Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления негосударственных организаций

Оформление исходящих и внутренних документов

Текст является основным реквизитом любого документа и выражает содержание управленческого действия.

Подготовка исходящих и внутренних документов начинается с работы над текстом.

Требования к тексту документа. Текст документов, используемых в управленческой практике, составляется на русском языке. Закон «О языках народов Российской Федерации» допускает, что в необходимых случаях официальное делопроизводство в субъектах Федерации наряду с государственным языком Российской Федерации может вестись на языках субъектов Федерации на территориях их компактного проживания». Только на русском языке текст составляется при направлении документов:

  • • в федеральные органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
  • • на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Федерации. Текст может быть оформлен в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм. Сплошной связный текст документа должен содержать грамматически и логически согласованную информацию об управленческом действии. Такой текст используется при составлении положений, уставов, правил, писем, всех видов распорядительных документов, протоколов, актов, докладных и объяснительных записок.

Составление текста документа в виде анкеты используется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков. В анкете часть информации будет постоянной. Наименования признаков в ней выражается существительным в именительном падеже («фамилия», «возраст», «место рождения») или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («были», «находились», «имеете»). Во второй части размещается переменная информация, содержащая конкретные характеристики признаков. Они должны грамматически согласовываться с наименованием признаков.

Таблица — перечень сведений (числовых данных), приведенных в определенную систему и расположенных по графам. Форма таблицы используется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы позволяют представить информацию в более компактном виде, их применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Заголовки граф и строк пишут с прописной буквы; подзаголовки граф — строчными, если они служат продолжением заголовка, и с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовка и подзаголовка таблицы точка не ставится. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблица занимает более одной страницы, то ее графы должны быть пронумерованы и на следующей странице печатают только номера этих граф. Таблицы могут быть включены в текст документа или в приложения к нему. Если таблиц в документе более одной, их следует нумеровать арабскими цифрами. Над таблицей справа пишется «Таблица 1». Таблица может иметь заголовок, который отражает ее содержание. Он пишется над таблицей посередине с прописной буквы.

Связанный текст большинства организационно-распорядительных документов состоит из двух частей: введения (основания), в котором излагают причины составления документа, факты, события, дается описание возникшей ситуации, и заключения, в котором формулируют распоряжения, просьбы, предложения, выводы и др. Документ может состоять из одной фразы, но и в этом случае в первой ее части формулируют причины обращения или создания документа, а во второй — просьбу.

Текст документа делится на абзацы, включающие несколько предложений, посвященных одной мысли (аргументу) и являющиеся простейшим компонентом текста. Каждый абзац выделяется в документе абзацным отступом — пять знаков от границы левого поля документа. Абзацы связного текста не нумеруют.

Допускается составление текстов документов (положения, инструкции, доклады, отчеты, приказы и др.) в виде отдельных разделов (которые могут подразделяться на пункты, подпункты и др.). Каждый раздел текста сложного документа должен иметь заголовок, отдельные части текста нумеруются арабскими цифрами. Номер каждой небольшой составной части такого документа включает номера соответствующих составных частей более крупного деления. Например: текст состоит из трех разделов, каждый из которых включает два подраздела, в этом случае нумерация текста выглядит следующим образом: Раздел 1, подраздел 1.1 и 1.2. Раздел 2, подраздел 2.1 и 2.2. Раздел 3, подраздел 3.1 и 3.2 и т.д.

К текстам управленческих документов предъявляют требования, которые должны обеспечить объективность и достоверность информации: краткость, точность, рациональность построения, логичность изложения, простота стиля.

В современном русском языке насчитывают 600 тыс. слов, имеющих 7 млн значений. Текст управленческих документов излагается официально-деловым стилем, который использует значительно меньший словарный состав, так как этот язык применяется в замкнутых сферах общественной жизни. Деловой стиль предполагает объективность изложения содержания документа, он должен быть нейтральным по тону, в нем широко используются стандартные термины и типовые речевые обороты. Деловые документы должны быть краткими. К особенностям делового стиля относится широкое применение устойчивых языковых оборотов, используемых в неизменном виде.

