Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления негосударственных организаций

ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДЕЛ

Формированием дел называется группировка документов в дело в соответствии с номеклатурой дел и систематизация документов внутри него. Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством архива акционерного общества. При наличии у акционерного общества договора с государственным архивом он может осуществлять контроль за формированием дел.

Периодический контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях должна осуществлять служба делопроизводства (канцелярия) акционерного общества в форме разъяснений и консультаций.

Основой формирования дел в делопроизводстве является номенклатура дел. Делом (первичным комплексом) считается совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку, регистратор или скоросшиватель (ГОСТ Р 7.0.8-2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

  • • раскладка документов по папкам (делам) и подшивка документов;
  • • систематизация документов дела (расположение документов

внутри дел в определенной последовательности);

• оформление дела.

Все эти операции выполняются повседневно секретарем или ответственным за делопроизводство в структурном подразделении в пределах календарного года. В конце календарного года в структурном подразделении заготавливают столько папок, сколько дел числится в номенклатуре дел будущего года. На обложки папок переносят из номенклатуры дел их заголовки и индексы, на корешки папок — только индексы. По мере включения в папки первых документов на обложках проставляют дату начала дела. Если в организации для формирования дел используют папки-регистраторы, то оформление дела упрощается — на корешке папки проставляют индекс дела и заголовок. Дело считается заведенным после подшивки в папку первого исполненного документа. В это же время должна быть оформлена и обложка заведенного дела.

Закрепленные в вышеуказанных нормативно-методических документах межотраслевого действия правила формирования дел способствуют обеспечению качественного документационного обслуживания и оперативности обработки и поиска документов. Соблюдение установленных правил формирования дел значительно ускоряет и облегчает не только оперативную работу по поиску документов, но и окончательное оформление дел перед сдачей в архив, сокращает трудозатраты на упорядочение дел. При соблюдении существующих требований к формированию дел облегчается проведение экспертизы их ценности, отбор для дальнейшего хранения или уничтожения.

Соблюдение нормативных требований обеспечивает и сохранность документов, так как при этом исключается возможность попадания документов постоянного хранения в дела с временными сроками хранения. Правила формирования дел акционерного общества должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству общества и являются одним из направлений организационной защиты информации. Разработка и соблюдение делопроизводственной службой и сотрудниками организации правил формирования дел обеспечивают защиту информации, предупреждают несанкционированный доступ как к конфиденциальной, так и иной управленческой информации. Правильно сформированные дела позволяют осуществлять контроль наличия и местонахождения документов.

В зависимости от принятой в акционерном обществе системы делопроизводства формирование дел ведется централизованно или децентрализованно. Как правило, в крупных организациях дела формируются в структурных подразделениях, т.е. там, где созданы документы, отражающие деятельность данного подразделения. В небольших обществах формирование всех дел проводится централизованно службой делопроизводства (канцелярией, общим отделом, секретариатом). В акционерных обществах, которые не создавали службу делопроизводства, формирование дел поручается секретарю.

При этом важно соблюдать основное требование к формированию дел: независимо от централизованного или децентрализованного принципа организации делопроизводства не рекомендуется хранение дел и их формирование исполнителями. Это неизбежно приведет к утрате документов и откладыванию на хранение неполноценных дел.

 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ ОРИГИНАЛ   След >
 

Популярные страницы