Оборотные ведомости по синтетическим и аналитическим счетам

Одним из способов обобщения данных бухгалтерских счетов в балансе организации является составление оборотной ведомости.

Учетная информация, поступающая в течение месяца, оказывается разобщенной по многим счетам синтетического и аналитического учета.

Оборотная ведомость позволяет обобщить учетную информацию, отражаемую на счетах бухгалтерского учета.

Оборотные ведомости имеют большое оперативно-хозяйственное значение. Сводя обороты счетов за отчетный период и их остатки на начало и конец этого периода, оборотные ведомости дают в наглядной и доступной форме важнейшие сведения о состоянии, движении и изменениях хозяйственных средств и их источников. При этом по аналитическим счетам они показывают такие сведения в детальной, а по синтетическим счетам — в укрупненной группировке.

Оборотные ведомости являются важнейшими внутрихозяйственными оперативно-отчетными документами, имеющими значение не только для бухгалтерии. Они могут также быть использованы для контроля и руководства любым структурным подразделением организации.

Оборотная ведомость составляется в конце месяца и представляет собой свод оборотов и сальдо по всем работающим счетам.

Оборотная ведомость представляет собой таблицу, в которую записывают наименования и номера счетов, суммы начального (дебетового или кредитового) сальдо по каждому счету, суммы оборотов по дебету и кредиту, и выводят конечное сальдо (дебетовое или кредитовое).

Оборотные ведомости бывают двух видов:

• 1) по счетам синтетического учета;
• 2) по счетам аналитического учета.

При составлении оборотных ведомостей необходимо выполнение следующих действий:

• а) в бланк оборотной ведомости следует перенести наименование каждого счета, сальдо начальное (дебетовое или кредитовое), дебетовые и кредитовые обороты и сальдо конечное (дебетовое или кредитовое) по каждому работающему счету;
• б) подсчитать итоги по всем колонкам заполненной оборотной ведомости;
• в) обеспечить сверку полученных итогов с учетом того, что:
  • • в оборотной ведомости по счетам синтетического учета должны получиться три пары равных итогов, из которых итоги начальных остатков (сальдо начальных) должны равняться итогу начального баланса, а итоги оборотов — итогу по журналу хозяйственных операций;
  • • в оборотной ведомости по счетам аналитического учета итоги начальных остатков (сальдо начальных), оборотов и конечных остатков (сальдо конечных) должны быть равны начальному остатку (сальдо начальному), оборотам и конечному остатку (сальдо конечному) соответствующего синтетического счета.

В оборотную ведомость по счетам синтетического учета записываются все используемые в организации синтетические счета, при этом на каждый счет отводится одна строка.

В оборотной ведомости по счетам синтетического учета имеются три пары колонок, в которых по каждому синтетическому счету показываются начальное сальдо, обороты по дебету и кредиту счета и конечное сальдо.

Пример. Для составления оборотной ведомости

Остатки по счетам на 1-е января 20хх г.

Хозяйственные операции за январь месяц

При правильной организации бухгалтерского учета обязательно должно быть достигнуто попарное равенство итогов в колонках оборотной ведомости по счетам синтетического учета, а именно:

• итог дебетовых сальдо на начало месяца должен быть равен итогу кредитовых сальдо на начало месяца (гр. 3 = гр. 4), что обусловлено строением бухгалтерского баланса (равенством его актива и пассива на начало месяца). Итог дебетовых сальдо по счетам показывает сумму имущества организации, а итог кредитовых сальдо — сумму источников образования этого имущества и обязательств организации;

Оборотная ведомость по счетам синтетического учета за январь месяц 2005 года

• • итог дебетовых оборотов по счету за месяц должен быть равен итогу кредитовых оборотов (гр. 5 = гр. 6) по всем синтетическим счетам, что следует из сущности метода двойной записи, согласно которой каждая хозяйственная операция записывается дважды по дебету одного счета и кредиту другого счета в одинаковых суммах;
• • равные между собой итоги дебетовых и кредитовых оборотов по синтетическим счетам в оборотной ведомости должны быть также равны итогу в журнале регистрации хозяйственных операций. Это равенство объясняется тем, что сумма каждой хозяйственной операции находит отражение как в журнале регистрации хозяйственных операций, так и на счетах бухгалтерского учета по дебету и кредиту;
• • итог дебетовых конечных сальдо должен быть равен итогу кредитовых конечных сальдо (гр. 7 = гр. 8), так как это уже новый бухгалтерский баланс.

Попарное равенство итогов оборотной ведомости по счетам синтетического учета имеет большое контрольное значение, так как отсутствие указанного равенства свидетельствует о наличии ошибок в учетных записях, которые необходимо выявить и устранить.

Оборотная ведомость по счетам синтетического учета имеет существенное значение и для оценки общего состояния имущества и источников его образования, а также обязательств организации за отчетный месяц.

Информация оборотной ведомости по счетам синтетического учета об остатках используется при составлении бухгалтерского баланса организации.

Кроме того, известна еще и так называемая шахматная оборотная ведомость по счетам синтетического учета, которая составляется по шахматной форме. В отличие от рассмотренной выше оборотной ведомости шахматная оборотная ведомость включает корреспонденцию счетов и является более сложной и громоздкой по строению. Шахматная оборотная ведомость применяется на практике, как правило, при ручной обработке учетных данных и составлении бухгалтерского баланса вручную.

Оборотные ведомости по счетам аналитического учета существенно отличаются от оборотных ведомостей по счетам синтетического учета.

Оборотные ведомости по счетам аналитического учета составляются раздельно к каждому синтетическому счету, по которому ведется аналитический учет. Они составляются по каждой группе аналитических счетов, объединяемых конкретным синтетическим счетом.

Они имеют различную форму в зависимости от особенностей объектов аналитического учета. Традиционно оборотные ведомости по счетам аналитического учета имеют две формы графления:

• 1) если объект учета отражается на аналитических счетах только в стоимостном выражении, то оборотные ведомости по этим счетам составляются по такой же форме (суммовая форма), что и оборотные ведомости по счетам синтетического учета, например, по счетам учета расчетов;
• 2) если объект учета отражается на аналитических счетах не только в стоимостном выражении, но и в натуральном или трудовом измерителе, то показатели оборотных ведомостей по таким счетам приводятся также в денежном, натуральном или трудовом измерителе (количественно-суммовая форма или товарно-материальная форма), например, по счетам учета товарно-материальных ценностей.

Оборотные ведомости по счетам аналитического учета — это свод оборотов и сальдо по всем счетам аналитического учета, открытым к данному синтетическому счету.

Примером первой формы графления может служить оборотная ведомость по счетам аналитического учета, например, к счету 10 «Материалы».

Примером второй формы графления может служить оборотная ведомость по счетам аналитического учета, например к счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Итоги оборотных ведомостей по счетам аналитического учета сверяются с данными соответствующего синтетического счета в оборотных ведомостях по счетам синтетического учета.

Особенность оборотных ведомостей по счетам аналитического учета состоит в том, что общие итоги оборотов и остатков каждой оборотной ведомости по аналитическим счетам соответственно равны оборотам и остаткам объединяющего их счета в оборотной ведомости по счетам синтетического учета.

Данное равенство следует из взаимосвязи между аналитическими и синтетическими счетами и объясняется параллельностью записей

на них.

Если итоговые данные за месяц можно получить прямо из документов (подсчетом), аналитический учет может вестись непосредственно в оборотных ведомостях (без записей в таблицах аналитических счетов).

Оборотная ведомость по счетам аналитического учета к счету 10 «Материалы»

Оборотная ведомость по счетам аналитического учета к счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Пример. Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждому подотчетному лицу.

Иванцов И.Д. Петрищев Л.П. Сидорцов Г.С.

Оборотная ведомость по счетам аналитического учета к счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Синтетический счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Рассмотренные примеры показывают, что оборотные ведомости имеют важное контрольное значение, являясь средством проверки записей по счетам и сверки данных аналитического и синтетического учета.

Контрольные вопросы

• 1. Дайте определение счета бухгалтерского учета.
• 2. Что такое дебет счета?
• 3. Что такое кредит счета?
• 4. Как различаются счета по отношению к бухгалтерскому балансу?
• 5. Что такое оборот по счету?
• 6. Что такое сальдо счета?
• 7. Как определяется сальдо на активном счете?
• 8. Как определяется сальдо на пассивном счете?
• 9. Как определяется сальдо на активно-пассивном счете?
• 10. В чем проявляется взаимосвязь между счетами и балансом?
• 11. В чем состоит сущность двойной записи?
• 12. Что такое корреспонденция счетов?
• 13. Дайте определение бухгалтерской проводки. Какие бывают бухгалтерские проводки?
• 14. Какая взаимосвязь существует между счетами аналитического и синтетического учета, субсчетами и счетами синтетического учета?