Систематизация отдельных видов документов
Внутри каждого дела документы должны быть систематизированы, так как от последовательности расположения документов внутри дела зависят скорость поиска документов во время их оперативного хранения, получение информации о порядке решения того или иного вопроса. Кроме того, от соблюдения требований к систематизации документов внутри дела зависит и объем информации о ходе и решении отдельных вопросов. Разобщение взаимосвязанных документов по разным делам осложнит поиск необходимой информации.
Основной принцип систематизации документов в делах — хронологический, при этом документы располагаются по датам, начиная с самого раннего и заканчивая самым поздним. Соблюдение этого правила обеспечивает расположение документов внутри дела в прямой хронологической последовательности, которая является обязательной при сдаче документов в архив. Кроме того, можно систематизировать документы внутри дела по алфавиту, по номерам, в логической последовательности решения управленческого вопроса. Естественно, что особое внимание уделяется правильной систематизации документов внутри дел постоянного хранения.
Распорядительные документы (например, решения единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора, президента), приказы, распоряжения, постановления и др.) формируют в дела по видам документов и хронологии с относящимися к ним приложениями. Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу группируют в отдельные дела.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные в качестве самостоятельного документа, группируются в самостоятельные дела. Если же они утверждены распорядительными документами и являются приложением к ним, то группируются вместе с указанными документами.
Документы коллегиальных органов (совета директоров, наблюдательного совета, правления, дирекции) акционерного общества группируют в два дела: протоколы заседаний и принятые решения и документы к заседаниям (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений и др.). Протоколы размещают в деле в хронологическом порядке и по номерам, документы к заседаниям формируют в дело в соответствии с номером того протокола, к которому они относятся. При этом, группируя документы к заседаниям, необходимо придерживаться порядка рассмотрения вопроса, установленного повесткой дня.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируют отдельно от их проектов. Независимо от времени составления или поступления плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию. Например: план на 2006 г., составленный в 2005 г., должен войти в дела 2005 г.; отчет за 2005 г., составленный в 2006 г., хранится в делах 2006 г.
Документы, связанные последовательностью делопроизводства (например, личные, персональные, арбитражные и др.), формируются по принципу «досье», т.е. отдельного дела. Также целесообразно формировать дела о выдаче лицензий, авторских свидетельств (патентов). Внутри таких дел систематизация документов начинается с инициативного документа, а все последующие располагают по хронологии, т.е. по датам их создания.
Предложения, заявления, жалобы граждан формируют в отдельное дело (дела). В зависимости от объема этих документов формируют отдельные тома на каждую букву алфавита или объединяют в одном деле документы заявителей с начальной буквой фамилии, например от А до Д, от Е до К и т.д. Внутри дела каждое обращение гражданина и все документы по его рассмотрению составляют отдельную группу, которая отделяется от другой чистым лицом бумаги.
Переписка группируется в пределах календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: письмо-ответ помещается после поступившего письма-запроса. Хронология соблюдается и при подшивке инициативных писем. Это правило относится и к внутренней переписке, например к докладным, служебным запискам, справкам.
Квитанции, счета, наряды, накладные и другие документы, имеющие порядковый номер, размещают внутри дела в порядке номеров.