В официальных документах широкое применение получило использование сокращенных слов и словосочетаний, что способствует сжатию текста и ускоряет его восприятие. Сокращения применяются только общепринятые. При первом употреблении сокращения указывают в скобках его расшифровку.

Для текстов управленческих документов, имеющих типовую структуру и типовой состав информации, рекомендуется использование трафаретных текстов — заранее заготовленных форм документа с заполненной постоянной информацией и пропусками для последующего внесения переменной информации. Наиболее распространенная форма трафарета — справка. Трафаретные тексты могут использоваться и для оформления многих видов управленческих документов (акты, заявления, приказы, представления и др.), если они часто используются в ежедневной работе.

Формы изложения и структура текста отдельных видов документов рассмотрены в разделе 4.3.

После того как текст документа создан, он перепечатывается на бланке соответствующего вида документа и начинается процедура его оформления. Исполнитель обязан оформить:

  • • наименование вида документа;
  • • адрес;
  • • заголовок к тексту;
  • • отметку о наличии приложения (и непосредственно приложения);
  • • отметку об исполнителе;
  • • идентификатор электронной копии документа.

Наименование вида документа оформляется исполнителем во всех

случаях, когда документ составляется без использования специального бланка для конкретного вида документа.

Если в организации таких бланков нет, то наименование вида документа вносится в общий бланк (АКТ, ПРОТОКОЛ и др.).

Наименование вида документа должно отражать содержание документируемого действия и компетенцию его автора. Наименование вида документа является обязательным реквизитом при оформлении всех документов, кроме письма.

Заголовок к тексту составляется исполнителем документа во всех случаях, когда документ оформлен на бумаге формата А4. Если документ подготовлен на формате А5, реквизит можно опускать. Заголовок к тексту — реквизит, выражающий в краткой форме основное содержание документа. Заголовок позволяет быстро определить степень информативности документа, его важность или срочность, помогает ориентироваться в содержании документа при его получении, рассмотрении. Заголовок обязательно используется при регистрации документов.

Требования к заголовку: краткость, точная передача смысла текста и грамматическая согласованность с названием вида документа. Например:

Приказ (о чем?) о внесении изменений в штатное расписание

Приказ (о чем?) о создании структурного подразделения

Протокол (чего?) заседания Ученого совета

Письмо (о чем?) о заключении договора

Акт (чего?) ревизии

Акт (о чем?) о выделении к уничтожению документов

Место для размещения заголовка на документе обычно отмечается уголками при изготовлении бланка. Заголовок располагают слева над текстом документа, отступив от надписей бланка 2—3 межстрочных интервала.

Адресат. ГОСТ Р 6.30-2003 установил три варианта адресования документов:

  • • в адрес организаций;
  • • в адрес структурных подразделений организаций;
  • • конкретным должностным лицам организаций.

Адресатом официальных документов могут быть и физические лица.

При направлении документов в адрес организации (структурного подразделения) фамилия его руководителя может быть корреспонденту неизвестна. В таком случае наименование учреждения пишется в именительном падеже и адресование оформляется следующим образом:

Министерство культуры РФ Федеральное архивное агентство

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном. Например:

Министерство культуры РФ

Начальнику Федерального архивного агентства

Р.Н. Паромонову

При направлении документа руководителю организации ее название входит в состав должности адресата. Например:

Генеральному директору ОАО «ЮНИОР»

П.И. Приваловой

При адресовании документов нескольким учреждениям или организациям фамилии опускают, а должности указывают обобщенно. Например:

Директорам филиалов ОАО «ЮНИОР»

Документ, предназначенный для отправки, не должен содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется. При печатании документа каждый адрес отделяется друг от друга 2—3 интервалами.

При направлении документа одного содержания в несколько адресов исполнитель документа составляет список на рассылку, в котором перечисляются адреса, наименования организаций и фамилии должностных лиц. На основании этого списка служба делопроизводства оформляет адрес в каждом конкретном документе.

При необходимости в состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес, который указывается только на конверте. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи. В адресе не должно быть сокращенных названий, не относящихся к адресу знаков. В этом варианте адресования сначала указывается название организации, а затем почтовый адрес. Например:

ООО «Менеджер»

Долгоруковская ул., д. 21

Москва, К-8, 113846 ГСП

При адресовании документа физическому лицу реквизиты адреса пишутся в следующем порядке: для граждан — фамилия, имя, отчество; название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс. Например:

Никишину Ю.М.

ул. Зеленая балка, д. 8, к. 1, кв. 47

г. Иваново, 144511

Помимо документов, направляемых за пределы организации, адрес оформляется и на внутренних документах. Например, в приказах, распоряжениях, указаниях часто необходимо определить круг исполнителей, конкретизировать должностных лиц, в компетенцию которых входит их исполнение. В докладных и объяснительные записках, заявлениях адресат указывается с целью регулирования направления отдельных документопотоков.

Адресование внутренних документов оформляется в этом случае либо с указанием конкретных должностных лиц, либо обобщенно. Например, приказ руководителя организации может иметь такой адрес:

Начальникам производственных служб

Отметка о наличии приложений предназначена для фиксации внимания получателя и отправителя на документах, которые составляют с пересылаемым документом один комплект. Отметка размещается в документе после окончания текста (через 2—4 интервала) выше реквизита «Подпись». Если в тексте документа даются названия документов, которые будут являться приложением к ним, отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если в тексте документа приложения упомянуты, но не названы полностью, в отметке о приложениях указывается наименование, количество листов и экземпляров (возможно указание и выходных данных документа). Например:

Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 2 экз.

2. Смета расходов... на 3 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов можно не указывать.

Документы, которые являются приложениями к другим, должны быть оформлены на стандартных листах бумаги, иметь в правом верхнем углу отметку, состоящую из слова «Приложение», которое печатают без кавычек, и сведения о наименовании, номере, дате и других реквизитах основного документа. Например:

Приложение

к приказу Генерального директора ОАО от 00.00.0000 №_

При наличии нескольких приложений к одному документу они нумеруются и на каждом проставляется порядковый номер. Например: Приложение № 1, Приложение № 2 и т.д.

Отметка об исполнителе содержит информацию о должностном лице, которое подготовило документ. Отметка размещается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа на 2—4 интервала ниже реквизита «Подпись» и печатается от левого поля. Отметка предназначена для оперативной связи получателя со специалистом, который непосредственно готовил данный документ, она носит справочный характер. Реквизит включает инициалы, фамилию и номер телефона:

  • • фамилия исполнителя (без инициалов) и номер телефона;
  • • имя, отчество, фамилия исполнителя и номер телефона. Например:

И.И. Головин 709-44-23

В отдельных организациях рядом с отметкой об исполнителе помещают код машинистки (или оператора ПК), которая печатала текст документа.

Идентификатор электронной копии документа. Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в автоматизированной системе обработки документов данной организации.

После окончания оформления документа начинается процедура его удостоверения, придание документу официальности и юридической силы. В этой процедуре используется разный набор реквизитов, который зависит от вида документа, его статуса, уровня подписания и распространения.

В целом в процедуре удостоверения документа могут использоваться следующие реквизиты:

  • • гриф утверждения;
  • • подпись;
  • • гриф согласования документа;
  • • визы согласования документа;
  • • оттиск печати;
  • • дата документа.

Гриф утверждения документа. Документы, которые не могут быть введены в действие их авторами, приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящим органом власти (управления). Процедура утверждения санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг должностных лиц, организаций.

Процедура утверждения оформляется двумя способами имеющими одинаковую силу:

  • • утверждение документа руководителем;
  • • утверждение документа изданием специального распорядительного документа.

Гриф утверждения всегда располагают на первом листе документа справа над текстом.

В первом случае на документе указываются наименование должности, личная подпись, инициалы, фамилия руководителя и дата утверждения. Во втором случае в грифе утверждения указываются выходные данные специального распорядительного документа. Единоначальное утверждение руководителем организации (органа власти или управления) оформляется на документе следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор личная подпись Ю.Л. Трофимов 00.00.0000

Утверждение одного документа изданием специального распорядительного документа практикуется в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения или какие-то действия, мероприятия по внедрению утверждаемого документа. В случае утверждения документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО, наименование утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом начальника Международного

департамента

от 00.00.0000 №_

или

УТВЕРЖДЕН

протоколом Совета директоров от 00.00.0000 №_

Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО печатают прописными буквами без кавычек.

Подпись. Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением их обязанностей, установленным правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.). В крупных организациях право подписи может быть предоставлено заместителям руководителя и руководителям структурных подразделений, что также должно быть закреплено локальными актами организации. Делопроизводственная служба обязана знать состав должностных лиц, которым предоставлено право подписи документов, и их личные подписи. Контроль правильности подписания документов — одна из ее обязанностей.

Доклады, докладные записки, справки и другие документы справочного, информационного и аналитического характера могут быть подписаны исполнителем (автором) документа, но только в тех случаях, когда решаемые в документе вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции.

Документ может быть подписан двумя или более должностными лицами, если за его составление и содержание несут ответственность несколько должностных лиц. Например:

  • • документы, в которых содержатся сведения финансового, материального, кредитного характера, являющиеся основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, документы, изменяющие кредитные и расчетные обязательства, подписывают и руководитель организации, и главный бухгалтер (финансовый директор, распорядитель кредитов);
  • • документы, составленные совместно двумя или более организациями, подписывают руководители этих организаций;
  • • протоколы совещаний подписывают председатель и секретарь коллегиального органа;
  • • акты подписывают все члены комиссии.

В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица и наименование организации, которую оно возглавляет (если документ подготовлен без использования бланка), личная подпись, инициалы и фамилия.

Если документ оформлен на бланке, то реквизит «Подпись» включает краткое наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию.

Если документ оформлен не на бланке, в состав реквизита «Подпись» должно быть включено полное наименование должности руководителя и наименование организации. Чаще всего такой порядок оформления подписи используют, когда документ подготовлен двумя организациями. Его подписывают лица равных должностей, их подписи располагают двумя группами на одном уровне. Например:

Председатель правления Председатель Совета директоров

ОАО «Народный банк» ОАО «Кооператор»

подпись инициалы, фамилия подпись инициалы, фамилия

В таком случае документы оформляют не на бланках и подписывают столько экземпляров документа, сколько организаций принимало участие в их разработке. Таким образом, каждая организация (учреждение) имеет официально оформленный подлинник (оригинал) документа.

Если документ подписывают несколько должностных лиц одной организации, их подписи располагают одна под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей. Например:

Генеральный директор личная подпись Э.Ф. Борисов

Главный бухгалтер личная подпись Б.В. Антонов

Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на тех, которые остаются в делах организации — автора документа. Приложения к документам также должны быть подписаны в установленном порядке.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

В отечественной практике оформления документов до настоящего времени еще встречается проставление косой черты или предлога «за» перед наименованием должности руководителя, означающих, что документ подписан другим должностным лицом. Такая практика недопустима, это нарушает юридическую силу документа. В тех случаях, когда на документе заготовлена подпись, например, генерального директора, а он не может подписать срочный документ по уважительной причине (внезапная болезнь, отсутствие на рабочем месте) и уже нет времени на перепечатку документа, его может подписать должностное лицо, официально исполняющее обязанного сти руководителя. При этом на документе перед должностью ставят буквы «И.О.» или «зам» и указывают фактическую должность подписавшего, также исправляют фамилию. Использование предлога «за» или сокращения «врио» тоже недопустимо.

Широкое распространение для подписания приглашений, извещений, справок и других внутренних документов получило использование штампа факсимильной подписи. Факсимиле — аналог собственноручной подписи, который является ее механическим воспроизведением. Согласно ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

В этом случае закон устанавливает норму оформления факсимильной подписи на документах, выходящих за пределы организации. Что касается внутренних документов, то организация самостоятельно определяет порядок использования факсимильной подписи и виды документов, которыми она заверяется. Правила пользования факсимиле закрепляются либо изданием распорядительного документа, либо инструкцией по делопроизводству. При этом необходимо помнить, что использование факсимильной подписи вместо собственноручной не должно противоречить закону или иным правовым актам.

Гриф согласования документа. Проекты документов, подготовленные в одной организации и затрагивающие интересы других, согласовываются с ними в установленной очередности. Внешнее согласование может быть оформлено протоколом согласования или справкой, но более распространенным способом является оформление на документе грифа согласования. Он оформляется или на последнем листе проекта документа, ниже всех подписей, или выносится на отдельный лист согласования, который является неотъемлемым приложением к подлиннику документа.

