Оформление описи

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем (лицом, ответственным за делопроизводство) с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства общества, рассматривается и одобряется ЭК (ЦЭК) и утверждается руководителем структурного подразделения. По требованию архива общества к описи могут составляться отдельные виды научносправочного аппарата (оглавление, список сокращений, указатели).

На обложках дел, внесенных в опись структурного подразделения, по согласованию с архивом общества мягким черным графитным карандашом производится временная шифровка дел.

Описи структурных подразделений служат основой для составления годового раздела сводной описи дел общества, подготовка которой возлагается на архив (лицо, ответственное за архив).