ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ ОСНОВА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ АКЦИОНЕРНЫХ ОБЩЕСТВ

Законодательные нормы, определяющие хранение документов, установлены целым рядом федеральных законов^[1] и нормативно-правовых актов Российской Федерации¹, законов и нормативных правовых актов субъектов Федерации^{[2] [3] [4]}.

В соответствии с законодательством находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения входят в состав Архивного фонда Российской Федерации^[5]. В числе таких документов законом названы юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытноконструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи и др.

Архивный фонд Российской Федерации состоит из двух частей: документов, находящихся в государственной собственности, и документов, находящихся в частной собственности.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно или быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив.

К частной собственности относятся архивные документы негосударственных организаций, действующих на территории Российской Федерации.

В соответствии со ст. 89 Федерального закона «Об акционерных обществах» общество обязано хранить свои документы, оно является владельцем архивных документов, осуществляет владение и пользование архивными документами и реализует полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.

Законом определен и состав документов, которые акционерное

общество обязано сохранить:

• • договор о создании общества;
• • устав общества, изменения и дополнения, внесенные в устав общества, зарегистрированные в установленном порядке, решение о создании общества, документ о государственной регистрации общества;
• • документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;
• • внутренние документы общества;
• • положение о филиале или представительстве общества;
• • годовые отчеты;
• • документы бухгалтерского учета;
• • документы бухгалтерской отчетности;
• • протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося владельцем всех голосующих акций общества), заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, ревизионной комиссии (ревизора) общества и коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции);
• • бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров;
• • отчеты независимых оценщиков;
• • списки аффилированных лиц общества;
• • списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров и на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с требованиями указанного Федерального закона;
• • заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля;
• • проспекты эмиссии, ежеквартальные отчеты эмитента и иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с данным Федеральным законом и иными федеральными законами;
• • иные документы, предусмотренные Федеральным законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации.

Акционерные общества в соответствии со ст. 22 Федерального

закона «Об архивном деле в Российской Федерации» обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение установленных сроков их хранения согласно Положению о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ и Перечню типовых управленческих документов. Акционерное общество хранит документы по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг.

При реорганизации акционерного общества условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами. В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Согласно Положению о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

Право собственности на архивные документы независимо от формы собственности, в которой создана организация, охраняется законом (ст. 13.20 КоАП РФ).

При организации хранения документов в любом акционерном обществе неизбежно встает вопрос о сроках хранения и порядке, правилах и методике хранения документов общества.

Статьей 14 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» установлено, что в целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов все организации независимо от организационноправовой формы руководствуются в работе с архивными документами законодательством Российской Федерации (в том числе правилами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти), законодательством субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами.

С июня 2004 г. специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти является Федеральное архивное агентство, которое осуществляет государственное управление архивным делом и контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации. Органами руководства архивным делом разработаны нормативно-методические документы, которые содержат правила и сроки хранения документов в делопроизводстве, порядок проведения экспертизы их ценности (отбора на дальнейшее хранение), упорядочения документов перед их сдачей в архив. Федеральным архивным агентством установлены и сроки хранения документов^[6]. Эти нормативно-методические документы носят межотраслевой характер. Для хранения документов акционерных обществ, кроме того, принципиально важным нормативным правовым актом является положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг (см. Приложение 9). В этом документе установлены обязательные нормы хранения документов до их сдачи в архив, порядок оформления перед сдачей в архив и порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

Таким образом, вся система хранения документов акционерного общества регламентирована государством, которое установило и меру ответственности за нарушение установленных правил

• [1] Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // СЗ РФ. 2004. № 43. Ст. 4169; Федеральный закон от
• [2] 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» // СЗ РФ. 1996. № 1.Ст. 1; Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» // СЗ РФ. 1996. № 48. Ст. 5369.
• [3] Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ. Утверждено постановлением Федеральной комиссии по рынкуценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс. Зарегистрировано в МинюстеРоссии 21.08.2003 № 4994 // РГ. 2003. 26 авг. № 168.
• [4] Закон города Москвы от 28.11.2001 № 67 «Об архивном фонде Москвы иархивах» // Ведомости Московской городской Думы. 2002. № 2. Ст. 298.
• [5] Архивный фонд Российской Федерации — исторически сложившаяся ипостоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое,научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследиянародов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению (Федеральный закон от22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
• [6] Основные правила работы архивов организаций. М.: Росархив, 2002; Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций,с указанием сроков хранения. М., 2000.