СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ АКЦИОНЕРНЫХ ОБЩЕСТВ

Акционерные общества, как и организации иных организационно-правовых форм, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение нормативно закрепленных сроков хранения.

Сроки хранения документов устанавливаются Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», нормативными документами федеральных органов исполнительной власти¹, перечнями документов со сроками хранения, разработанными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

В соответствии с этими актами сроки хранения подразделяют на временные и постоянные. Постоянное хранение документов — это хранение документов без определения срока (бессрочное). Временное хранение архивных документов — хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.

Временное хранение, в свою очередь, подразделяется на долговременное (свыше 10 лет) и кратковременное (до 10 лет). На архивное хранение передаются документы постоянных и долговременных сроков хранения, которые отбираются из общего состава документов в процессе экспертизы ценности.

В акционерных обществах к документам постоянных сроков хранения отнесены:

• 1) решение об учреждении (создании) общества, договор о создании общества, договор о присоединении (слиянии) общества и передаточный акт, решение о разделении, выделении или преобразовании и разделительный баланс;
• 2) устав общества, изменения и дополнения, внесенные в устав общества, зарегистрированные в установленном порядке, свидетельство о государственной регистрации общества;
• 3) решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, изменения и (или) дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) и (или) проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные в установленном порядке регистрирующими органами;
• 4) положение о филиале или представительстве общества;
• 5) годовые отчеты общества;
• 6) протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося владельцем всех голосующих акций общества), ревизионной комиссии (ревизора) общества;
• 7) протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества;
• 8) протоколы заседаний коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции);
• 9) бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров;
• 10) реестры акционеров;
• 11) реестры владельцев ценных бумаг;
• 12) списки аффилированных лиц общества, списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, имеющих право на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с требованиями Федерального закона «Об акционерных обществах»;
• 13) заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля;
• 14) сводная (консолидированная) годовая бухгалтерская отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, приложения к бухгалтерской отчетности, предусмотренные нормативными актами Российской Федерации, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности, пояснительные записки);
• 15) ежеквартальные отчеты эмитента за I квартал финансового (отчетного) года;
• 16) решения (приказы (распоряжения) единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора, президента);
• 17) штатные расписания и изменения к ним;
• 18) положения о структурных подразделениях общества, коллегиальных исполнительных, контрольных, экспертных консультативных органах;
• 19) положения о филиалах и представительствах;
• 20) положения о долевой собственности, выпуске и распределении акций, ценных бумаг, образцы акций, проспект эмиссии акций;
• 21) документы (лицензии, квоты, решения и др.) о лицензировании деятельности общества;
• 22) документы (сертификаты, свидетельства, аттестаты, представления, положения, книги регистрации и др.) по аттестации, аккредитации, сертификации;
• 23) документы (постановления, протоколы, уставы, планы, балансы, акты, договоры, свидетельства и др.) о приватизации;
• 24) описи документов общества, передаваемых на постоянное хранение в архив общества;
• 25) акты о выделении документов общества с истекшим сроком хранения к уничтожению.

В соответствии с Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ к документам кратковременного срока хранения (не менее 5 лет) относятся:

• 1) документы бухгалтерского учета общества;
• 2) отчеты независимых оценщиков;
• 3) квартальная бухгалтерская отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, приложения к бухгалтерской отчетности, предусмотренные нормативными актами Российской Федерации, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности, пояснительные записки);
• 4) отчеты эмитента за II, III, IV кварталы финансового (отчетного) года.

Особую ответственность акционерное общество несет за сохранность документов по личному составу. Среди этой категории документов также далеко не все подлежат длительному хранению, но наиболее значимые документы, по которым работник акционерного общества может получить сведения, подтверждающие стаж его работы в обществе, продолжительность этой работы, занимаемую должность (профессию), должны храниться в течение 75 лет. К этим документам относят приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, расторжении трудового договора, трудовые договоры с работниками акционерного общества (как бессрочные, так и срочные), личные карточки работников (межведомственная унифицированная форма Т-2), лицевые счета работников, личные дела. Кроме того, длительному хранению подлежат регистрационные книги (журналы) по регистрации приказов (о приеме, переводах, увольнении), учету трудовых книжек и др.

В некоторых случаях временные сроки хранения могут быть увеличены, например в связи с проведением проверки (ревизии), а также возникновением споров, разногласий, следственных и судебных дел. В этих обстоятельствах документы, имеющие к ним отношение, хранятся до принятия (вынесения) окончательного решения.

Кроме того, следует иметь в виду, что сроки хранения многих документов, установленные нормативными документами, имеют примечание «ЭПК» или «ЭК». Эти отметки означают, что часть документов может иметь научно-историческое или практическое значение, поэтому после истечения установленного срока хранения обязательно проведение экспертизы их ценности.

Сроки хранения документов на нетрадиционных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных документов на бумажных носителях.

Устав общества, внутренние документы общества, регулирующие порядок хранения документов общества, могут предусматривать более длительные сроки хранения документов. При этом важно помнить, что недопустимо снижение сроков хранения, установленных в законодательных и нормативных документах.