Гриф согласования включает слово СОГЛАСОВАНО, которое печатается прописными буквами без кавычек, должность руководителя, с указанием наименования организации, с которой согласовывают документ, его личной подписи, фамилии, инициалов и даты.

Гриф (грифы) согласования на документе всегда располагают ниже подписи слева. Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник Департамента

финансового развития

личная подпись Н.Ф. Михайлов

00.00.0000

Если документ подлежит сложному согласованию и проходит в процессе согласования большое число всевозможных организаций, то к документу оформляется приложение, так называемый лист согласования, на котором сначала оформляются все грифы, а затем проставляются подписи, даты и при необходимости — печати.

Вариантом внешнего согласования является согласование отдельным документом. Такой документ может издать орган государственного управления, государственного контроля и надзора, вышестоящая организация, постоянно действующий коллегиальный орган, общественная организация и др. Изданию подобного документа предшествует обсуждение документа на заседании. Гриф согласования в таком случае будет включать наименование этого документа (в именительном падеже), наименование организации, дату и номер. Например:

СОГЛАСОВАНО

Письмо министра культуры РФ от 00.00.0000 №_

Визой согласования документа оформляют так называемое внутреннее согласование в тех случаях, когда возникает необходимость оценки содержания документа определенным кругом должностных лиц той организации, где этот документ создан. Согласование документа проводится для подтверждения согласия одного или нескольких должностных лиц, одного или нескольких структурных подразделений с решением вопроса, изложенным в документе.

Специалисты разных категорий и уровней рассматривают документ с точки зрения целесообразности его создания, соответствия содержания действующему законодательству, точности изложения и формулировки рассматриваемого вопроса и др.

Согласование документа оформляется визой. При визировании документа указывают наименование должности, личную подпись, ее расшифровку и дату. Например:

Начальник юридической службы личная подпись П.Ю. Михайлов

00.00.0000

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются Начальник юридической службы личная подпись П.Ю. Михайлов

00.00.0000

Достаточно распространенной в управленческой деятельности является практика оформления визы только личной подписью должностного лица (без расшифровки фамилии, указания должности и даты). Ее нельзя признать рациональной, так как такую визу сложно идентифицировать.

Соблюдение требований ГОСТ Р 6.30-2003 при оформление визы облегчает работу с документом и специалистам аппарата управления при подготовке проекта документа, и делопроизводственной службе при контроле качества подготовки и оформления документа, а также руководителю при его подписании.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа[1].

Порядок и последовательность визирования определяются в каждой конкретной организации инструкцией по делопроизводству (по работе с документами) или регламентируются распорядительным документом первого руководителя. Проекты инструкций, других ведомственных нормативно-распорядительных документов визируют начальники заинтересованных структурных подразделений.

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. По усмотрению организации допускается полистное визирование документа и его приложения.

Оттиск печати. Заверение документов печатью организации — особый способ удостоверения их подлинности, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на многих организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях и др.). Печать применяется также во всех случаях удостоверения прав должностных лиц организации, подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей и др.

Печати подразделяют:

  • • на гербовые;
  • • печати юридических лиц;
  • • простые (печати с надписью по центру «Для пакетов», «Отдел

кадров», «Административный отдел»).

Право на воспроизведение на печати государственного герба Российской Федерации определено ст. 4 Федерального конституционного закона «О Государственном гербе Российской Федерации».

Негосударственные организации используют фирменную печать, которая приравнена к гербовой: в центре размещается эмблема организации или аббревиатура ее наименования, по окружности — полное наименование организации с указанием ее организационноправовой формы и номера ее государственной регистрации (номера в регистрационном реестре).

Федеральный закон «Об акционерных обществах», регламентирующий порядок их создания и деятельности, установил и требования к печатям. «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации» (п. 6 ст. 2).

Простые печати могут быть квадратными, круглыми, прямоугольными, треугольными, овальными. На них воспроизводится название организации и структурного подразделения, которое использует печать в своей деятельности. Оттиски таких печатей используются для заверения справок, копий документов, направляемых за пределы организации, при рассылке копий распорядительных документов, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и т.д.

Оттиск печати на документах заверяет подлинность подписи должностного лица, подписавшего документ[1]. На документах финансового характера печать проставляется без захвата наименования должности и подписи, на специально отведенном месте. Как правило, место проставления печати отмечается символом «М.П.».

Печати должны храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах).

В ряде нормативно-методических документов межотраслевого действия приведен примерный список документов, которые должны заверяться печатью организации. Удостоверение документов печатью предусмотрено и специальными нормативными актами (например, инструкция о порядке ведения трудовых книжек). В делопроизводственной практике принято составлять индивидуальный для каждой организации список документов, на которых проставляется печать, он вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по работе с документами.

Важнейшее значение в оформлении документов, в придании им юридической силы играет дата документа.

Для документов, исходящих из организации, а также внутренних распорядительных документов датой является дата их подписания.

Для документов, принимаемых коллегиальным органом, — дата его принятия.

Для утверждаемых документов (штатное расписание, положение и др.) — дата утверждения, для актов и протоколов — дата события.

Дата проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, или делопроизводственной службой при регистрации документа. Она проставляется в готовом документе от руки. Если автором документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Неправильное датирование может привести к ущемлению прав объектов и субъектов управления. Дата документа играет принципиальное значение в деловой сфере с точки зрения выполнения обязательств. Дата будет рассматриваться судом как документированное доказательство в случае обращения в суд одной из сторон. Исходя из этого к оформлению даты в документе следует относиться чрезвычайно внимательно.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает три способа оформления даты. Даты, содержащиеся в тексте документа (даты согласования, визирования, утверждения, заверения, подписания, регистрации), оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например: 00.00.0000.

Встречается оформление даты с расположением ее элементов в другой последовательности: год, месяц, день месяца. Например: 0000.00.00.

Последний вариант соответствует традициям оформления даты в европейских странах и закреплен в международных стандартах ИСО[3] 860188.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например: 00 июля 0000 г.[4]

Типовая процедура оформления исходящих и внутренних документов завершается в делопроизводственной службе, где проводится регистрация документов. При этом на документе проставляются следующие делопроизводственные отметки:

  • • регистрационный номер документа;
  • • ссылка на регистрационный индекс и дату документа.

Регистрационный номер (индекс) проставляется при регистрации

исходящих (внутренних) документов, для исходящих документов это предпоследняя делопроизводственная операция перед отправкой документа. Для внутренних документов регистрация проводится так же, как заключительная операция, когда документ уже подписан (или утвержден).

Делопроизводственная служба, принимая документ на регистрацию, обязана проводить контроль оформления исходящих и внутренних документов. При этом проверяются правильность выбранного бланка, подлинность подписи указанного в документе должностного лица, полнота визирования, наличие и комплектность приложений. Регистрация документов — это и придание документу официальности, и установление ответственности организации-автора за содержание документа, его прохождение через управленческую систему.

Регистрационный номер, как правило, состоит из порядкового номера документа в регистрируемом массиве (договоры, приказы, протоколы, письма и др.). В конкретной системе делопроизводства индекс документа, помимо порядкового номера, может включать индекс структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре, индекс должностного лица, информацию о корреспонденте и др.

Регистрационный номер документа, автором которого являются несколько организаций, состоит из регистрационных номеров документа, присвоенных ему в каждой из этих организаций. В таком случае регистрационные номера на документе проставляются через косую черту в порядке, соответствующем перечислению организа- ций-авторов в начале документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Этот реквизит используется только при оформлении писем. Реквизит включен в бланк письма. При отправке ответных писем принято указывать два индекса: тот, что присвоен документу в организации — авторе данного письма при его регистрации, и тот, который был на полученном документе

Если письмо является инициативным, т.е. одна организация обращается в другую с каким-либо вопросом первый раз, то вторая дата и индекс не проставляются.

  • [1] ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., 2003. С. 8.
  • [2] ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., 2003. С. 8.
  • [3] 180 8601:1988. Форматы обмена элементами данных. Обмен информацией. Проставление дат и времени.
  • [4] ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., 2003. С. 2.
 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ ОРИГИНАЛ   След >
 

Популярные страницы