ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В АКЦИОНЕРНЫХ ОБЩЕСТВАХ

Хранение документов состоит, как минимум, из двух этапов.

Первый этап — хранение документов в делопроизводстве. Это значит, что все документы, созданные или полученные, хранятся непосредственно в аппарате управления акционерного общества. В зависимости от выбранной акционерным обществом формы организации делопроизводства на этом этапе хранения документы могут находиться в структурных подразделениях акционерного общества (децентрализованная форма делопроизводства), только в службе ДОУ или в секретариате (централизованная форма), или и в службе ДОУ, и в структурных подразделениях. Нормативный срок хранения — три года.

Второй этап хранения начинается в архиве. Это может быть архив, специально созданный обществом для хранения своих документов. Или общество заключает договор с государственным (муниципальным) архивом и передает ему свои документы на хранение. В архив передаются далеко не все документы, а только те, которые имеют срок хранения постоянно или свыше 10 лет.

Каждый из этих этапов имеет свои особенности и связан с выполнением обязательных процедур и операций. Исполнительный орган акционерного общества и работники, отвечающие за хранение документов (служба делопроизводства), несут ответственность как за утрату документов, так и за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов. Статья 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях устанавливает ответственность за нарушение правил хранения.

Похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, законодательство классифицирует как уголовное преступление (ст. 325 Уголовного кодекса РФ).