Порядок уничтожения документов акционерного общества

В целях гарантированного сохранения дел акты о выделении документов к уничтожению составляются только после составления описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться ЭК общества в едином комплексе и утверждаться генеральным директором общества. Для гарантированной сохранности документационной информации акты о выделении документов к уничтожению составляются только после составления описей дел постоянного и временного сроков хранения.

Акт составляется по форме, установленной Основными правилами работы архивов организаций.

^ НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ^

АКТ УТВЕРЖДАЮ

_№_ Наименование должности

место составления руководителя организации

Подпись Расшифровка подписи

Дата

О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На основании (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № (название фонда).

Итого (цифрами и прописью) ед. хр. за_годы.

Описи дел постоянного хранения за _годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК (наименование архивного учреждения)

(протокол от_№_).

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности

документов Подпись Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от_№_

Документы в количестве (цифрами и прописью) ед. хр., весом (кг) сданы в (наименование организации) на переработку по приемно-сдаточной накладной от (дата, номер).

Наименование должности работника,

сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника архива, внесшего

изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи

Дата J

Акт о выделении к уничтожению документов делопроизводственная служба составляет на основе сведений, полученных от структурных подразделений. В акт вносят документы, отобранные на первом этапе экспертизы, за этот же период, за который составлены описи. Акт подписывает руководитель службы ДОУ (службы делопроизводства) и утверждает единоличный исполнительный орган акционерного общества.

Общество имеет право уничтожить дела, включенные в акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, только после передачи документов в архив.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например: дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2012 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2016 г.

Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всей организации. Акт хранится в архиве общества (при его отсутствии — в службе делопроизводства) вместе с описями дел в отдельном деле.

Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого из них указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Например: «Переписка отдела кадров», «Переписка планово-финансового управления», «Первичные бухгалтерские документы» и др.

Акционерное общество обязано систематически описывать документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учет в соответствии с общими правилами.

Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов о выделении их к уничтожению хранятся в специально отведенном для них месте и сдаются работниками службы делопроизводства или архива общества в организации, занимающиеся утилизацией и переработкой бумаги.

Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются в акте, который подшивается в соответствующее дело после внесения изменений в учетные документы ведомственного архива или службы делопроизводства.

Порядок уничтожения документов с грифом «ДСП» (для служебного пользования), «Коммерческая тайна» определяется специальными инструкциями.

Все перечисленные работы по подготовке документов к сдаче в архив должны выполнить работники делопроизводственной службы под методическим контролем службы делопроизводства и архива. Однако если хранение документов в акционерном обществе не было налажено с момента его образования, номенклатуры дел не разрабатывались, экспертиза ценности не проводилась, то выполнение этой работы без специальной подготовки является сложной задачей. У руководства акционерного общества есть альтернатива. Все работы по экспертизе ценности документов, их обработке для сдачи в архив, составлению описей и актов могут быть выполнены на договорных условиях работниками государственного или муниципального архива. Комплексные расценки на основные виды архивных работ утверждены органами руководства архивным делом.