Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления негосударственных организаций

Виды номенклатур дел

Различают три вида номенклатуры дел: типовая, примерная, конкретная.

Типовая и примерная номенклатуры дел являются систематизированными списками унифицированных (типовых или примерных) заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций с однотипным составом образующихся в процессе их деятельности документов. Типовая и примерная номенклатуры дел — это методические пособия, которые предназначены для упрощения процесса составления индивидуальной номенклатуры дел. Такие номенклатуры могут разрабатывать службы делопроизводства крупных акционерных обществ (и других организаций) для своих филиалов или представительств, например Сбербанк для отделений банка. Типовые и примерные номенклатуры дел могут быть разработаны и учреждениями государственной архивной службы.

Разница между типовой и примерной номенклатурой дел состоит в характере применения. Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, их единую индексацию (в пределах отрасли или подведомственной системы), сроки хранения. Она является нормативным документом и обязательно должна использоваться в соответствующих организациях при составлении индивидуальной номенклатуры дел. При этом содержание типовой номенклатуры дел может только конкретизироваться за счет уточнения заголовка дела. Ни порядок систематизации, ни сроки хранения, ни количество дел изменять нельзя.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, их индексы и сроки хранения. При составлении индивидуальной номенклатуры дел на основе примерной последняя может быть изменена за счет увеличения или уменьшения количества дел, составления нескольких заголовков вместо одного или, напротив, объединения в один заголовок нескольких дел с одинаковыми сроками хранения.

Наличие типовых или примерных номенклатур дел значительно облегчает и упрощает составление индивидуальной номенклатуры дел.

Независимо от наличия или отсутствия типовой и примерной номенклатур дел каждая организация должна иметь конкретную номенклатуру дел — систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году, в соответствии с задачами, выполняемыми организацией в данном году.

Номенклатура дел впервые составляется спустя один—два года после создания организации. В первый год составить номенклатуру затруднительно, так как «не устоялся» состав документов, используемых в управленческой структуре. Прежде чем начинать разработку номенклатуры дел, следует выяснить, нет ли для вашей организации типовой или примерной номенклатуры дел, которые можно использовать.

Если их нет, то при разработке конкретной номенклатуры дел делопроизводственная служба должна пользоваться нормативными документами межотраслевого действия, разработанными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти по архивному делу. В Основных правилах работы архивов организаций и Перечне типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения регламентированы порядок разработки, а также методика составления и оформления номенклатуры дел, установления сроков хранения документов. Кроме того, при разработке номенклатуры дел обязательно используются:

  • • устав акционерного общества (закреплены основные направления деятельности, частично отражен состав документов);
  • • штатное расписание (или структура и штатная численность) (документ регламентирует организационную структуру);
  • • номенклатуры дел за прошлые годы (или списки, составленные в структурных подразделениях, где отражен состав документов, которые в них создаются).
 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ ОРИГИНАЛ   След >
 

Популярные страницы