ПОДГОТОВКА К РАБОТЕ КОНСУЛЬТАЦИОННОЙ ГРУППЫ

Подготовительный этап работы (начало диагностики) заключается в осуществлении следующих трех основных действий (идущих, как правило, параллельно):

  • • формирование консультационной группы (включая персоналии) и положений, регламентирующих ее деятельность;
  • • проведение встречи с генеральным директором предприятия для определения его видения по составу и форме работ, а также желаемых результатов;
  • • на базе документов, предоставленных предприятием (оргсхема, уставные документы, финансовая отчетность и т.д.), подготовка типовых (с учетом специфики) форм документов для создания новой организационной структуры.

На встрече с генеральным директором предприятия необходимо представить консультантов, участвующих в работе, согласовать программу работ и определить базовые принципы, в соответствии с которыми будет происходить реорганизация структуры. Один из возможных вариантов представлен ниже:

  • • адекватность назначения и функций управляющих структур целям и стратегии организации;
  • • структура предприятия строится исходя из ключевых бизнес- процессов;
  • • число «замкнутых связей» на каждого руководителя не должно превышать 7—8;
  • • восприимчивость к изменениям внешних условий и способность к быстрой трансформации управляющих структур для решения возникающих проблем;
  • • способность к переработке и точному распространению интенсивных потоков информации;
  • • жесткий контроль за исполнением управленческих решений и организация системы отслеживания результатов данных решений;
  • • соблюдение принципа делегирования полномочий, при котором каждый сотрудник в своей четко определенной сфере компетенции имеет право принимать самостоятельные решения и нести за них полную ответственность;
  • • соответствие квалификации руководителей и сотрудников кругу их функциональных обязанностей;
  • • разработка и реализация на постоянной основе программы обучения и повышения квалификации работников в соответствии с целями и задачами организации.

Каждый консультант, который в дальнейшем будет работать с предприятием, должен получить рабочую папку (которая является его визитной карточкой и может быть предъявлена любому сотруднику предприятия). В рабочую папку, как показывает опыт специалистов фирмы «РОЭЛ Консалтинг», должны

входить:

  • • титульный лист (рис. 5.1);
  • • документы, подтверждающие полномочия консультанта;
  • • резюме консультанта, свидетельствующие об опыте его работы (CV);
  • • «Принципы деловой этики консультанта по административному управлению»;
  • • формы документов, которые рекомендуется заполнить сотрудникам и руководителям предприятия лично или совместно с консультантами;
  • • пожелания к заполнению указанных форм документов.
Форма титульного листа рабочей папки

Рис. 5.1. Форма титульного листа рабочей папки

К документам, подтверждающим полномочия консультантов, как правило, относятся «Положение о консультационной группе по административному управлению» (см. ниже) и приказ Генерального директора о введении его в действие с обязательным закреплением ответственного со стороны предприятия.

Основные формы документов, которые необходимы для формирования видения сотрудников существующей и перспективной организационной структуры предприятия, — следующие:

  • • проект «Положения о структурном подразделении»;
  • • проект «Должностной инструкции»;
  • • форма для внесения слова-понятия в Глоссарий организации (Hand book) — единый информационный коммуникативный язык. В Глоссарии разъясняются слова, до него понятные только специалистам, и слова, трактуемые различными службами по-разному. Глоссарий является инструментом улучшения взаимопонимания.

«УТВЕРЖДАЮ»

Генеральный директор «_»_2005 г.

ПОЛОЖЕНИЕ

«О Консультационной группе по административному управлению»

Фамилия, имя, отчество разработчика

Дата вступления в силу

30.03.05

Дата пересмотра

29.04.05

Ответственный за обновление

Директор-администратор

Раздел 1. Общие положения

1.1. Статус

Временная целевая группа (внешние консультанты)

1.2. Сфера деятельности

Консультирование и аудит в области административного управления, разработка организационной структуры

1.3. Подразделение

Консультационная группа по административному управлению при Генеральном директоре

1.4. Порядок образования [кем назначается и основание)

Приказ Генерального директора

1.5. Руководитель группы консультантов по административному управлению

Леонтьев Станислав Викторович, к.т.н., Директор управления проектов фирмы «РОЭЛ Консалтинг»

Раздел 2. Цель и задачи

2.1. Цель

Формирование новой организационной структуры предприятия (постановка процесса реформирования)

2.2. Главные задачи

  • 1. Сформировать перечень основных бизнес-процессов на предприятии и создать условия для их детального описания.
  • 2. Четко очертить диапазоны ответственности руководителей верхнего и среднего уровня управления организации.
  • 3. Создать «Библиотеку работ».
  • 4. Зафиксировать функциональные связи между руководителями подразделений.
  • 5. Сформировать пакет типовых форм документов.
  • 6. Координировать работу по написанию должностных инструкций сотрудников и Положений о руководителях организации.
  • 7. Сформировать требования к персоналу организации.
  • 8. Работать над созданием локальных нормативных актов (по мере необходимости).

Раздел 3. Права и обязанности группы консультантов

3.1. Права руководителя группы консультантов по административному управлению

  • 1. Анкетировать персонал предприятия.
  • 2. Встречи в течение дня с момента запроса с любым руководителем или сотрудником организации (за исключением Генерального директора).
  • 3. Встречи в течение трех дней с момента запроса с Генеральным директором.
  • 4. Доступ к любой запрашиваемой информации в рамках своей сферы деятельности, за исключением специально оговоренных Генеральным директором.
  • 5. Собирать на оперативные совещания (продолжительностью не более двух часов с предупреждением не менее чем за два дня) любых руководителей и сотрудников организации.
  • 6. Первоочередной доступ к ксероксу и закрепленному компьютеру на период деятельности группы.
  • 7. Выходить с предложениями к Генеральному директору по стимулированию и дестимулированию работников предприятия.

3.2. Права членов группы консультантов по административному управлению

  • 1. Анкетировать персонал предприятия.
  • 2. Встречи в течение дня с момента запроса с любым руководителем или сотрудником организации (за исключением Генерального директора).
  • 3. Доступ к информации категории б и С.
  • 4. Доступ к ксероксу и закрепленному компьютеру на период деятельности группы.

3.3. Обязанности

  • 1. Проводить комплекс работ в соответствии с «Принципами деловой этики консультанта по административному управлению».
  • 2. Представлять результаты работ в срок и на хорошем профессиональном уровне.
  • 3. Учесть мнение руководителей и сотрудников предприятия (не менее одного интервью в устной или письменной форме с каждым руководящим работником).

Раздел 4. Порядок работы

4.1. Режим рабочего времени

В любой момент рабочего времени (понедельник-пятница, 9.00-18.00) в организации находятся координаты консультантов по административному управлению и известна дата их следующего посещения.

4.2. Организация процесса

  • 1. Персонифицированная раздача анкет.
  • 2. Сбор информации. Беседа при личной встрече.
  • 3. Проведение совещаний для формирования коллективного мнения.
  • 4. Обработка результатов. Выявление корреляций.
  • 5. Представление отчетов. Внедрение наработок.

4.3. Режим встреч

Личная встреча — не более получаса. Коллективное совещание — не более двух часов. Время на заполнение анкеты — не более трех суток. Двухдневное рабочее совещание-семинар, посвященное анализу и направлениям развития структуры управления предприятием (1 раз).

Раздел 5. Порядок разрешения конфликтных ситуаций

Процедура: В случае возникновения возможных противоречий между сотрудником предприятия и представителем консультационной группы решение вопросов относится к компетенции Генерального директора или Директора-администратора.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >