ГОСУДАРСТВЕННОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В АКЦИОНЕРНЫХ ОБЩЕСТВАХ

Как в любой стране с рыночной экономикой, организация и документационное обеспечение деятельности негосударственных коммерческих предприятий регулируется соответствующими законодательными и нормативными правовыми актами. В соответствии с ними действуют нормативно-методические документы межотраслевого действия, устанавливающие правила, методы и технологические приемы работы с документной информацией.

Работники негосударственных предприятий, прежде всего те из них, деятельность которых связана с организацией документационных процессов, должны хорошо ориентироваться в современных правовых требованиях, которые определяют состав документов, особенности их содержания и формы, порядок работы с ними в тех или иных управленческих ситуациях. Правовая культура — это не только показатель их профессионализма, но и залог юридической силы принимаемых в акционерных обществах управленческих решений.

Законодательные и нормативные правовые акты, лежащие в основе организации документационных процессов в акционерных обществах, можно разделить на две группы. В первую группу входят законы, определяющие правовое положение, порядок организации, деятельности и т.д. обществ. Они оказывают опосредованное влияние на решение вопросов, связанных с документацией. Вторую группу составляют законодательные и нормативные акты, напрямую регулирующие требования к информации, в том числе документируемой, и к документационному обеспечению управления в организациях и на предприятиях независимо от их формы собственности и направления деятельности.

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации. Их нормы обязательны к применению в тех сферах деятельности, на которые они распространяются. Значительную роль в регулировании документационного обеспечения деятельности акционерных обществ играют подзаконные нормативные акты. К их числу относятся:

• • указы Президента РФ;
• • постановления Правительства РФ;
• • нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;
• • подзаконные нормативные акты, развивающие и конкретизирующие нормы соответствующих законов, раскрывают конкретные механизмы их реализации.

Нормативные правовые акты издаются федеральными органами исполнительной власти на основе федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ или по инициативе самих федеральных органов исполнительной власти. Нормативными правовыми актами являются постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, регламенты федеральных органов исполнительной власти.

Важной особенностью акционерного законодательства в Российской Федерации является сравнительно небольшой временной период его формирования. Практически первым нормативным документом, регламентирующим основные принципы правового положения акционерных обществ в России с 1991 по 1995 г., стало Положение об акционерных обществах, утвержденное постановлением Совета Министров РСФСР от 25.12.1990^[1]. Многие специалисты отмечали несовершенство данного документа, в котором отсутствовал ряд норм, связанных, в частности, с регулированием внутренних управленческих процессов и их документирования.

Основными законодательными актами, которые в настоящее время регулируют создание и деятельность акционерных обществ, включая их документационное обеспечение, являются Гражданский кодекс РФ и Федеральный закон «Об акционерных обществах».

Гражданский кодекс РФ (ГК РФ), составляющий основу гражданского законодательства в нашей стране, содержит правовые основы деятельности юридических лиц, основания прав собственности, договорные и иные обязательства. Им определены основы правового положения негосударственных коммерческих организаций, их организационно-правовые формы, одной из которых является акционерное общество.

Определяя понятие «акционерное общество», ГК РФ закрепляет виды обществ (открытое и закрытое); порядок образования; общие правила увеличения и уменьшения уставного капитала; вводит ограничения на выпуск ценных бумаг и выплату дивидендов; устанавливает общие начала организации управления в обществах. В частности, Кодекс устанавливает исключительную компетенцию общего собрания акционеров, принципы определения полномочий других органов управления.

Правовые основы деятельности акционерных обществ определяют и правовые основы ее документационного обеспечения. Ряд статей ГК РФ устанавливает не только обязательность документирования, но и требования к ряду документов. Так, часть первая ГК РФ определяет виды учредительных документов юридических лиц (для акционерных обществ это устав), требования к составу сведений, которые должны содержаться в учредительных документах. В ряде случаев Кодексом установлены нормы документирования. Например, определено, что коммерческое представительство осуществляется на основании договора, который должен иметь письменную форму, определяются также понятия «договор», «существенные условия договора», «предмет договора» и т.п. В части второй ГК РФ закрепляются существенные условия конкретных видов сделок, т.е. то, что составляет содержание отдельных разновидностей коммерческих договоров. В ст. 185 и 186 содержатся требования к оформлению еще одного документа, который часто встречается в практике управленческой деятельности акционерных обществ, — доверенности: «Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации».

В ГК РФ содержится одна из важнейших норм документирования, которая устанавливает условия признания электронно-цифровой подписи как аналога собственноручной подписи, т.е. условия признания ее юридической силы. Эта норма получила развитие в ряде последующих законодательных актов.

С 1 января 2008 г. введена в действие часть четвертая ГК РФ, в которой закреплены права на результаты интеллектуальной деятельности и средства индивидуализации юридических лиц, товаров и услуг. В число средств индивидуализации включены фирменное наименование, товарные знаки, знаки обслуживания и коммерческие обозначения, которые указываются в управленческой документации, в том числе в бланках документов. В ГК РФ определены требования к средствам индивидуализации. Так, фирменное наименование акционерного общества как юридического лица должно содержать указание на его организационно-правовую форму и не должно состоять только из слов, обозначающих род его деятельности. В фирменные наименования не могут включаться полные или сокращенные наименования иностранных государств, официальные наименования органов государственной власти, государственной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления и т.п. Кроме того, запрещено использовать обозначения, противоречащие общественным интересам, принципам гуманности и морали. Эти и другие требования следует учитывать в том числе при подготовке и оформлении служебных документов.

Таким образом, нормы ГК РФ определяют не только особенности правового положения акционерных обществ как одной из организационно-правовых форм юридического лица. В целом ряде статей закрепляются виды и разновидности документов, которые оформляют определенные правоотношения, а также требования к составу информации и оформлению документов.

Нормы ГК РФ, устанавливающие правовые основы создания и деятельности акционерных обществ, требования к составу и содержанию документов, оформляющих определенные управленческие ситуации, получили развитие в Федеральном законе «Об акционерных обществах», принятом Государственной Думой РФ 24 ноября 1995 г. Это второй по значимости документ, регулирующий отношения по поводу акционерных обществ.

Законом, в частности, регламентируется порядок создания и правовое положение акционерных обществ, права и обязанности акционеров, обеспечение защиты их прав и интересов. Вместе с тем значительное внимание уделяется вопросам, так или иначе связанным с документацией. Так, ст. 11 содержит нормы, закрепляющие требования к основному организационному документу обществ — уставу, определяет обязательные для включения в устав сведения, а также положения, которые наряду с обязательными могут быть включены в уставы конкретных акционерных обществ.

В ряде статей Федерального закона подробно раскрывается порядок управленческих действий в обществе и их документирования. Это, в частности, относится к организации деятельности органов управления в акционерных обществах: общего собрания акционеров, совета директоров, исполнительных органов. Законом закреплены не только формы их работы и конкретные сроки выполнения тех или иных организационных действий (например, сроки и этапы подготовки и проведения общего собрания акционеров), но и требования к составу документов, их оформлению и удостоверению. Эти требования являются обязательными, и их нарушение приводит к тому, что управленческие решения и действия лишаются юридической силы.

Статья 89 указанного Федерального закона обязывает акционерные общества хранить управленческие документы по месту нахождения их исполнительных органов. Общество отвечает за сохранность документов и обязано обеспечить их хранение в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов Российской Федерации. Отношения в сфере организации хранения, учета и использования документов регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (см. гл. 5).

Однако в целом ряде случаев нельзя ограничиться только нормами Федерального закона «Об акционерных обществах». Многие вопросы организации и деятельности акционерных обществ, а значит, и их документирования, наряду с данным Законом регулируются другими законодательными и нормативными актами. На необходимость применения некоторых из них есть прямое указание в тексте Федерального закона.

Так, вопросы создания акционерного общества регулируются статьями главы II Федерального закона «Об акционерных обществах». Законом установлено, что процесс создания общества состоит из двух этапов: учреждения, т.е. принятия учредителями решения о создании и закреплении этого в соответствующих документах, и государственной регистрации. При этом достаточно подробно регламентированы действия учредителей по созданию акционерного общества и требования к составу и содержанию документов, которыми они оформляют свои действия. Однако деятельность учредителей не может быть не связана со вторым этапом — государственной регистрацией общества. Все подготавливаемые документы должны соответствовать требованиям государственных регистрирующих органов. Статья 13 «Государственная регистрация общества» закрепляет положение о том, что регистрация юридических лиц проводится в порядке, предусмотренном Федеральным законом от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», т.е. в ней есть указание на применение другого закона.

Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» вступил в силу с 1 июля 2002 г. В настоящее время это основной законодательный акт, который регулирует процесс государственной регистрации юридических лиц разных организационно-правовых форм. Значительное внимание уделяется документированию регистрации юридических лиц, порядку работы с документацией. Закон определяет состав документов, которые передаются учредителями при государственной регистрации, и состав сведений, которые должны вноситься в Единый государственный реестр на основании представленных документов. В заключительных положениях закона содержится указание на принятие соответствующих нормативных правовых актов.

Нормы закона были конкретизированы в ряде постановлений Правительства РФ, в том числе от 19.06.2002 № 438 «О Едином государственном реестре юридических лиц» и № 439 «Об утверждении форм и требований к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей».

В настоящее время оба постановления утратили силу.

25 января 2012 г. Федеральной налоговой службой издан приказ № ММВ-7-6/25@ «Об утверждении форм и требований к оформлению документов, представляемых в регистрирующий орган при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и крестьянских (фермерских) хозяйств», которым утверждены формы таких документов, как заявления о государственной регистрации юридического лица при его создании, о государственной регистрации юридического лица, создаваемого путем реорганизации, о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица, о внесении изменений в сведения о юридическом лице, содержащиеся в Едином государственном реестре юридических лиц, и т.д.

Отдельным приказом ФНС от 13.11.2012 № ММВ-7-6/843@ были утверждены форма и содержание документа, подтверждающего факт внесения записи в Единый государственный реестр юридических лиц.

Согласно приказу документом, подтверждающим факт внесения записи, т.е. государственной регистрации юридического лица, является Свидетельство о государственной регистрации юридического лица.

Данным приказом было также установлено, что к Свидетельству о государственной регистрации прилагается «Лист записи Единого государственного реестра юридических лиц» по установленной форме.

Документ, подтверждающий факт внесения записи в Единый государственный реестр юридических лиц, оформляется на бланке, изготовленном по единому образцу, утвержденному приказом Федеральной налоговой службы от 23.11.2004 № САЭ-3-09/123@.

Приказом Минфина России от 23.11.2011 № 158н утвержден Порядок ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений и документов, который определяет состав Реестра, порядок внесения в него сведений об организациях и предприятиях. В документе раскрывается структура Основного государственного регистрационного номера (ОГРН), который присваивается предприятию при государственной регистрации и является средством его идентификации.

Постановлением Правительства РФ № 438 утверждены Правила ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений, которые определяют состав реестра, порядок внесения в него сведений об организациях и предприятиях, порядок формирования и хранения регистрационных дел, включающих в себя учредительные и прочие документы зарегистрированных предприятий. Правилами раскрывается структура ОГРН, который присваивается предприятию при государственной регистрации и является средством его идентификации. Согласно Правилам ОГРН обязательно указывается:

• • во всех записях в государственном реестре, относящихся к данному юридическому лицу;
• • в документах, подтверждающих внесение соответствующих записей в государственный реестр;
• • во всех документах этого юридического лица наряду с его наименованием и т.д. В настоящее время ОГРН помещается на бланках документов организаций наряду с другими идентификационными кодами.

Важнейшим документом в деятельности акционерного общества является реестр акционеров, в котором указываются сведения о зарегистрированных акционерах общества и об акциях, записанных на имя каждого зарегистрированного лица. Реестр акционеров — это правовой, финансовый и учетный документ. До внесения в реестр владелец акций является лишь собственником акций, но еще не участником общества, а будучи включенным в реестр, приобретает статус акционера и связанные с этим права. Реестр позволяет вести учет и контролировать операции с ценными бумагами (акциями) и изменения данных об акционерах и обществе в целом.

Федеральный закон «Об акционерных обществах» содержит общие правовые основы ведения и хранения реестра акционеров, но не определяет этот документ. Определение понятия «реестр владельцев ценных бумаг» закреплено в Федеральном законе «О рынке ценных бумаг», в соответствии с которым реестр акционеров (владельцев ценных бумаг) — это формируемая на определенный момент времени система записей о лицах, которым открыты лицевые счета (т.е. зарегистрированных лицах), записей о ценных бумагах, учитываемых на указанных счетах, записей об обременении ценных бумаг и иных записей в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Другими словами, реестр акционеров является списком зарегистрированных владельцев акций с указанием количества, номинальной стоимости и категории принадлежащих им ценных бумаг, составленный по состоянию на любую установленную дату и позволяющий идентифицировать этих владельцев, количество и категорию принадлежащих им ценных бумаг.

Реестр акционеров не только фиксирует определенные сведения об акционерном обществе и акционерах. Он является основой для создания ряда других документов, например: списка лиц, имеющих право участвовать в общем собрании акционеров, бюллетеней для голосования на общих собраниях акционеров и др. В соответствии со ст. 46 Федерального закона «Об акционерных обществах» по требованию акционеров общество обязано предоставлять им выписку из реестра акционеров, которая подтверждает их права. Федеральным законом «О рынке ценных бумаг» определены основные требования к содержанию и порядку ведения реестра.

В Российской Федерации принят ряд законодательных актов, нормы которых являются правовой основой организации информационных процессов. Одним из них является Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации». Закон регулирует отношения, которые возникают при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, применении информационных технологий, обеспечении защиты информации.

В соответствии с данным Федеральным законом правовой режим информационных ресурсов определяется нормами, которые устанавливают:

• • принципы правового регулирования отношений в сфере информации, информационных технологий и защиты информации;
• • право собственности на информацию и права обладателя информации;
• • категории информации на уровне доступа к ней;
• • порядок правовой защиты.

В соответствии со ст. 11 требования к документированию информации могут быть установлены законодательством Российской Федерации или соглашением сторон. В законе содержится определение документированной информации, как зафиксированной на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими определить такую информацию, или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.

Отдельная статья закона посвящена защите информации с помощью правовых организационных и технических мер. Наряду с данным законом еще ряд законодательных и нормативных правовых актов Российской Федерации содержит нормы, направленные на обеспечение конфиденциальности документов, содержащих информацию ограниченного доступа. В их числе Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» и Указ Президента РФ от

30.11.1995 № 1203 «Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне»¹; Федеральный закон от 29.07.2004 № 98- ФЗ «О коммерческой тайне» и постановление Правительства РСФСР от 05.12.1991 № 35 «О Перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну»^{[2] [3]}; Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера»^[4].

Очень важным является определение Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и защите информации» условий признания юридической силы электронного документа. Современным законодательством установлена возможность использования многих документов, в том числе и правовых, полученных из автоматизированных информационных систем. Например, речь может идти о системе ведения реестра акционеров, которая предусматривает учет, хранение и предоставление акционерам необходимой информации как на бумажном носителе, так и в электронной форме. В соответствии с ГК РФ коммерческий договор может быть заключен путем обмена документами при помощи в том числе электронной связи. При этом обязательным условием является возможность «достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору».

Автоматизированные информационные технологии широко применяются и в других управленческих ситуациях, поэтому важнейшей проблемой в настоящее время является возможность удостоверения документов на электронных носителях. На ее решение направлены, в частности, нормы Федерального закона «Об электронной подписи», принятого Государственной Думой РФ в 2011 г.

Закон обеспечивает правовые условия использования электронной подписи на документах и признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. Кроме того, им установлен порядок использования электронной подписи и дано определение ряда следующих важнейших понятий: электронная подпись; сертификат ключа проверки электронной подписи; квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи; ключ электронной подписи; ключ проверки электронной подписи; средства электронной подписи; корпоративная информационная система; информационная система общего пользования и др.

Принципиально новым являются установление нескольких видов электронных подписей — простая электронная подпись и усиленная (неквалифицированная и квалифицированная) электронная подпись и определение условий использования каждой из них.

Действие закона регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, что оказывает непосредственное влияние на документирование деятельности любых, в том числе негосударственных, организаций.

При составлении и оформлении управленческих документов, а также при организации работы с ними следует учитывать нормы еще ряда законодательных и нормативных актов. Многие из них корреспондируются с нормами акционерного законодательства.

Так, например, по Федеральному закону «Об акционерных обществах» общества должны иметь фирменное наименование, включающее указание на организационно-правовую форму и тип. Фирменное наименование размещается на бланках и на круглой печати организации. Кроме того, общества вправе иметь эмблему, зарегистрированный в установленном порядке товарный знак или знак обслуживания и другие средства визуальной идентификации, которые также могут входить в состав реквизитов бланков и печатей.

В соответствии с частью четвертой ГК РФ включение в фирменное наименование юридического лица официального наименования «Российская Федерация» или «Россия», а также слов, производных от этого наименования, регулируется государством и допускается по разрешению, выдаваемому в порядке, установленном Правительством РФ. Это следует учитывать при формулировании и государственной регистрации фирменного наименования акционерного общества.

Порядок использования в наименованиях организаций слов «Россия», «Российская Федерация» определяется Правилами включения в фирменное наименование юридического лица официального наименования «Российская Федерация» или «Россия», а также слов, производных от этого наименования», которые утверждены постановлением Правительства РФ от 03.02.2010 № 52.

При составлении российскими предприятиями и организациями управленческих документов должны обязательно учитываться нормы Закона РСФСР от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» и Федерального закона от 01.06.2005 № 53-ФЗ

«О государственном языке Российской Федерации», которые определяют, что официальное делопроизводство на территории Российской Федерации ведется на государственном языке — русском. Тексты документов (бланков, печатей, штампов) с наименованием государственных органов, организаций, предприятий, учреждений оформляются на государственном языке Российской Федерации. В субъектах Федерации официальное делопроизводство ведется также на государственных языках данных республик. Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации.

Значительная доля документов, поступающих в акционерные общества и отправляемые ими, пересылаются с помощью почтовой и телеграфной связи. Правовые, организационные основы почтовой связи установлены Федеральным законом от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи». В частности, Законом регулируются правоотношения, возникающие между операторами почтовой связи и пользователями их услуг. Так, установлено, что услуги связи предоставляются юридическим лицам на основании договора о предоставлении услуг.

В соответствии с этим Законом постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221 утверждены Правила оказания услуг почтовой связи, которые определяют права и обязанности операторов и пользователей почтовой связи. Юридические лица должны руководствоваться правилами при оформлении своих почтовых отправлений, определении их категории и т.п. При составлении служебных документов следует придерживаться порядка оформления почтовых адресов, который установлен Правилами оказания услуг почтовой связи. Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 222 утверждены также Правила оказания услуг телеграфной связи, в которых установлены требования к порядку оформления телеграмм, определены особенности текста таких документов.

В последнее время все чаще правила составления, оформления, обработки документов закрепляются в стандартах организаций, которые входят в систему стандартизации Российской Федерации. Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» определил состав национальной системы стандартизации, принципы стандартизации, в числе которых добровольное применение национальных стандартов. Закон установил категории документов в области стандартизации, в том числе:

• • национальные стандарты;
• • общероссийские классификаторы технико-экономической и

социальной информации;

• стандарты организаций.

Стандарты организаций разрабатываются как локальные нормативные акты и в отличие от национальных стандартов носят не рекомендательный, а обязательный характер.

Особая роль в регулировании вопросов организации управленческой деятельности в акционерных обществах и ее документационного обеспечения принадлежала нормативным актам Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг (ФКЦБ) России, которая до 2004 г. являлась органом исполнительной власти по проведению государственной политики в области рынка ценных бумаг, контролю деятельности профессиональных участников рынка ценных бумаг, обеспечению прав инвесторов, акционеров и вкладчиков. Ряд норм Федерального закона «Об акционерных обществах» прямо указывает на то, что дополнительные требования по решению определенных вопросов управленческой деятельности обществ могут быть установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг.

Постановлениями ФКЦБ был утвержден ряд нормативных правовых актов, которыми и сейчас регулируется порядок ведения реестра владельцев ценных бумаг (реестра акционеров), определяется порядок хранения документации акционерных обществ и т.д.

Положение о ведении реестра владельцев ценных бумаг, утвержденное постановлением ФКЦБ от 02.10.1997, устанавливает требования к составу информации реестра, порядок внесения сведений в реестр и предоставления информации заинтересованным лицам. В частности, Положением закреплена обязанность акционерного общества (или регистратора) выдавать выписку из реестра по распоряжению акционера или его уполномоченного лица. Выписка из реестра — это документ, который подтверждает права акционеров, поэтому требования к нему закреплены нормативно. В обязательный состав указываемых в выписке сведений входят:

• • полное наименование общества, место нахождения общества, наименование органа, осуществившего регистрацию, номер и дата регистрации;
• • номер лицевого счета зарегистрированного лица;
• • фамилия, имя, отчество (полное наименование) зарегистрированного лица;
• • дата, на которую выписка из реестра подтверждает записи о ценных бумагах, учитываемых на лицевом счете зарегистрированного лица;
• • вид, количество, категория (тип), государственный регистрационный номер выпуска ценных бумаг, учитываемых на лицевом счете зарегистрированного лица, и т.д.

Выписка удостоверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации. Если держателем реестра акционеров является само акционерное общество, то выписку из реестра подписывают генеральный директор и главный бухгалтер (см. Приложение 1). Тем же положением установлены требования к содержанию списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров.

Серьезная проблема связана с сохранностью документов акционерных обществ. Федеральный закон «Об акционерных обществах» установил, что общество хранит документы в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг. Поэтому чрезвычайно важным стало Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003. Действие нормативного акта распространяется на документы всех открытых и закрытых акционерных обществ на территории Российской Федерации.

Положение содержит комплекс норм, которые обязывают акционерные общества очень внимательно подходить к вопросам сохранности документов, отражающих особенности их деятельности, например уникальность сферы деятельности, новизну или конкурентоспособность продукции или услуг, участие в каких-либо проектах и программах и т.п. Данным Положением установлены сроки и порядок хранения документов акционерных обществ, порядок отбора документов на хранение и уничтожение, порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

В целом общепринятый порядок хранения документов соблюдается. Однако в акционерных обществах есть определенная специфика работы с документами, которая нашла отражение в Положении. Так, например, в список документации, которая подлежит хранению в делопроизводстве и архивах обществ, включены документы, которые образуются в деятельности предприятий и организаций только данной организационно-правовой формы: протоколы общих собраний акционеров, бюллетени для голосования на общих собраниях акционеров и т.п. Установлен особый порядок передачи на хранение, хранения и использования опечатанных бюллетеней для голосования и т.д. Кроме того, в Положении оговорены условия и порядок передачи документов постоянного срока хранения на государственное хранение.

Постановлением ФКЦБ от 31.05.2002 было утверждено Положение о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров. Положение уточняло требования Федерального закона «Об акционерных обществах» к подготовке, созыву и проведению годовых и внеочередных общих собраний акционеров. Им были определены порядок и сроки подготовки ряда документов, требования к их составу и содержанию. Например, закреплялся перечень информации, обязательной для предоставления участникам общего собрания акционеров при подготовке собрания; уточнялись данные, которые должен содержать годовой отчет общества, выносимый на утверждение общего собрания. Значительное внимание было уделено такому важному документу, как бюллетень для голосования. В частности, в Положение впервые было включено требование о том, что напротив каждого варианта голосования должно содержаться поле для проставления числа голосов. Кроме того, указывалось на необходимость включения в бюллетени подробного разъяснения того, как нужно голосовать (т.е. каким образом проставлять в бюллетенях соответствующие отметки) при разных вариантах голосования. Появление уточненных данных о документах позволило снять много неясных или спорных вопросов, которые возникали в акционерных обществах при подготовке общих собраний акционеров.

В 2004 г. в соответствии с Указом Президента РФ от 20.05.2004 № 649 функции ФКЦБ России были переданы образованной тогда Федеральной службе по финансовым рынкам (ФСФР России). Приказом ФСФР России от 02.02.2012 № 12-6/пз-н было отменено Положение 2002 г. и утверждено новое Положение о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров. В Положение 2012 г. были внесены уточнения, которые соответствовали действовавшей редакции Федерального закона «Об акционерных обществах».

В 2013 г. полномочия по регулированию, контролю и надзору в сфере финансовых рынков переданы Банку России. Таким образом, в число функций Банка в настоящее время входит регулирование, контроль и надзор в сфере корпоративных отношений в акционерных обществах. Однако принятые ранее акты ФКЦБ и ФСФР не были отменены. В соответствии с Федеральным законом от 23.07.2013 № 251-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с передачей Центральному банку Российской Федерации полномочий по регулированию, контролю и надзору в сфере финансовых рынков» нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации должны применяться до замены их соответствующими нормативными актами Банка России.

В 2001 г. ФКЦБ России был разработан Кодекс (Свод правил) корпоративного поведения, который был одобрен на заседании Правительства РФ от 28.11.2001 (протокол № 49) и введен в действие распоряжением ФКЦБ от 04.04.2002 № 421/р «О рекомендации к применению Кодекса корпоративного поведения».

Кодекс ввел само понятие «корпоративное поведение», охватывающее разнообразные действия, связанные с управлением хозяйственными обществами. Корпоративное поведение влияет на экономические показатели деятельности обществ, и одним из способов его совершенствования является введение определенных стандартов, определяющих деятельность всех органов управления. Так, Кодекс устанавливал правила и процедуры созыва, подготовки и проведения общих собраний акционеров, организации деятельности совета директоров и исполнительного органа. Многие положения Кодекса касались требований к составу соответствующих документов, их содержанию и порядку работы с ними. Например, в разделе «Созыв и подготовка к проведению общего собрания акционеров» содержались рекомендации по включению в сообщение о созыве общего собрания акционеров и другие документы более полной информации, чем та, которая предусмотрена законодательством, уточнялся также характер этих сведений. Содержавшиеся в Кодексе правила распространялись и на другие документы, оформляющие проведение общего собрания акционеров, деятельность совета директоров и исполнительного органа общества.

Впервые в Кодекс корпоративного поведения были включены рекомендации по назначению (или избранию) постоянно действующего должностного лица — корпоративного секретаря общества. В его функции вошла организация подготовки документов, соответствующих установленным процедурам проведения общего собрания акционеров и заседания совета директоров, обеспечение хранения документов, доступа к ним, а также предоставление их копий. Таким образом, было определено, что секретарь общества — это лицо, которое обеспечивает соблюдение всех управленческих процедур, включая их документационное обеспечение.

Несмотря на то что Кодекс корпоративного поведения был разработан как документ рекомендательного характера, многие его рекомендации были впоследствии включены в Положение о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров 2002 г., а значит, стали обязательными для исполнения. В частности, в соответствии с положением акционерные общества были обязаны включать в свои годовые отчеты сведения о соблюдении Кодекса корпоративного поведения. Состав данных определялся Методическими рекомендациями по составу и форме представления сведений о соблюдении Кодекса корпоративного поведения в годовых отчетах акционерных обществ, которые были утверждены распоряжением ФКЦБ РФ от 30.04.2003 № 03- 849/р. ФКЦБ России было установлено, что соблюдение акционерными обществами ряда положений Кодекса также должно контролироваться организаторами торговли на рынке ценных бумаг. Перечень соответствующих положений Кодекса содержался в Методических рекомендациях по осуществлению организаторами торговли на рынке ценных бумаг контроля за соблюдением акционерными обществами положений Кодекса корпоративного поведения, утвержденных распоряжением ФКЦБ РФ от 18.06.2003 № 03- 1169/р.

Разработка российского Кодекса корпоративного поведения стала важной вехой развития корпоративных отношений в Российской Федерации. С принятием Кодекса российские акционерные общества получили базовые ориентиры по внедрению передовых стандартов корпоративного управления с учетом специфики российского законодательства и сложившейся на российском рынке практики взаимоотношений между акционерами, членами совета директоров (наблюдательного совета), исполнительными органами, работниками и иными заинтересованными сторонами, участвующими в экономической деятельности акционерных обществ.

Однако с момента принятия Кодекса корпоративного поведения международная финансовая ситуация, российское корпоративное законодательство, практика корпоративного управления российских компаний претерпели существенные изменения.

Вместе с тем кризис, охвативший мировую финансовую систему в 2008—2009 гг., обратил внимание на вопросы, связанные с использованием корпоративного управления в качестве важного инструмента обеспечения устойчивости компаний и их долговременного успешного развития. Все это заложило объективные предпосылки для актуализации и пересмотра Кодекса.

Значительное количество проблем и вопросов, важных для российских компаний, в том числе связанных с подготовкой и проведением собраний акционеров, подготовкой финансовой отчетности и раскрытием информации и т.д., подходы к решению которых ранее рекомендовались в Кодексе корпоративного поведения, были за время, прошедшее с его принятия, разрешены на уровне законодательства и нормативных правовых актов. Однако по-прежнему остается актуальной проблема совершенствования практики реализации правовых норм.

Разработчики нового Кодекса исходили также из того, что эффективное корпоративное управление не может быть обеспечено только нормами законодательства, так как, во-первых, они устанавливают только общие обязательные правила. Чрезмерная детализация правовых норм препятствует работе обществ, поскольку каждое из них уникально и особенности его деятельности не могут быть полностью отражены в законодательстве. Во-вторых, законодательство оказывается не в состоянии своевременно реагировать на изменения практики корпоративного управления, поскольку внесение изменений в законы и нормативные акты требует значительного времени. И кроме того, многие вопросы, связанные с корпоративным управлением, имеют этический, а не юридический характер.

Работа над обновленной редакцией Кодекса в рамках Экспертного совета по корпоративному управлению при ФСФР России была начата в 2008 г. при участии представителей делового и экспертного сообществ, в том числе крупнейших российских компаний, профессиональных объединений и экспертно-аналитических организаций.

В течение 2011—2012 гг. были внесены существенные изменения в такие федеральные законы, как «О рынке ценных бумаг» и «Об акционерных обществах» и др. Проект новой редакции Кодекса был доработан с учетом измененного законодательства, а также предложений Росимущества и Минэкономразвития России, Московской биржи, подгруппы по корпоративному управлению рабочей группы по созданию Международного финансового центра, российских и международных компаний, оказывающих услуги в области корпоративного управления. Участие Европейского банка реконструкции и развития и Организации экономического сотрудничества и развития в работе над Кодексом позволило получить оценку и комментарии ведущих международных экспертов в области корпоративного управления^[5].

13 февраля 2014 г. проект Кодекса корпоративного управления был одобрен на заседании Правительства РФ, а 21 марта 2014 г. — Советом директоров Банка России. Письмом от 10.04.2014 Банк России рекомендовал его к применению акционерными обществами, ценные бумаги которых допущены к организованным торгам.

Кодекс корпоративного управления рассматривается не только как документ, разъясняющий наилучшие стандарты соблюдения прав акционеров и способствующий их реализации на практике, но и как действенный инструмент повышения эффективности управления компанией, обеспечения ее долгосрочного и устойчивого развития. Этому должны способствовать цели, сформулированные в Кодексе, среди которых:

• • отразить в форме наилучших стандартов деятельности выработанные за прошедшие годы подходы в области разрешения корпоративных проблем, возникающих в процессе жизнедеятельности акционерных обществ;
• • учесть накопленную практику применения Кодекса корпоративного поведения, упростить применение наилучших стандартов корпоративного управления российскими акционерными обществами;
• • предоставить рекомендации, направленные на повышение эффективности работы органов управления акционерных обществ и контроля за их деятельностью, и др.

Кодекс определил понятие «корпоративное управление» как систему взаимоотношений между исполнительными органами акционерного общества, его советом директоров, акционерами и другими заинтересованными сторонами. Корпоративное управление является инструментом для определения целей общества и средств достижения этих целей, а также обеспечения эффективного контроля за деятельностью общества со стороны акционеров и других заинтересованных сторон. Одним из способов совершенствования корпоративного управления в Российской Федерации является введение определенных стандартов, установленных на основе анализа наилучшей международной и российской практики корпоративного управления.

Кодекс состоит из двух частей. Первая часть содержит базовые принципы, которые лежат в основе корпоративного управления. Во второй части Кодекса сформулированы рекомендации, которые раскрывают способы и механизмы практической реализации принципов Кодекса, являясь инструментарием для внедрения лучшей практики корпоративного управления в обществе. Эти рекомендации должны стать основой для формирования политики и практики корпоративного управления в конкретных компаниях.

Многие положения Кодекса корпоративного управления касаются процедур, обеспечивающих реализацию прав и законных интересов акционеров, в том числе процедур подготовки и проведения общих собраний акционеров и их документирования. Значительное внимание уделяется организации работы совета директоров и составлению соответствующей документации.

В отдельный раздел вынесены вопросы деятельности корпоративного секретаря. Рекомендации Кодекса направлены на четкое определение требований к уровню образования, квалификации корпоративных секретарей, их функциям и правам.

Так, к функциям корпоративного секретаря в Кодексе рекомендуется отнести:

• • участие в организации подготовки и проведения общих собраний;
• • обеспечение работы совета директоров и комитетов совета директоров;
• • участие в реализации политики общества по раскрытию информации, а также обеспечение хранения корпоративных документов общества;
• • обеспечение реализации установленных законодательством и внутренними документами общества процедур, обеспечивающих реализацию прав и законных интересов акционеров, и контроль за их исполнением;
• • участие в совершенствовании системы и практики корпоративного управления общества и др.

Акционерные общества должны осуществлять раскрытие информации о соблюдении принципов Кодекса корпоративного управления, в том числе включать в свои годовые отчеты сведения о соблюдении обществом принципов и рекомендаций Кодекса, а в случае если какие-либо принципы и рекомендации не соблюдаются — подробные объяснения причин этого^[5].

Нужно отметить, что принципы и рекомендации, изложенные в Кодексе, ориентированы прежде всего на акционерные общества, ценные бумаги которых обращаются на организованных торгах. Однако применение положений Кодекса имеет важное значение для акционеров и инвесторов всех акционерных обществ, так как содержащиеся в Кодексе рекомендации являются действенным инструментом повышения эффективности управленческой деятельности.

Действие рассмотренных нормативных и методических документов, принятых ФКЦБ, ФСФР и Банком России, распространяется только на акционерные общества. Закрепленные в них требования отражают специфику организации и деятельности органов управления, а значит, специфику состава и содержания управленческих документов предприятий, образованных именно в такой организационно-правовой форме. Вместе с тем при работе с документацией в акционерных обществах нельзя не учитывать общегосударственные нормативные и методические документы. Они содержат типовые нормы, правила и рекомендации по документационному обеспечению управления в российских организациях независимо от их организационно-правовой формы и сферы деятельности.

В состав национальной системы стандартизации Российской Федерации включены стандарты и классификаторы технико-экономической и социальной информации. Федеральный закон «О техническом регулировании» определил следующую область применения классификаторов: общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации являются нормативными документами и обязательны для применения в государственных информационных системах, информационных ресурсах и межведомственном обмене информацией.

При оформлении документов для государственной регистрации акционерных обществ, как и других видов юридических лиц, в соответствующие формы вносятся сведения о видах экономической деятельности в точном соответствии с Общероссийским классификатором видов экономической деятельности (ОКВЭД). Кроме того, при государственной регистрации обществам присваивается код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций

(О КП О). После государственной регистрации код по О КП О используется при оформлении документов конкретной организации: в частности, он включается в состав реквизитов бланков документов.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в определенных социально-экономических областях деятельности (ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации). ОКУД предназначен для решения таких задач, как:

• • упорядочение информационных потоков;
• • сокращение количества применяемых форм;
• • исключение из обращения неунифицированных форм документов;
• • контроль за составом форм документов и исключение дублирования информации, применяемой в сфере управления, и др.

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации. Одной из таких систем является унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). В ее состав входит, в частности, документация по распорядительной деятельности, организационно-нормативному регулированию и оперативно-информационному регулированию деятельности организации или предприятия. Перечисленные задачи решаются аппаратом управления всех без исключения предприятий и организаций, следовательно, организационно-распорядительная документация является неотъемлемой частью документационного обеспечения управления на предприятиях любых организационноправовых форм.

Ряд национальных государственных стандартов устанавливает правила оформления документов. Так, в настоящее время действует государственный стандарт на организационно-распорядительную документацию ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации», устанавливающий правила оформления реквизитов документов, в том числе реквизитов бланков, требования к текстам, порядок согласования, подписания, утверждения и т.п. организационно-распорядительных документов.

Еще одним государственным стандартом, который применяется в работе с документами, является стандарт на обложки дел постоянного и длительных сроков хранения. Положения ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения» используются при оформлении документальных комплексов (дел) в делопроизводстве организаций и при их подготовке к передаче на архивное хранение.

С 1 июля 2007 г. введен в действие ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами». Он соответствует международному стандарту ISO 15489-1:2001 Information and documentation — Records management — General (IDT). Необходимость появления такого стандарта продиктована временем. В настоящее время с выходом на зарубежные рынки многие организации разрабатывают и внедряют у себя системы менеджмента качества, особое место в которых занимают корпоративные стандарты по управлению документацией. Национальный стандарт должен стать основой разработки корпоративных стандартов. Он регулирует процессы управления документами всех форматов и на всех носителях, как в государственных, так и в негосударственных организациях; содержит положения об ответственности, процедурах, системах и процессах, связанных с документами. Кроме того, в стандарте содержатся руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с международными стандартами и методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами в организациях.

Одним из основных межотраслевых нормативно-методических документов, действующих в настоящее время, является Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Хотя документ был разработан достаточно давно и многие его положения устарели, в настоящее время он сохраняет свое значение и может быть использован в качестве основы для разработки систем документационного обеспечения управления конкретных предприятий и организаций. Так, ГСДОУ определяет:

• • задачи, функции и примерную структуру служб документационного обеспечения;
• • основные правила организации документооборота предприятия;
• • порядок организации хранения документов в делопроизводстве и их подготовки для передачи в архив.

Таким образом, система документационного обеспечения управления представлена единой технологией работы с документами, состоящей из взаимоувязанных этапов и процедур обработки документации.

Наряду с ГСДОУ методической базой создания системы документационного обеспечения управления в акционерных обществах могут служить Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, и Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Федерального архивного агентства (Росархива) от 23.12.2009 № 76.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти являются нормативным документом локального действия и, как следует из названия, предназначены для федеральных органов исполнительной власти. Они содержат общие положения об организации делопроизводства, и на их основе в органах власти должны разрабатываться инструкции по делопроизводству. Положения Правил могут быть использованы как общие основы делопроизводства и в акционерных обществах.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти были подготовлены и утверждены Росархивом в соответствии с постановлением Правительства РФ № 477. Методические рекомендации включают все вопросы организации делопроизводства — от составления и получения документов до передачи их в архив, в частности: общие требования к составлению и оформлению документов, особенности оформления документов, правила регистрации документов, контроля за исполнением документов, работы с номенклатурой дел, формирования дел, их оформления и т.д. Они снабжены приложениями, в которых представлены формы управленческих документов, номенклатуры дел, описей и др.

Методические рекомендации могут быть использованы в любой организации в качестве методического документа, так как на их основе можно разработать индивидуальную инструкцию по делопроизводству.

Методика и технология хранения документации в делопроизводстве содержится в ряде документов, разработанных архивными органами.

В Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, определен порядок хранения управленческих документов на предприятиях и в организациях, в том числе и негосударственных форм собственности. Основные правила устанавливают следующее:

• • требования к номенклатурам дел, их виды, порядок составления, оформления и удостоверения номенклатуры;
• • правила формирования дел при оперативном хранении документов;
• • правила организации и методика проведения экспертизы ценности документов;
• • порядок подготовки дел к передаче в архив организации, который включает оформление дел, составление и оформление описей;
• • порядок выделения документов с истекшими сроками хранения к уничтожению и оформление уничтожения;
• • порядок передачи дел из структурных подразделений в архив организации.

Основные правила работы архивов организаций приобрели в настоящее время особое значение для организации документационных процессов в акционерных обществах. Многие нормы основного документа, регламентирующего организацию хранения документов в обществах, — Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ — носят общий характер и не содержат конкретных методик. Так, Положением устанавливается обязанность обществ составлять номенклатуру дел и формировать дела в точном соответствии с номенклатурой, но не раскрывается порядок этих действий. То же самое относится и к проведению экспертизы ценности документов, составлению и оформлению описей дел и т.д. Методика проведения этой работы подробно изложена в Основных правилах работы архивов организаций. Таким образом, можно сказать, что в них содержится механизм реализации норм Положения о хранении документов.

Обеспечение сохранности документов тесно связано с определением сроков хранения документации акционерных обществ. Нормативными документами, на основе которых определяются сроки хранения документов, являются перечни с указанием сроков хранения. В 2010 г. был утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. В настоящее время это основной документ, нормативно устанавливающий сроки хранения документов, которые составляются и используются в процессе управления на предприятиях и в организациях. В состав перечня включены управленческие документы и негосударственных организаций и предприятий. Сроки хранения типовых документов должны в обязательном порядке учитываться при подготовке номенклатуры дел организации, формировании документов в дела, проведении экспертизы ценности документов и т.д.

Раздел «Сроки хранения документов» Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ включает список документов с указанием сроков хранения. Большая часть этих документов содержится в Перечне типовых управленческих архивных документов. Для ряда категорий документов в Положении есть прямые указания на использование сроков хранения, установленных Перечнем типовых управленческих архивных документов. К ним отнесены, в частности: документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе; внутренние документы общества и др. Таким образом, нормы Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ должны применяться вместе с соответствующими общегосударственными нормативными документами и конкретными методическими наработками. Только это позволит действительно грамотно организовать все процессы, связанные с хранением документации, и сохранить информацию, важную прежде всего для самих обществ.

• [1] Постановление Совмина РСФСР от 25.12.1990 № 601 «Об утвержденииПоложения об акционерных обществах» // СП РСФСР. 1991. № 6. Ст. 92;Собрание актов Президента и Правительства РФ. 1993. № 48. Ст. 4647.
• [2] Указ Президента РФ от 30.11.1995 № 1203 «Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» // СЗ РФ. 1995. № 49.Ст. 4775; 2008. № 37. Ст. 4182.
• [3] Постановление Правительства РСФСР от 05.12.1991 № 35 «О Перечнесведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» // СЗ РФ.1992. № 1-2. Ст. 7; СЗ РФ. 2002. № 41. Ст. 3983.
• [4] Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» // СЗ РФ. 1997. № 10. Ст. 1127; 2005.№ 39. Ст. 3925.
• [5] Письмо Банка России от 10.04.2014 № 06-52/2463 «О Кодексе корпоративного управления» // Вестник Банка России. 2014. № 40. 18 апр.
• [6] Письмо Банка России от 10.04.2014 № 06-52/2463 «О Кодексе корпоративного управления» // Вестник Банка России. 2014. № 40. 18 апр.