Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления негосударственных организаций

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АППАРАТА УПРАВЛЕНИЯ АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации состоит из двух частей: документирование и организация работы с документами.

Документирование — это запись информации на различных носителях по установленным правилам. В управленческой практике документирование связано в основном с созданием и оформлением документов. Документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом, правовыми нормативными актами федеральных органов исполнительной власти.

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» в ст. 11 устанавливает, что в федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти. Закон напрямую не устанавливает обязательность документирования информации по установленным правилам в негосударственных организациях. Однако любая управленческая структура при создании документов (в том числе и внутренних) должна придерживаться действующих правил составления и оформления документов.

Каждое акционерное общество использует в своей деятельности распорядительную документацию, создает локальные акты, ведет обмен корреспонденцией с органами власти, партнерами, клиентами и т.д. Официальное название такой документации — система организационно-распорядительной документации. Система унифицирована, она включает государственный стандарт[1] и альбом унифицированных форм документов.

Правила оформления документов закреплены в ГОСТ Р 6.30- 2003. Стандарт установил требования к бланкам, порядок адресования, согласования, подписания, утверждения, заверения документов печатью. Стандарт содержит перечень и правила оформления реквизитов, которые связаны с документооборотом организации от момента получения документа до окончания работы над ним и подшивки его в дело. Первая редакция государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию была принята еще в 1972 г. Долгая история применения стандарта способствовала закреплению основных правил оформления документов. Следует иметь в виду, что правила оформления документов изменяются и корректируются с каждой новой редакцией. Изменения, внесенные в редакцию государственного стандарта 2003 г. (ныне действующую), основаны на законодательстве Российской Федерации.

В соответствии с Федеральным законом «О техническом регулировании» стандартизация в Российской Федерации осуществляется на основе принципа добровольного применения стандартов. Это у многих порождает убеждение в необязательности использовать те правила и нормы оформления, которые установлены ГОСТ Р 6.30- 2003. Однако следует иметь в виду, что, придерживаясь в практике документирования требований к оформлению документов, закрепленных в стандарте, можно добиться повышения культуры оформления документов, получать более качественные документы.

Качество документа, безусловно, определяется его содержанием. Но и форма документа — состав реквизитов, их рациональное размещение на листе бумаги, соблюдение установленных интервалов — также имеет существенное значение. Внешний вид документа улучшается при использовании более рациональной композиции всех элементов документа, а также за счет закрепления постоянного места каждого реквизита на поле документа. В рекомендациях ГОСТ Р 6.30-2003 учтены традиции последовательности заполнения и чтения документа, рациональной компоновки реквизитов. Это позволяет максимально увеличить полезную площадь — место для размещения текста, основного реквизита документа. Созданные в соответствии с рекомендациями стандарта документы выполняют свою основную функцию (фиксация и сохранение информации) и обеспечивают эргономичность документов — легко воспринимаются человеком, удобны в применении, хранении, передаче любыми средствами связи, отражают прохождение документа через управленческий аппарат.

Соблюдение установленных в ГОСТ Р 6.30-2003 требований имеет ряд преимуществ: позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех специалистов управленческого аппарата — от руководителей до рядовых сотрудников.

Важнейшим свойством, которым должны обладать управленческие документы, является их официальность и достоверность. Информация документа может быть использована в сфере управления без сомнения в ее достоверности для осуществления любых действий только в том случае, если документ обладает рядом признаков, т.е. документ наделен юридической силой.

Юридическая значимость документа — свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера1.

Для управленческой деятельности это свойство документа чрезвычайно важно, так как документы прежде всего служат способом доказательства заключенной в них информации. В управленческой деятельности юридическая значимость документа обеспечивает его официальность для работников как данной управленческой системы, так и всех иных структур, с которыми она взаимосвязана. Документы обязательны для исполнения теми, кому они адресованы. На документах основывают свою деятельность должностные лица, документом руководствуются и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее подчиненные организации и граждане.

В соответствии с официальным определением юридическая сила документа — это свойство официального документа вызывать правовые последствия[2] [3].

Таким образом, юридическая значимость документа и придание ему юридической силы исторически предполагают, что орган управления, должностное лицо, любое юридическое лицо обязаны:

  • • соблюдать при его подготовке нормы действующего законодательства;
  • • издавать документы только в пределах своей компетенции;
  • • соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов. Документ, создаваемый в управленческой деятельности с целью

обмена информацией или для установления, закрепления или изменения правоотношений между двумя организациями (или гражданами), должен быть правильно оформлен, чтобы не вызывать сомнений у субъектов правоотношений в его достоверности. Многократно возрастает значимость оформления документа в случае использования его как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др.

Важно помнить, что юридическая сила документа определяется и содержанием, и формой документа.

Каждый вид документа содержит свой набор реквизитов, придающих ему юридическую силу. В числе национальных стандартов действует целый ряд стандартов, устанавливающих правила оформления документов1.

  • [1] ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., 2003. С. 8. По заключению Минюста России ГОСТ Р 6.30-2003 признан не нуждающимся в государственной регистрации (письмо Минюста России от 04.04.2003№ 07/3276-ЮД).
  • [2] ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечномуи издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Утвержден и введен в действие приказом Федерального агентствапо техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст.
  • [3] Там же.
 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ ОРИГИНАЛ   След >
 

Популярные страницы