Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления негосударственных организаций

ТРЕБОВАНИЯ К ИЗГОТОВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Единый стиль оформления документов предусматривает не только выполнение установленных правил составления документов и оформления их отдельных элементов, но и определенные требования к их изготовлению.

Управленческие документы изготавливаются на пишущих машинах или компьютерах. Документы должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Существуют определенные правила изготовления документов на печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придают документам официальный характер, обеспечивают их качество.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Суг размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером 12, 13, 14, через 1—2 интервала.

Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5—2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2—3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) — 28 знаков. Например: реквизит «Адресат» печатают, отступив от верхнего поля 4—5 межстрочных интервалов или 32 знака (что соответствует четвертому положению табулятора пишущих машин) от границы левого поля.

Слово «Приложение» печатают от левого поля, после него ставится двоеточие. Текст приложения печатается через один межстрочный интервал, если приложений несколько, текст разделяется 1,5 интервалами.

Допускается печатать слово «ПРИЛОЖЕНИЕ №» прописными буквами, а также центровать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3 к приказу Генерального директора от 00.00.0000 №_

Допускается в реквизите «Гриф утверждения» центровать элементы относительно самой длинной строки.

Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив 2—3 межстрочных интервала.

Каждая составная часть реквизита «Адресат» печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования 1,5—2 интервалами. Допускается центровать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Заголовок к тексту документа печатают через один интервал. Точку в конце заголовка не ставят.

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравниваются по центру листа.

Текст документа печатают, отступив 2—4 интервала от реквизита «Заголовок к тексту», на бланках формата А4 — через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 — через один межстрочный интервал. В текстах документов не рекомендуется применять подчеркивание, а также иные способы выделения слов, фраз или абзацев.

Допускается печатать текст документа на двух сторонах листа бумаги.

В документах, составленных на двух и более страницах, вторая и последующая страницы нумеруются. Номер страницы проставляется посередине верхнего поля арабскими цифрами без кавычек, дефисов и слова страница (стр.).

Сложившиеся правила размещения каждого реквизита на документе сводятся к следующему.

От границы левого поля печатают:

  • • реквизиты «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложений», «Фамилия исполнителя и номер его телефона», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись», «Гриф согласования», заверительные надписи «Верно»;
  • • слова «Примечания» и «Основание» — если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию;
  • • в приказах, распоряжениях слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»;
  • • в протоколах слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ».

Отступив от границы левого поля 5 печатных знаков, печатают начало абзацев.

Отступив 32 печатных знака — реквизит «Адресат».

Отступив 40 печатных знаков — реквизиты «Гриф ограничения доступа к документу» и «Гриф утверждения».

Отступив 48 печатных знаков — инициалы и фамилию должностного лица в реквизите «Подпись».

 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ ОРИГИНАЛ   След >
 

Популярные страницы