Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления негосударственных организаций

Докладная и объяснительная записки

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководителя.

По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные. Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если докладная адресована руководителю организации, она считается внутренней, если она направляется за пределы организации, например в вышестоящую организацию, — то внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке, внутренние — на обычном листе бумаги.

Внешняя докладная записка должна содержать: наименование организации, название вида документа (докладная записка), дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя организации, фамилию исполнителя, номер его телефона. Для ее оформления может использоваться общий бланк организации.

Внутренняя докладная записка включает наименование, адресата, заголовок к тексту, текст, подпись. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель (с указанием должности, инициалов, фамилии).

Текст докладной записки состоит из вводной и заключительной части. В первой излагают факты, события, послужившие основанием для создания документа, при необходимости — анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.

Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, является основанием для принятия каких-то решений, издания документов, проведения мероприятий.

Пример оформления внутренней докладной записки

Г 1

ДЕПАРТАМЕНТ Генеральному директору ОАО

ИНВЕСТИЦИОННЫХ ПРОГРАММ Ю.М. Давыдову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

00.00.0000

О разработке должностных инструкций

В связи с решением Совета директоров от 00.00.0000 №_«О создании в ОАО

системы менеджмента качества» в департаменте проведена работа по определению списка внутренних документов, необходимых для внедрения СМК. Первоочередными документами в этом плане считаю разработку должностных инструкций всех работников департамента. В соответствии с ГОСТ Р ИСО 9004-2001 «Система менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности» человеческие ресурсы играют одну из ведущих ролей в улучшении результативности и эффективности любой организации.

Должностные инструкции, действующие в настоящее время, устарели, в связи с чем предлагаю создать рабочую группу из ведущих специалистов Н.С. Тимошина, Н.Т. Повторова для разработки должностных инструкций работников департамента.

| Директор департамента личная подпись А.М. Веденеев |

Разновидностью докладной записки являются представления. Они используются обычно при документировании кадровой деятельности и составляются руководителем структурного подразделения в адрес руководства организации. Представления составляют в случаях поощрения работников, наложения взысканий, проведения аттестации. Представление — унифицированный документ, порядок его оформления и структура текста даны в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации.

Пример оформления представления

Г 1

ДЕПАРТАМЕНТ Генеральному директору ОАО

ИНВЕСТИЦИОННЫХ ПРОГРАММ Ю.М. Давыдову

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ

00.00.0000 _№_

О переводе на другую работу ведущего специалиста К.Т. Романова

РЕЗОЛЮЦИЯ

Кирилл Тимофеевич Романов 1969 г. рождения, окончил юридический факультет

МГУ в 1993 г. В ОАО работает с_г. в должности ведущего специалиста.

За время работы проявил себя как дисциплинированный, коммуникабельный работник. Пользуется уважением коллег.

К.Т. Романов является квалифицированным специалистом, успешно и эффективно справляется с должностными обязанностями. Инициативен. Постоянно совершенствует свой профессиональный уровень. По итогам аттестации_г. был рекомендован к повышению в должности.

В связи с увольнением заместителя директора департамента инвестиционных программ считаю целесообразным перевод К.Т. Романова на эту должность с 00.00.0000.

Директор департамента личная подпись А.М. Веденеев | Визы |

В современной практике документирования управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм широко применяются служебные записки. Они являются разновидностью докладной записки и составляются с той же целью, что и докладные записки. Однако следует отметить, что служебная записка — документ, не имеющий официального статуса. Нив одном нормативно-методическом документе, регламентирующем состав видов управленческих документов, документ с таким наименованием не предусмотрен.

Докладные записки обычно формируются в отдельные дела в структурном подразделении, из которого они направлены, и в структурном подразделении, где они получены. Для первых они будут исходящим внутренним документом, для вторых — входящим. Чаще всего их подшивают в дела «Докладные записки». Как и все остальные дела с перепиской дело формируют по принципу «запрос — ответ» и по хронологии. Согласно Перечню типовых документов дела формируются в течение календарного года, сроки хранения зависят от их разновидности — от 5 лет до постоянно.

Представления формируются в дела кадровой службой. Существуют два варианта их хранения: в составе личных дел работников (в этом случае срок хранения представлений составляет 75 лет) или представления подшивают в дело «Документы — основания к приказам по личному составу». Внутри такого дела все документы систематизируют по хронологии, их нормативный срок хранения — 5 лет.

Объяснительная записка — документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки). По своему оформлению такие объяснительные записки отличаются от докладной записки тем, что не содержат выводов и предложений.

Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организации по указанию прямых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Такие документы составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках и др. В таких ситуациях работодатель обязан затребовать от работника объяснительную записку (ст. 193 ТК РФ), которая рассматривается трудовым законодательством как форма самозащиты работника.

Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее потребовал. Датой объяснительной записки будет дата ее составления. Оформление даты в объяснительной записке крайне важно — дисциплинарное взыскание может применяться к работнику не позднее одного месяца со дня обнаружения дисциплинарного проступка, не считая времени болезни работника или пребывания его в отпуске. Текст объяснительной записки должен содержать описание фактов, послуживших поводом к ее написанию, и аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие проступок работника или подтверждающие какие-то факты. Требование краткости и четкости текста распространяются и на объяснительные записки. При оформлении подписи указываются должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

Пример оформления объяснительной записки

Г 1

ПЛАНОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ

ДЕПАРТАМЕНТ Заместителю Генерального

директора ОАО

Объяснительная записка к.А. Сурковой

00.00.0000

Об ознакомлении с должностными инструкциями

В соответствии с приказом Генерального директора от 00.00.0000 №_департамент провел под расписку ознакомление работников со вновь разработанными должностными инструкциями. Ознакомление было выполнено в установленные сроки. Однако подлинные экземпляры должностных инструкций с собственноручными визами ознакомления в управление кадров представлены не были из-за болезни секретаря департамента.

Довожу до Вашего сведения, что допущенное нарушение работы с документами в ОАО 00.00.0000 ликвидировано.

| Зам. начальника департамента личная подпись О.Ф. Матвеев |

Объяснительные записки чаще всего формируют в отдельные дела в структурном подразделении, из которого они направлены, и в структурном подразделении, где они получены. Для первых они будут исходящим внутренним документом, для вторых — входящим. Чаще всего их подшивают в дела вместе с докладными записками. Как и все остальные дела с перепиской, дело формируют по принципу «запрос — ответ» и по хронологии. В соответствии с Перечнем типовых документов дела формируются в течение календарного года, срок хранения — 5 лет.

Объяснительные записки, касающиеся нарушений трудовой дисциплины или неисполнения должностных обязанностей работниками, формируются в дела кадровой службой. Они могут храниться в составе личных дел работников (в этом случае срок хранения составляет 75 лет) или подшиваются в дело «Документы — основания к приказам по личному составу». Внутри такого дела все документы систематизируют по хронологии, их нормативный срок хранения — 5 лет.

 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ ОРИГИНАЛ   След >
 

Популярные страницы