Передача дел в архив

В архив общества передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся централизованно службой делопроизводства или в структурных подразделениях по месту создания документов и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача их может осуществляться по усмотрению архива или по описям, или по номенклатурам дел.

Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному директором (генеральным директором) акционерного общества.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

Прием каждого дела производится заведующим (специальным сотрудником) архива (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника структурного подразделения. При этом каждая сторона имеет собственный экземпляр описи. На обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии (сдаче) дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

В архив дела доставляются увязанными в связки.