ДОКУМЕНТАЦИЯ И ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

Первичные учетные документы и их назначение

В соответствии с Законом «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ документированная информация (документ) — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Применительно к бухгалтерскому учету можно сказать, что документ — это закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен.

Документация — это способ оформления имущества, обязательств и хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения. Ни одна операция не может быть отражена в учете без подтверждения ее соответствующими документами. Правильное и своевременное оформление всех хозяйственных операций документами является начальной стадией бухгалтерского учета.

Документирование хозяйственных операций является одной из отличительных особенностей бухгалтерского учета, так как позволяет осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственными процессами.

Каждый профессиональный бухгалтер знает, что основой для внесения записи в регистры бухгалтерского учета может служить только первичный документ, оформленный в полном соответствии с требованиями действующего законодательства.

При любой проверке правильно оформленные бухгалтерские документы служат письменным свидетельством факта совершения хозяйственной операции либо права предприятия на ее совершение.

Хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, не может считаться правовым экономическим событием, поскольку нет объекта бухгалтерского учета.

Таким образом, если первичные учетные документы оформлены ненадлежащим образом, то перед организацией может возникнуть проблема: как доказать налоговым органам факт совершения хозяйственной операции?

В случае возникновения споров косвенным подтверждением факта совершения хозяйственной операции могут служить другие первичные учетные документы, такие, как акты инвентаризации, экспертные заключения, а также свидетельские показания. Однако налоговые органы вправе не согласиться с представленными косвенными доказательствами (либо их может оказаться недостаточно).

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.

Таким образом, обязательным условием отражения всех без исключения хозяйственных операций, проводимых организацией, в системном бухгалтерском учете является их оформление оправдательными документами, обладающими определенными характеристиками и отвечающими соответствующим предъявляемым к ним требованиям (они должны быть достоверными, ясными, объективными и др.).

Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные бухгалтерские документы являются письменным свидетельством совершения хозяйственной операции или дают право на ее совершение.

Из этого следует, что понятие «первичные учетные документы» шире понятия «оправдательные документы», в частности, «Требование-накладная» типовой межотраслевой формы № М-11 предназначена для отражения операций, связанных с перемещением материальных ценностей внутри одной организации, но не затрагивает и не изменяет обязательства организации перед другими.

Поэтому документирование хозяйственных операций — это первичная регистрация (подтверждение) каждой хозяйственной операции правильно оформленным первичным документом, имеющим юридическую силу, в местах и в момент ее совершения, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания. Соответственно и первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным — непосредственно по окончании операции.

При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовой техники допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков.

При организации учета с помощью компьютерных программ роль первичных документов выполняют магнитные носители информации (диски, дискеты и др.), удостоверяющие факт выполнения хозяйственной операции.

От качества первичных документов в значительной степени зависит качество всего бухгалтерского учета в организации.

Ответственность за своевременное и надлежащее оформление первичных учетных документов, их передачу в установленные сроки в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных несут лица, составившие и подписавшие эти документы.

Для ведения первичного учета в организации следует определить круг лиц, имеющих право на составление первичных документов. Для этих целей используются должностные инструкции и сложившаяся технология обработки документации в бухгалтерии организации.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению без подписи главного бухгалтера.

При этом под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включение данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Подписи лиц, ответственных за составление первичных документов на магнитных носителях информации, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.

Юридическая сила документа зависит и от того, насколько его разработчиками соблюдены требования как в целом к форме данного документа, так и к другим отдельным элементам (реквизитам) этого документа.

Кроме того, документы, оформленные с отступлением от требований данного государственного стандарта, теряют юридическую значимость.

Например, отсутствие подписи руководителя в приказе или грифа «Утверждаю» на штатном расписании говорит о том, что такой документ не имеет юридической силы.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >