Факторы, влияющие на формирование организационных структур 203

IsJ

О

4^

P и с. 5.11. Организационная структура управления московской гостиницы (1018 номеров, * ? * ?)

Глава 5. Организационные структуры управления в гостиницах

Общее руководство гостиничным предприятием

Административная служба (Administration Department) разрабатывает стратегию гостиничного предприятия, формирует управленческий стиль, отвечает за организацию управления всеми службами гостиничного комплекса, решает финансовые вопросы, вопросы кадрового обеспечения, занимается созданием и поддержанием необходимых условий труда для персонала гостиницы, контролирует соблюдение установленных норм и правил по охране труда, технике безопасности, противопожарной и экологической безопасности.

С позиции системного подхода типовая структура административной службы представлена на рис. 5.8.

К административной службе обычно относятся: генеральный и исполнительный директора, дежурный менеджер, секретари (см. рис. 5.9). В административную службу малой гостиницы может также входить отдел кадров (менеджер по управлению персоналом) и бухгалтерия (расчетная часть). Все работники административной службы имеют должностные обязанности, которые закрепляются в их должностных инструкциях и утверждаются генеральным директором.

Генеральный директор осуществляет планирование и руководство финансово-хозяйственной и экономической деятельностью гостиницы, руководство ее структурными подразделениями и координацию их деятельности, распределение обязанностей и определение степени ответственности работников гостиницы, контроль за соблюдением стандартов качества оказания гостиничных услуг, представление интересов гостиницы в суде, арбитраже, органах государственной власти и управления, а также во взаимоотношениях с иными хозяйствующими субъектами.

Заместитель директора — планирование и руководство соответствующим направлением деятельности гостиницы, руководство структурными подразделениями, находящимися в его подчинении, координация деятельности, распределение обязанностей и определение степени ответственности работников данных служб гостиницы. Например, заместитель директора по финансам (финансовый директор) руководит формированием, распределением и эффективным использованием финансовых средств гостиницы; заместитель по коммерческим вопросам (коммерческий директор) разрабатывает маркетинговую политику гостиницы, участвует в разработке тарифной политики, разрабатывает рекламную политику, руководит рекламной деятельностью и PR (связями с общественностью).

Дежурный менеджер (Manager on Duty — MOD) выполняет функции директора в ограниченном объеме — руководство деятельностью всех структурных подразделений в его отсутствие. Этой должности официально может не быть в штатном расписании гостиницы, а функции дежурного менеджера администрации гостиницы выполняет работник гостиницы, ежедневно назначаемый из числа руководителей структурных подразделений. В ночное время эти функции выполняет штатный ночной менеджер; обычно время работы с 12 ночи до 8 утра, график работы 2 дня через 2, предусматривается доплата 40 % за работу в ночное время.

Секретарь директора (руководителя) осуществляет организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности директора, прием и передачу корреспонденции, организацию телефонных переговоров, делопроизводство, прием документов и личных заявлений на подпись директору, записывает в отсутствие директора полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, по поручению директора составляет письма, запросы и другие документы, готовит ответы авторам писем, организует прием посетителей и встреч директора.