся и к процессу дарения.

В Великобритании выработан определенный ритуал дарения и определен круг товаров, которые рассматриваются не как взятки, а как подарки. Это календари, записные книжки, зажигалки, фирменные авторучки, а на Рождество — алкогольные напитки.

Другие товары рассматриваются не как символы и знаки внимания, а как средства давления на партнера. Английские фирмы очень щепетильно относятся к этому.

Российским бизнесменам лучше не только не напрашиваться на подарки, но и вести себя так, чтобы исключить всякую возможность для английской фирмы подарить вам ту или иную вещь. От этого ваше реноме как делового партнера будет намного выше.

В Финляндии на праздники, особенно в Рождество и Новый Год, принято поздравлять своих друзей и коллег. Лучше всего послать красивую открытку. Пользуются популярностью продукция народных промыслов, особенно расписные изделия (подносы, шкатулки, игрушки и т. д.), а также красная и черная икра, русская водка.

В Германии подарки в деловом общении не приняты.

А вот турки любят дарить и получать подарки. Любой прием, устраиваемый турецкими бизнесменами, завершается вручением приглашенным небольших сувениров. В особом почете у турецких деловых людей “плакеты” — упакованная в бархатную коробку-поставку бронзовая или латунная табличка с эмблемой фирмы и памятной надписью. Подарите и вы памятный знак своей фирмы.

В Перу принято посылать личным знакомым по случаю каких-то событий открытки, письма и сувениры. Традицией является и подарок — красочно оформленные корзины с набором продуктов к праздничному столу, календари, фирменные авторучки, записные книжки, напитки и изделия народного промысла.

При получении подарка обязательно тут же вскрыть упаковку и выразить свое восхищение, иначе дарящий может расценить ваше безразличие как неуважение к нему.

Однако в деловом этикете есть отступление от этого правила. Если одариваемый имеет достаточно большой чин и количество получаемых им подарков измеряется десятками, то раскрывать каждый полученный подарок не следует. Не принято распаковывать подарки в Японии.

Подарки уже давно перестали быть просто формой выражения симпатии, особенно когда это касается официальных лиц. В цивилизованных странах безвозмездная передача любых ценностей, как со стороны коммерческих структур, так и со стороны государства строго регламентирована. В России культура дарения в деловых кругах также развивается, но пока без участия власти. В результате, по мнению экспертов, с юридической точки зрения “подарок” остается расплывчатым понятием и при желании может быть определен как “взятка”.

И не стоит забывать о последнем, но не менее важном: по возвращении домой вежливый гость никогда не забудет очень коротко поблагодарить принимавшую сторону за гостеприимство, даже в том случае, если разговор был для него не совсем плодотворен. Этим он всегда оставит для себя возможность попытаться и в будущем еще раз использовать свой шанс.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >