Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления негосударственных организаций

БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

Бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. В состав реквизитов бланка входит постоянная информация об организации — авторе документа, содержащая основную характеристику создавшей официальный письменный документ организации.

При получении документа в организации (учреждении, фирме) основное внимание уделяется существу содержащейся в нем информации, однако неизбежно запоминается и внешний вид документа — качество бумаги, использованные цвета, дизайн логотипа, начертание шрифтов, композиция надписей бланка. По этим признакам складывается впечатление о корреспонденте, степени его солидности, престижности.

Бланки создают любое учреждение, организация или предприятие, пользующиеся правами юридического лица. Разрабатывая бланк, стремятся к созданию благоприятного впечатления об организации, к созданию запоминающегося бланка, отражающего не только определенную информацию о фирме, но и ее стиль. Однако, стремясь произвести положительное впечатление, зачастую получают обратный результат: если в бланке документа есть принципиальные ошибки, выбрана неудачная композиция расположения его отдельных элементов, не хватает обязательных данных, впечатление об авторе будет невысоким.

Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты и количество ошибок при составлении и подготовке документа, упрощает восприятие информации и повышает культуру документа. Применение бланков так давно вошло в практику документирования, что невозможно представить официальный документ, который подготовлен без бланка.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ подлежит рассылке по нескольким адресам, то на бланке создают первый лист каждого экземпляра документа, предназначенного к отправке из организации.

Для изготовления бланков используют в основном два формата бумаги — А4 (210x297 мм) и А5 (210x148 мм), меньший формат используется для документов небольшого (до семи строк) объема.

Бланки документов должны быть изготовлены с учетом размеров полей.

На бланках допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов или других обозначений для размещения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, отметки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки.

При изготовлении бланков обычно используются типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33.

Реквизит «Наименование организации» допускается печатать рисованными шрифтами от 6 до 24 кегля. Размер шрифта выбирают в зависимости от длины строки (т.е. от количества знаков в наименовании организации-автора).

Существует несколько способов подготовки бланков:

  • • заказ бланка в типографии;
  • • копирование бланка с помощью средств оперативной полиграфии;
  • • создание в памяти компьютера шаблона бланка;
  • • нанесение реквизитов бланка на бумагу резиновым штемпелем
  • (этот способ ошибочно называют угловым штампом).

Типографское изготовление бланков является наиболее распространенным способом, позволяет организации иметь бланки высокого полиграфического качества, что, в свою очередь, повышает ее престиж. Но этот способ требует определенных денежных затрат.

Бланк может быть изготовлен также с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведен с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка, на котором и печатают текст конкретного документа.

Самым дешевым способом создания бланка является заказ в граверной мастерской штампа с реквизитами, идентифицирующими организацию-автора, оттиск которого используется каждый раз, когда необходим бланк.

Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено государственным стандартом в двух вариантах: продольном и угловом. В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру.

При угловом расположении реквизитов они размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения (в таких документах, как положения, акты, инструкции), адресата (в письмах, докладных записках), для написания резолюции.

Выбор способа размещения реквизитов (углового или продольного) осуществляется каждой организацией при разработке бланка. Наибольшее распространение получили угловые бланки для писем и продольные для распорядительных документов.

Бланк, содержащий реквизиты, характеризующие организацию- автора (ее наименование, дата и место создания, регистрационный индекс), оказал влияние и на оформление внутренних документов организации. Для их оформления стали использовать те же реквизиты, повторяя их состав и порядок расположения даже в тех случаях, когда документ создается рукописным способом (заявление, объяснительная записка).

Каждое акционерное общество (равно как и все иные организации) обязано иметь как минимум два вида бланков: бланк письма и общий бланк.

Бланк письма предназначен для оформления связей общества с государственными органами власти и управления, партнерами, клиентами и всеми иными организациями.

Второй вид бланка используется для подготовки и оформления внутренних документов общества. В ГОСТ Р 6.30-2003[1] и специальной литературе его обычно называют общим бланком, так как состав его реквизитов является одинаковым для всех видов документов и по сути этот бланк является шаблоном (заготовкой) для создания таких видов документов, как приказы, распоряжения, указания, акты, протоколы и др.

Бланк письма акционерного общества должен предусматривать размещение следующих реквизитов:

  • • товарный знак (знак обслуживания, эмблема) (при его наличии);
  • • фирменное наименование акционерного общества;
  • • справочные данные;
  • • код общества по Общероссийскому классификатору учреждений, организаций и предприятий (ОКПО);
  • • Основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
  • • Идентификационный номер налогоплателыцика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
  • • код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД);
  • • отметка для регистрационного номера и даты документа;
  • • отметка для ссылки на номер и дату документа.

В числе первых реквизитов на бланке государственных учреждений и организаций могут быть размещены: Герб Российской Федерации, герб субъекта Федерации. Не допускается размещение на бланках изображения и герба, и товарного знака, эмблемы.

На бланках негосударственных организаций всех форм собственности вместо герба может быть использован зарегистрированный в установленном порядке товарный знак (знак обслуживания) или эмблема.

Товарный знак и знак обслуживания (далее — товарный знак) — обозначения, служащие для индивидуализации товаров, выполняемых работ или оказываемых услуг юридических или физических лиц. В соответствии со ст. 2 Федерального закона «Об акционерных обществах» общество вправе иметь зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства визуальной идентификации.

В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветовом сочетании.

На зарегистрированный товарный знак выдается свидетельство, которое удостоверяет приоритет товарного знака, исключительное право на товарный знак. Организация, зарегистрировавшая свой товарный знак, использует его для размещения на товарах, этикетках, упаковках этих товаров, а также на документации, в том числе и бланках.

Товарный знак или эмблема размещается на верхнем либо левом полях бланка.

Наличие на бланке товарного знака не исключает указания на бланке наименования организации, не допускается и замена наименования организации-автора документа ее эмблемой.

Наименование организации — автора документа в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 печатается на бланке сначала полностью, а ниже сокращенно, но в точном соответствии с тем нормативным актом или учредительными документами, на основе которых образована и действует данная организация. Сокращенное наименование указывают в скобках.

Порядок образования наименования акционерного общества установлен законодательно. В соответствии с ГК РФ (ст. 96) юридические лица должны иметь фирменные наименования, включающие указания на их организационно-правовую форму и характер деятельности. Фирменное наименование акционерного общества должно содержать его наименование и указание на то, что общество является акционерным.

Статья 2 Федерального закона «Об акционерных обществах» устанавливает несколько вариантов образования наименования общества.

Общество должно иметь полное наименование на русском языке. Полное фирменное наименование общества на русском языке содержит полное наименование общества и указание на тип общества (закрытое или открытое).

Общество вправе иметь сокращенное фирменное наименование на русском языке. Сокращенное фирменное наименование должно содержать полное или сокращенное наименование общества и слова «Закрытое акционерное общество» или «Открытое акционерное общество» либо аббревиатуру «ЗАО» или «ОАО».

Общество вправе иметь также полное и (или) сокращенное фирменное наименование на языках народов Российской Федерации и (или) иностранных языках. Наименование общества на иностранном языке воспроизводится на бланке в том случае, когда оно закреплено в уставе; в этом случае наименование общества на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Фирменное наименование общества на русском языке не может содержать иные термины и аббревиатуры, отражающие его организационно-правовую форму, в том числе заимствованные из иностранных языков, если иное не предусмотрено федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации.

Наименование организации указывается на бланке, как правило, без скобок или кавычек, кроме случаев, когда собственно наименование может быть принято за характер деятельности. Например: Открытое акционерное общество «Московский книжный дом».

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 на бланках писем предусмотрено проставление двух кодов по Общероссийским классификаторам технико-экономической и социальной информации:

  • • код организации — автора документа по Общероссийскому классификатору промышленных объединений и предприятий (ОКПО);
  • • код вида документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Эти реквизиты служат для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций, код по ОКПО — элементом электронной идентификации организации. Код формы является элементом идентификации документа.

ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает также размещение на бланке Основного государственного регистрационного номера (ОГРН) юридического лица. Он проставляется на основании документов, выдаваемых налоговыми органами. Основной государственный регистрационный номер записи о государственной регистрации индивидуального предпринимателя (ОГРНИП) указывается во всех документах этого физического лица, связанных с осуществлением им предпринимательской деятельности, наряду с его фамилией, именем и отчеством.

Идентификационный номер налогоплателыцика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, также выдаваемыми налоговыми органами.

В состав справочных данных включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации. Чем полнее сведения, помещенные на бланке, тем легче связаться с организацией — автором документа. Почтовый адрес должен быть указан в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, т.е. обязательно включать индекс предприятия связи с указанием единиц административно-территориального деления. В качестве почтового адреса допускается указывать номер абонентского ящика. Номер телефона следует указывать тот, по которому можно получить необходимую информацию (например, канцелярия, секретариат). Группы цифр в номерах телефонов (факсов) разделяют дефисом.

Блок справочных данных может быть дополнен по желанию организации — автора документа следующими данными: номер факса, телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер счета в банке и реквизиты банка, телекс, адрес электронной почты, номер лицензии и др.

На бланке для писем наименование вида документа (слово «письмо») не указывается, также не принято писать «коммерческое предложение» или «деловое письмо».

Пример бланка письма с продольным расположением реквизитов

Общий бланк акционерного общества может содержать следующие реквизиты:

  • • товарный знак (знак обслуживания, эмблема);
  • • фирменное наименование акционерного общества;
  • • отметка для проставления даты и номера документа;
  • • место составления или издания документа (географический пункт).

Первые три реквизита должны оформляться так же, как и в бланке письма.

Место составления или издания может не указываться на бланке, если оно входит в название акционерного общества. Место составления или издания указывается на общем бланке (на бланках всех видов документов, применяемых в акционерном обществе) в тех случаях, когда затруднено его определение по реквизиту «Наименование организации»[2].

В соответствии со ст. 4 Федерального закона «Об акционерных обществах» место нахождения общества определяется местом его государственной регистрации. Таким образом, на бланках внутренних документов реквизит «Место составления или издания документа» должен содержать сведения о месте нахождения общества. Этот реквизит оформляется в соответствии с наименованиями объектов административно-территориального деления и населенных пунктов Российской Федерации. Перед указанием населенных пунктов проставляется их сокращенное наименование вида (город, край, поселок идр.). Например:

г. Калуга; пос. Княжево Талдомского района Московской обл.

Исключением является обозначение городов Москва и Санкт-Петербург, перед наименованием этих городов буква «г.» не ставится.

Пример общего бланка с угловым расположением реквизитов

Бланк вида документа. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа, он становиться бланком этого вида (например, приказа, протокола, акта). Бланки каких-либо конкретных видов документов целесообразно создавать только в тех случаях, когда в организации применяется большое количество документов этих видов (например, приказов, распоряжений, докладных записок и др.).

Бланки на двух языках. Если акционерное общество ведет переписку с иностранными корреспондентами, оно вправе иметь фирменный бланк на иностранном языке. При этом не допускается искажения наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.

Согласно Федеральному закону «Об акционерных обществах» акционерные общества, созданные в субъектах Федерации, могут иметь бланки как на государственном языке Российской Федерации, так и на государственных языках республик или на языках народов Российской Федерации на территориях их компактного проживания.

Возможно создание бланка на двух языках. В таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды — на русском и государственном языке республики. В таких бланках реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Место составления или издания документа» печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне. При этом наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации располагают ниже или справа от наименования на русском языке.

В акционерных обществах, имеющих крупный управленческий аппарат, сложную внутреннюю организационную структуру, наряду с бланками общества возможно создание бланков структурных подразделений. Отличие этих бланков состоит в размещении ниже наименования акционерного общества наименования структурного подразделения. Структурное подразделение также может иметь бланк письма и бланки для наиболее массовых видов документов (распоряжение руководителя подразделения, протокол и др.).

Бланки должностных лиц создаются для руководителей (организации, крупного структурного подразделения), обладающих правом подписи. В бланках структурного подразделения его наименование помещается ниже наименования организации — автора документа. Если создается бланк должностного лица, то наименование должности размещается ниже наименования организации — автора документа.

Пример бланка письма должностного лица с угловым расположением реквизитов

  • [1] ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., 2003. С. 8.
  • [2] ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., 2003. С. 3.
 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ ОРИГИНАЛ   След >
 

Популярные страницы