Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления негосударственных организаций

Протокол

Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой — протоколы содержат постановляющую часть и, таким образом, могут рассматриваться как распорядительные документы.

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов.

В акционерных обществах обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания правления общества и совета директоров. Кроме того, совещания, проводимые руководителями структурных подразделений, заместителями генерального директора, директора, также могут протоколироваться. Обязательность ведения тех или иных протоколов и их вид должны быть зафиксированы во внутренних документах (например, в инструкции по делопроизводству, Положении о Совете директоров, Положении о Правлении Общества и др.).

Распространено составление протоколов для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, семинаров, совещаний, проводимых руководителем, и т.д.).

Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использование диктофона, тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений. Сбор указанных материалов для составления протокола проводит секретарь коллегиального органа, а также должностные лица, которые готовили вопрос к обсуждению. Текст протокола, как правило, должен быть подготовлен не позднее чем за три дня со дня заседания.

Протокол оформляется на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование учреждения (организации, предприятия), в акционерных обществах — полное фирменное наименование общества; вид документа (протокол), место для проставления индекса документа, даты, место составления протокола, место для заголовка к тексту.

Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания. Например: 21—24.07.2009.

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Протоколы правления акционерного общества включают, кроме того, также информацию о времени и форме проведения заседания (совместное присутствие или заочное голосование).

Заголовок к тесту протокола, как правило, отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа. Например: Протокол (чего?) заседания Совета директоров; (чего?) Правления Общества; (чего?) совещания начальников структурных подразделений.

Текст протокола включает вводную и основную части.

В вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют фамилии, инициалы членов правления, присутствовавших на заседании (участвовавших в заочном голосовании). Перечисление фамилий обычно ведется в алфавитном порядке.

С новой строки указывается список приглашенных лиц.

Повестка дня включается в водную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков). Повестка дня заседания, как правило, составляется заранее и должна включать оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании. Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют с использованием предлогов «О» или «Об». По каждому пункту указывается докладчик (должностное лицо, готовившее данный вопрос).

Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.

Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), которые печатаются от левого поля прописными буквами для того, чтобы выделить в тесте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей части, формулирующей решение собрания.

В части «СЛУШАЛИ» излагается текст выступления. Каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже. Изложение записи выступления отделяют от фамилии дефисом, оно излагается от третьего лица единственного числа. Существует практика помещения в тексте протокола содержания докладов (сообщений, выступлений), но допускается использование ссылки «Текст доклада прилагается». В последнем случае доклады становятся приложением к протоколу.

В части «ВЫСТУПИЛИ» фиксируются вопросы, если в ходе выступления они задавались докладчику, они оформляются в протоколе с указанием фамилии и текста вопроса, а также ответа на него.

В части «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. Согласно Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола.

Протокол заседания правления акционерного общества имеет ряд отличий в оформлении постановляющей части:

  • • приводятся итоги голосования по тем вопросам, по которым принималось решение. Если решение принято единогласно, итоги голосования в протоколе не указываются;
  • • после текста решения, принятого по вопросу, включается содержание особого мнения, высказанного одним (или несколькими) членами правления во время обсуждения вопроса.

Если решение содержит несколько вопросов, каждый из них излагается отдельным пунктом. Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ становится приложением к протоколу и на нем оформляется ссылка на номер и дату протокола.

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.

Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю или когда заседание носит оперативный характер.

Полный протокол — в документе фиксируются не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания.

Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Полный и стенографический протоколы составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания. Текст протокола печатают через 1,5 межстрочных интервала.

Протокол оформляет секретарь заседания. В практике документирования заседаний правления акционерных обществ может быть предусмотрено визирование всего протокола (например, членом правления общества, ведающим правовыми вопросами) или его отдельных вопросов (например, членом правления общества, курирующим заслушиваемый вопрос). Это правило должно быть включено в Положение (регламент) о правлении общества. Протокол подписывает секретарь и представляет на подпись председателю правления в течение трех рабочих дней после заседания правления общества.

Подписи отделяют от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

В день подписания протокола председателем он должен быть зарегистрирован.

Пример оформления протокола

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ТЕРМИНАЛ»

(ОАО «ТЕРМИНАЛ»)

ПРАВЛЕНИЕ

ПРОТОКОЛ

00.00.0000 №_

Москва

_Заседания Правления_

Председатель - И.А. Михалев

Секретарь - Т.0. Муранова

Присутствовали: 35 человек (список прилагается).

ПОВЕСТКА ДНЯ:

О заключении договора с германо-российской фирмой «Складское дело».

Выступление замдиректора ОАО С.К. Борисова.

Об изменении структуры Управления делами ОАО.

Выступление члена Правления Ю.М. Топоркова.

СЛУШАЛИ:

С.К. Борисова - обосновал целесообразность предполагаемой сделки, изложил информацию об условиях заключения договора.

ПОСТАНОВИЛИ:

  • 1.1. Считать целесообразным заключение договора. Поручить Директору юридического Департамента подготовку договора.
  • 2. СЛУШАЛИ:

Ю.М. Топоркова - ознакомил членов Правления с проектом положения о центре корпоративных автоматизированных технологий в структуре Управления делами.

ПОСТАНОВИЛИ:

  • 2.1. Утвердить положение о центре корпоративных автоматизированных технологий в структуре Управления делами.
  • 2.2. Управляющему делами к 00.00.0000 представить на обсуждение Правления смету расходов на создание центра корпоративных автоматизированных технологий.

Приложение: Положение о центре корпоративных автоматизированных технологий на 5 л. в 1 экз.

Председатель личная подпись И.А. Михалев

|_ Секретарь личная подпись Т.О. Муранова

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова «Верно», указания должности лица, завершающего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты.

Выписки из протоколов иногда заменяют собой такой распорядительный документ, как решение. При этом выписка служит инструментом доведения до исполнителей принятых решений. В таком случае секретарь, например, правления акционерного общества не позднее двух дней после подписания протокола заседания производит рассылку выписок из протокола по отдельным вопросам ответственным исполнителям. Выписки подписывает секретарь и заверяет печатью общества.

Обязательному заверению печатью подлежат выписки из протоколов, направляемые в другую организацию.

Пример оформления выписки из протокола

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ТЕРМИНАЛ»

(ОАО «ТЕРМИНАЛ»)

ПРАВЛЕНИЕ

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

00.00.0000 №_

Москва

_Заседания Правления_

Председатель - И.А. Михалев ^

Секретарь - Т.0. Муранова

Присутствовали: 35 человек (список прилагается).

ПОВЕСТКА ДНЯ:

  • 1. О заключении договора с германо-российской фирмой «Складское дело». Выступление замдиректора ОАО С.К. Борисова.
  • 2. Об изменении структуры Управления делами ОАО.

Выступление члена Правления Ю.М. Топоркова.

2. СЛУШАЛИ:

Ю.М. Топоркова - ознакомил членов Правления с проектом положения о центре корпоративных автоматизированных технологий в структуре Управления делами.

ПОСТАНОВИЛИ:

  • 2.1. Утвердить положение о центре корпоративных автоматизированных технологий в структуре Управления делами.
  • 2.2. Управляющему делами к 00.00.0000 представить на обсуждение Правления смету расходов на создание центра корпоративных автоматизированных технологий.

Приложение: Положение о центре корпоративных автоматизированных технологий на 5 л. в 1 экз.

Председатель личная подпись И.А. Михалев

Секретарь личная подпись Т.О. Муранова

Верно

Секретарь личная подпись Т.О. Муранова

|_ 00.00.0000 _|

Подлинные экземпляры протоколов формируются секретарем в дела по виду заседаний «Протоколы общих собраний акционеров», «Протоколы заседаний Совета директоров», «Протоколы совещаний у Генерального директора» и т.д. Внутри дела протоколы систематизируют по номерам и хронологии. В соответствии с Перечнем типовых документов дела формируются в течение календарного года, сроки хранения протоколов в основном — постоянно.

 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ ОРИГИНАЛ   След >
 

Популярные страницы