Акт

Акт — это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией) и подтверждающий установленные ими факты или события. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т.д. Акты документируют деятельность как постоянно действующих комиссий, так и специально созданных. В некоторых случаях его составляет одно должностное лицо — при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверке наличия товара, порчи груза, нарушения правил транспортировки и т.д. Во всех случаях в акте отражают только те факты, которые были обнаружены в ходе работы комиссии.

Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме: как правило, в заголовочной части содержатся реквизиты, которые присутствуют в бланке организации, — наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа (акт), основание для его издания, дата, индекс, место составления.

Если акт предназначен для передачи в другие организации, т.е. является внешним документом, в состав реквизитов заголовочной части включают юридический адрес организации — автора акта.

Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления. Заголовок соотносится с названием вида документа и формулируется в родительном падеже: Акт (чего?) «работы комиссии по проверке деятельности АХО». Возможна формулировка заголовка с помощью отглагольного существительного — «О приеме-передаче оборудования», «Об уничтожении дел».

Основное содержание акта включает заголовок и текст.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы.

Введение в обязательном порядке содержит ссылку на документ, послуживший основанием для проведения проверки (работы комиссии). Таким документом может быть приказ руководителя, случившееся событие, договор о совместной деятельности и др. Далее в вводной части указывают список фамилий с указанием должностей лиц, составивших акт (их перечисляют в следующей последовательности: председатель комиссии, члены комиссии, присутствующие). В тех случаях, когда должностные лица, составившие акт, работают в других организациях или учреждениях, должны быть указаны их названия.

Констатирующая часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи, сущность установленных фактов, методы, которыми велась проверка, ее результаты. Текст констатирующей части при необходимости может быть разбит на пункты.

Выводы, предложения, заключения комиссии печатаются с абзаца, они также могут состоять из нескольких пунктов. В случае несогласия одного из членов комиссии с содержанием акта в качестве приложения оформляется особое мнение члена комиссии.

В оформляющей части размещают подписи членов комиссии и указание на количество экземпляров акта и их местонахождение или адресатов, которым он направлен. Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное).

Подписи располагаются в той же последовательности, как и в вводной части, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии.

Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта и не согласный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись. При этом к ней добавляются слова: «Замечания (Особое мнение члена комиссии. ФИО) прилагаются».

Ряд разновидностей акта обретает юридическую силу после утверждения. Например, акт о выделении к уничтожению документов и дел акционерного общества с истекшими сроками хранения утверждается генеральным директором (директором).

Отдельные виды актов (по материальным, финансовым вопросам) обретают юридическую силу при заверении грифа утверждения печатью.

Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под расписку.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ТЕРМИНАЛ»

(ОАО «ТЕРМИНАЛ»)

АКТ

00.00.0000 №_

Москва

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Личная подпись М.Д. Васин 00.00.0000

Проверки расходования валютных средств

Основание: приказ Генерального директора от 00.00.0000 №_«О проведении

финансового контроля за расходованием средств при командировках работников ОАО за границу».

Составлен комиссией в составе:

Председатель - заместитель главного бухгалтера И.К. Киселев.

Члены комиссии: начальник службы кадров Н.П. Шумов, юрисконсульт правового Управления М.Ю. Лопухова, бухгалтер Л.И. Караченков.

Присутствовали: зам. Генерального директора по кадровой работе Г.Н. Смирнов, референт заместителя Генерального директора С.И. Приставкин.

В период с 00.00.0000 по 00.00.0000 комиссия проверила оформление документов по направлению работников ОАО в загранкомандировки, получения, расходования и отчетов в командировочных расходах.

В ходе проверки комиссия установила:

  • 1. Приказы о командировках не имеют документов-оснований и не всегда визируются юрисконсультом, главным бухгалтером и финансовым директором.
  • 2. Кадровая служба передает копию приказа о командировке в бухгалтерию за 1-2 дня до даты выезда в командировку.
  • 3. Начисление авансовых сумм для возмещения расходов ведется с нарушением действующих нормативов.

Комиссия предлагает подготовить и утвердить Инструкцию о порядке получения и расходования подотчетных командировочных средств.

Акт составлен в трех экземплярах:

  • 1 -й экз. направлен директору,
  • 2- й экз. - главному бухгалтеру,
  • 3- й экз. - в кадровую службу в дело № 05-12.

Председатель личная подпись И.К. Киселев

Члены комиссии

личная подпись Н.П. Шумов

личная подпись М.Ю. Лопухова

личная подпись Л.И. Караченков

1_ J

Акты редко формируют в отдельные дела. Чаще всего их подшивают в дела по определенным направлениям деятельности организации в тех структурных подразделениях, куда были направлены экземпляры акта. Например, «Документы (планы, списки и др.) о повышении квалификации и переобучении работников ОАО» и т.д. Внутри дела акты систематизируют по хронологии. В соответствии с Перечнем типовых документов дела формируют в течение календарного года, сроки хранения актов зависят от их разновидности — от 5 лет до постоянного.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >