Если звоните вы

Если вы звоните кому-либо на работу, то ждать ответа следует в течение отрезка времени, по длительности не превышающего 4 гудков.

Большинство разговоров по телефону вполне можно уложить в три минуты — так называемый “европейский стандарт” телефонного разговора. Надо выбрать оптимальное время, когда удобнее всего позвонить, не создавая человеку дополнительных трудностей. Нередко можно сэкономить много времени, если заранее известно, кто наиболее компетентен в интересующем вас вопросе.

Своим абонентам желательно звонить во второй половине дня, чтобы не сбивать их с рабочего ритма, когда они с наибольшим успехом решают свои главные задачи (с 8 до 12 часов дня у человека повышенная работоспособность). Кроме того, есть противоположная точка зрения, что наиболее благоприятно посвящать звонкам утро. В этом случае выше вероятность застать нужного человека, увеличивается возможность решить вопрос в течение рабочего дня. В целом звонок по служебному вопросу в течение всего рабочего времени не будет нарушать норм делового этикета и будет вполне уместен.

Однако не стоит звонить деловому партнеру в самом начале рабочего дня, когда, быть может, человек еще не вошел в рабочий ритм. Не звоните в конце рабочего дня или перед обеденным перерывом. Если хотите решить сложный вопрос, звоните сразу после обеда. Не рекомендуется также звонить людям домой по служебным делам, для этого нужно иметь разрешение и вескую причину. Неприлично звонить на домашний телефон до 10 часов утра и после 22 часов.

Безусловным требованием телефонных разговоров должны быть четкость и оперативность.

Не рискуйте набирать номер по памяти, если не вполне уверены, что помните его. Если набрали неправильный номер, не спрашивайте: “Куда я попал?”, а говорите: “Это 321 64 50? Извините, я ошибся”.

Часто возникает вопрос: “Как лучше представляться по телефону?”

Этика телефонного общения предписывает всегда назвать себя, прежде чем начать разговор, даже если вы рассчитываете, что вас узнают по голосу. Сначала поздоровайтесь, затем представьтесь, сообщите название своей фирмы. Например: “Это Рыбаков из страховой компании “Вера”.

Если вы просите соединить вас с кем-то, фраза должна звучать утвердительно, а не вопросительно. Скажите: “Доброе утро, это Малько Виктор Тимофеевич, соедините меня, пожалуйста, с Горшковым Анатолием Павловичем. Мне надо уточнить сроки поставки оборудования”. Этот прием очень действенен. Таким образом вы не заставляете задавать вам лишних вопросов: кто звонит, откуда и по какому поводу. И вас, скорее всего, соединят. Нельзя говорить: “Могу ли я поговорить с господином Горшковым?”, “Не могли бы вы меня соединить с господином Горшковым?”. Психика человека устроена таким образом, что на вопрос “Не могли бы вы”, хочется ответить “Не могли”.

Не следует воспринимать как пренебрежение к вам такую фразу абонента: “Я сейчас очень занят. Прошу перезвонить минут через 20”. Вы выбрали для звонка удобное для вас время, а у вашего собеседника в данный момент вполне могут быть срочные дела.

Тот, кто начал разговор, должен первым его и заканчивать. Женщина имеет право закончить разговор независимо от того, была ли она его инициатором. Молодой человек не должен завершать разговор раньше старшего по возрасту или по служебному положению.

Для завершения телефонного разговора можно, например, сказать следующее: “Итак, мы выяснили все вопросы. Я буду держать с вами связь. До свидания”, “Хорошо, я не хочу больше отнимать у вас время”, “Спасибо, что вы нашли время поговорить со мной. Я знаю, что вы заняты, поэтому...”.

Во время междугородного телефонного разговора назовите город, из которого звоните, затем себя и свое учреждение. После представления назовите, кого и по какому вопросу требуется пригласить для разговора. Если нужный сотрудник отсутствует, повторите свои данные для записи и точно укажите, когда будете звонить снова. При заказе междугородного разговора необходимо учитывать разницу во времени.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >