Классификация первичных документов

Все многообразие документов, оформляемых организацией, принято группировать, т. е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам (рис. 7.1).

По своему назначению документы подразделяются на:

• распорядительные документы, предписывающие совершить какое-либо действие или ряд действий, содержащие разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (например, приказ на выплату премии, распоряжение руководителя на выдачу денежных средств под отчет, платежное поручение на перечисление денежных средств с расчетного счета и т. д.). Распорядительные документы подписывают работники организации, имеющие право давать указание на совершение отражен-

Классификация бухгалтерских документов

Рис. 7.1. Классификация бухгалтерских документов

ных в документах операций. Такие документы разрешают проведение операции, но содержащаяся в них информация не отражается в учетных регистрах;

  • • оправдательные документы, подтверждающие факт совершения определенных хозяйственных операций и обоснованность их совершения, содержащие информацию об исполнении распоряжения (например, накладные, авансовый отчет, квитанция к приходному кассовому ордеру, счета-фактуры на проданную продукцию, отчеты материально-ответственных лиц и т. д.). Информация, содержащаяся в этих документах, заносится в учетные регистры;
  • • комбинированные документы, заключающие в себе функции распорядительных (разрешительных), оправдательных документов и документов бухгалтерского оформления. Например, расчетно-платежная ведомость или расходный кассовый ордер, являющиеся, с одной стороны, распоряжением на выплату денежных средств из кассы определенным лицам, а с другой, — подтверждением получения указанными лицами соответствующих денежных сумм; накладная на отпуск материальных ценностей содержит в себе распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи и т. д.;
  • • документы бухгалтерского оформления, предназначенные исключительно для целей бухгалтерского учета, конкретизирующие или поясняющие отражение в бухгалтерском учете тех или иных фактов хозяйственной деятельности либо их последствий. Например, бухгалтерские справки и расчеты, расчет амортизации основных средств, калькуляция фактической себестоимости продукции, расчеты отклонений от нормативной себестоимости и т. д. Эти документы нужны для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе.

Кроме того, по объему отраженных операций документы подразделяются на:

  • • первичные документы, содержащие информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера, накладные, акты приема-передачи основных средств, требования на отпуск материалов и др.);
  • • сводные документы, оформленные на основе ранее составленных первичных документов, предназначенные для обобщения информации о всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира, авансовый отчет, товарный отчет, журнал регистрации фактов хозяйственной деятельности и др.). В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным документом, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетным лицом: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения организацией. Кроме того, в авансовом отчете предусмотрено отнесение производственных расходов по счетам поеле проверки и утверждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправдательных документов.

По содержанию хозяйственных операций документы подразделяются на:

  • • материальные документы, служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей (например, акт (накладная) приемки-передачи основных средств, акт о приемке материалов, счета-фактуры, документы на оприходование и списание материальных ценностей);
  • • денежные документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами организации (платежное поручение, приходный кассовый ордер, чеки, почтовые и вексельные марки, облигации, сберегательные сертификаты и др.);
  • • расчетные документы, используемые для оформления расчетных взаимоотношений организации со своими партнерами по внешним обязательствам (счет, счет-фактура, расчетно-платежные ведомости, авансовый отчет и др.).

По месту составления (по отношению к организации) документы классифицируются на:

  • • внутренние документы, составленные в самой организации ее сотрудниками для оформления внутренних хозяйственных операций (например, акт ввода в эксплуатацию основных средств, акты, наряды, расчетно-платежные ведомости, кассовые расходные ордера и т. д.);
  • • внешние документы, составленные контрагентами организации, поступающие от сторонних организаций и отражающие взаимоотношения организации со своими партнерами по бизнесу (например, платежные поручения, накладные на получение товарно-материальных ценностей от поставщиков, железнодорожные накладные, счета-фактуры и т. д.).

По количеству отраженных в них операций документы подразделяются на:

  • • разовые документы, составляющиеся отдельно по каждой операции (например, накладная на отпуск материалов, приходные и расходные кассовые ордера). После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете;
  • • накопительные документы, отражающие несколько операций за определенный период (например, лимитно-заборная карта). В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей.

По способу заполнения документы могут быть заполненными вручную или с помощью вычислительной техники. Документы, составляемые вручную, заполняются от руки либо на пишущей машинке. Документы, заполняемые при помощи вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.

В отдельную группу документов следует выделить учетные регистры, т. е. документы аналитического и синтетического учета (ведомости, журналы-ордера, бухгалтерские книги и т. д.).

По числу учитываемых позиций документы бывают'.

  • • однострочными, содержащими одну учетную позицию;
  • • многострочными, содержащими две и более учетные позиции (например, платежная ведомость).

Для быстрого поиска необходимого документа в бухгалтерии формируется номенклатура дел.

Каждый полученный документ подшивается после обработки в папку — дело. Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии. Список дел оформляется следующим образом:

Индекс дела

Наименова

Количество

Номер

Срок

Приме

(номера на

ние дела

дел в папке

папки

хранения

чания

папках)

(заголовок)

по перечню

Индекс дела состоит из двух частей — присвоенного подразделению номера (например, 005 — бухгалтерия) и номера по порядку в бухгалтерии. Графа «Количество дел» заполняется в конце года. В графе «Примечания» указывается, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документа: перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий (с указанием сроков хранения), либо перечня управленческих документов постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >