Система электронного документооборота СЭД «Кафедра»

В работе описаны возможности системы электронного документооборота «Кафедра», созданной в СУБД MS Access 2007. Проведен анализ потенциала среды СУБД MS Access 2007 при создании подобных систем.

Данная тема является актуальной, прежде всего тем, что даже традиционный документооборот немыслим без автоматизации и использования электронных документов. Главной задачей сегодня является переход от дискретной формы электронного документооборота к целостной, комплексной, непрерывной информационной технологии.

Целью создания системы электронного документооборота является автоматизация делопроизводства.

Программа была разработана в MS Office - СУБД Access и обладает следующими функциональными возможностями:

  • 1. создавать электронные поручения и документы на исполнения;
  • 2. работать с электронными документами (рассматривать, согласовывать, подписывать), а так же вводить текстовые, графические комментарии по выданным поручениям и резолюциям;
  • 3. осуществлять контроль исполнения документов и поручений;
  • 4. производить анализ документов/поручений, которые требуют реакции руководителя;
  • 5. составлять отчет по поручениям/документам, окончание срока исполнения которых указывается пользователем вручную;
  • 6. составлять отчет об исполненных и неисполненных документах;
  • 7. составлять отчет просроченных документов.

СЭД имеет ряд отчетных форм для анализа состояния исполнения поручений, среди них следует выделить следующие:

  • 1. Отчет по поручениям/документам, там можно посмотреть, через какое количество дней окончится срок их исполнения.
  • 2. Отчет об исполненных и неисполненных документах показывает две группы сотрудников, у первой группы документы находятся в статусе «Исполнен», у второй либо в статусе «Не исполнен», либо в статусе «В работе» и подсчитывает количество документов в каждой группе.
  • 3. Отчет просроченных документов показывает документы сотрудников, у которых срок исполнения меньше текущей даты и имеют статус документа «Не исполнен» или «В работе», а также подсчитывает их количество.

Можно сказать, что данная система электронного документооборота обеспечила единый подход и ускорение работы с документами, прозрачность движения документов и контроль их исполнения (информация о местонахождении документа на всех этапах его жизнедеятельности), что позволило создать сводный каталог электронной библиотеки и электронного архива документов кафедры любых форматов.

Первичный анализ СЭД показал, что система может быть дополнена следующим функционалом:

  • - Электронная цифровая подпись сотрудников;
  • - Разграничение уровня пользователей системы по правам доступа;
  • - Процедура отправления в архив отработанных документов и поручений;
  • - Отчет по поручениям сотрудников, в котором будут содержаться все документы с указанными сроками исполнения и уровнями контроля, порученные сотрудникам.

Список литературы

1. Руководство пользователя СЭД «Логика ЕСМ.Mobile.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >