РОЛЬ ВНЕШНЕЙ И ВНУТРЕННЕЙ СРЕДЫ ПРОЕКТА

Системный подход в управлении проектами предполагает глубокое изучение и учет свойств и особенностей среды, в которой проект готовится, возникает, существует и завершается. Проект как план деятельности в рамках той или иной предметной области имеет определенную структуру. Он может структурироваться по различным принципам, но в любом случае необходимо понимать проект как открытую систему, взаимодействующую с окружающей ее средой.

Разделение всей сферы деятельности, в которой появляется и развивается проект, на собственно проект и среду проекта в определенной степени условно. Причины следующие:

  • 1) проект не является жестким стабильным образованием: ряд его элементов в процессе реализации проекта может менять свое местоположение, переходя в состав проекта из внешней среды и обратно;
  • 2) ряд элементов проекта может использоваться как в его составе, так и вне его. Типичным примером могут служить специалисты, одновременно работающие как над реализацией конкретного проекта, так и над решением некоторых других проблем (в частности, над выполнением какого-то другого проекта)1.

Тем не менее успешность реализации или жизнеспособность проектов во многом зависит от того, насколько адекватно видение окружения проекта, так называемой среды проекта. Окружение проекта включает как внутренние, так и внешние компоненты. В данном контексте их можно рассматривать как внешнюю и внутреннюю среду проекта или факторы внешнего и внутреннего воздействия на проект (рис. 1.2). Внешнюю среду проекта можно условно разделить на дальнее окружение проекта и ближнее окружение проекта.

Окружение проекта

Рис. 1.2. Окружение проекта

К дальнему окружению проекта можно отнести факторы, которые чаще всего оказывают опосредованное воздействие на проект.

Политические факторы — это политическая стабильность, поддержка проекта правительством, националистические проявления, уровень преступности, торговый баланс со странами — участницами проекта.

Романова М.В. Управление проектами: учеб, пособие. М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2007. С. 63.

Экономические факторы — структура национального хозяйства, тарифы и налоги, страховые гарантии, уровень инфляции и стабильность валюты, развитость банковской системы, источники инвестиций, развитость рыночной инфраструктуры, уровень цен, состояние рынков сбыта, инвестиций, средств производства, сырья и продуктов, рабочей силы и др.

Социальные факторы — уровень жизни, уровень образования, свобода перемещения, трудовое законодательство, здравоохранение и медицина, условия отдыха.

Законы и право — это права человека, право на ведение предпринимательской деятельности, права собственности, законы и нормативные акты о предоставлении гарантий и льгот.

Наука и техника — уровень развития фундаментальных и прикладных наук, информационных технологий и компьютеризации, промышленных и производственных технологий, энергетических систем, транспортных систем, связи и коммуникаций.

Культура — исторические и культурные традиции, религия, культурные потребности, уровень требований к качеству результатов и условий труда.

Природные и экологические факторы — это природные ресурсы, стандарты качества воздушного бассейна, водных источников и почвенного покрова, законодательство по защите окружающей природной среды.

К ближнему внешнему окружению проекта в первую очередь можно отнести само предприятие, в рамках деятельности которого осуществляется проект. В этом случае проект можно рассматривать как кратковременную мини-организацию внутри предприятия. На проект оказывают влияние практически все сферы деятельности предприятия, с которыми связан процесс его появления и реализации.

Руководство предприятия определяет цели и основные требования проекта, а также порядок их корректировки.

Сфера финансов определяет бюджет проекта, его смету и источники финансирования.

Сфера сбыта определяется решениями покупателей и действиями конкурентов.

Сфера производства предполагает необходимость согласования требований к проекту с возможностями рынка средств производства.

Сфера материального обеспечения формирует требования к проекту, исходя из возможности обеспечения сырьем, материалами и оборудованием по приемлемым ценам.

Сфера инфраструктуры формирует требования к рекламе, транспорту, связи, телекоммуникациям, информационному и инженерному обеспечению.

Помимо этого, к ближнему окружению проекта можно отнести факторы, оказывающие непосредственное влияние на предприятие, но не принадлежащие предприятию или не входящие в его структуру, так называемые факторы инфраструктуры: например, здания и сооружения, транспорт, связь, все виды коммуникаций, информационные системы, энергоснабжение, коммунальные службы, промышленная инфраструктура, обслуживающие системы и пр.

Существенное влияние на проект оказывают такие факторы ближнего внешнего окружения, как потребители продукции проекта и конкуренты.

Непосредственное окружение (ближнее внешнее окружение) имеет право на управление его элементами, хотя оно ограничено, а дальнее окружение такими возможностями не наделено. Участники проекта имеют более полные возможности в управлении проектом. Самым важным условием для эффективного развития проекта являются оценка состояния его окружающей среды и систематический анализ.

Из всех перечисленных факторов внешнего окружения проекта менеджеру следует выделить и проанализировать только те, которые могут оказать существенное влияние на реализацию проекта. Пропуск каких-то значимых факторов внешнего ближнего и дальнего окружения при подготовке и планировании проекта в конечном итоге может привести к его кризису и «разрушению».

Можно выделить среду, параметры которой изменяются медленно, и такую, которая меняется резко и непредсказуемо. Проект — это механизм преобразования входов и выходов, если рассматривать его с точки зрения системного подхода. Основные разновидности входов — материалы, оборудование, энергия, капитал и рабочая сила. Зависимость между проектом и сетью поставщиков, обеспечивающих ввод указанных ресурсов, — один из наиболее ярких примеров прямого воздействия среды.

Окружение проекта может изменяться в ходе его выполнения, изменяя свое влияние на него. Такие изменения бывают как позитивными, так и негативными.

В зарубежном проектном менеджменте существует такое понятие, как «заинтересованные лица проекта» или стейкхолдеры. Самое короткое и емкое определение этому понятию дал Бредли Гугинс (Bradley Googins), директор Центра по корпоративному гражданству Бостонского колледжа (Boston College Corporate

Citizenship Center). Стейкхолдеры — это группы, организации или индивидуумы, на которые влияет проект и от которых он зависит. В настоящее время в управленческой литературе не существует четкого разделения этой категории участников проекта по отношению к среде проекта. В зависимости от типа проекта и особенностей его реализации он может иметь от нескольких десятков до сотен стейкхолдеров. У каждого стейкхолдера свои специфические функции, степень участия в проекте и мера ответственности за его судьбу. Рассмотрим и охарактеризуем основные группы (категории) стейкхолдеров проекта.

Обычно различают две группы стейкхолдеров: первичные и вторичные. Первичные имеют легитимное и прямое влияние на проект (ближний круг):

  • • собственники;
  • • клиенты;
  • • сотрудники;
  • • бизнес-партнеры.

Вторичные стейкхолдеры имеют опосредованное влияние на проект (дальний круг):

  • 1) власть (местная и государственная);
  • 2) конкуренты;
  • 3) другие компании;
  • 4) инвесторы;
  • 5) местные сообщества, куда входят:
    • • средства массовой информации;
    • • некоммерческие организации, в том числе общественные и благотворительные;
    • • местные активисты, формирующие общественное мнение.

На местном уровне к основным стейкхолдерам можно отнести местную власть, от которой зависит сама бизнес-деятельность; клиентов, от отношения которых к проекту зависят его результаты; некоммерческие организации, формирующие общественное мнение; средства массовой информации, влияющие на местное население и на репутацию компании. «Заинтересованные стороны» — «стейкхолдеры» — своеобразная «паутина», активно влияющая на успешность проекта.

Факторы внутреннего воздействия, или внутренняя среда проекта, представляют собой совокупность ресурсов проекта и участников проекта.

Внутренняя среда проекта:

  • • целевые рынки (ниша, в которой работает фирма, круг ее потребителей);
  • • маркетинговые исследования (наличие специалистов, бюджет маркетинга);
  • • сбыт (объем продаж, скидки);
  • • каналы распределения (как, через кого продается);
  • • снабжение (поставщики, условия и системы поставки);
  • • производство (оборудование, технология, площади);
  • • персонал (квалификация, численность, мотивация, корпоративная культура).

Ключевыми активными участниками являются: заказчик, инициатор, руководитель проекта, инвестор, спонсор, команда проекта, подрядчик, проектировщик, производитель конечной продукции, поставщик, потребитель и др.

Заказчик — тот, кто заинтересован в результатах проекта, в достижении цели. Он обеспечивает финансирование, заключает договоры с участниками проекта, оглашает основные требования, а также несет ответственность перед обществом и остальными участниками этого проекта. Инициатор реализует свою идею. Им может быть любой из участников проекта.

Проект-менеджер, или руководитель проекта, — тот, кто наделен полномочиями регулировать деятельность, которая способствует достижению целей проекта. Он ответственен перед заказчиком за достижение целей. За выполнение обязанностей проект-менеджера в сложных проектах может быть ответственна специальная управляющая фирма, но руководителем проекта является только один человек.

Инвестор заинтересован в финансовых результатах проекта. Это лицо (физическое или юридическое), вкладывающее свои средства в проект. Чаще всего в лице инвестора выступает заказчик, если же нет, то должен заключаться договор на определенные сроки, который определяет контроль выполнения контрактов, формы инвестиций, расчетов. Инвесторами могут являться как банки, уполномоченные органы власти, так и инновационные фонды, институты рискового финансирования и венчурные компании.

Спонсор — сторона (индивидуум или группа), обеспечивающая финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами для осуществления проекта.

Команда проекта — объединение участников проекта, действуя как единое целое, обеспечивает достижение целей, решение задач и эффективность проекта под управлением руководителя. Ее состав зависит от характеристик проекта: сложности, масштаба, целей, сроков и др. Высокий профессиональный уровень является обязательным для команды проекта. Команда формируется исходя из квалификации, опыта персонала, условий и организации, а также потребностей проекта.

Подрядчик несет ответственность за деятельность и реализацию проекта в соответствии с контрактом. Компания, которая ответственна за все проектные работы и имеет право предоставлять специализированные работы субподрядчикам, называется генконтрактором. А субподрядчики, в свою очередь, являются субконтракторами.

Производитель конечной продукции осуществляет эксплуатацию созданных основных фондов и производит конечную продукцию. Главная цель — получение прибыли от продажи готовой продукции потребителям. На всех фазах проекта он взаимодействует с основными участниками проекта. Его роль и функции зависят от доли собственности в конечных результатах проекта, во многих случаях является заказчиком и инвестором проекта.

Проектировщик — организация, выполняющая работы по подготовке проектно-сметной документации. Если проект сложный и длительный, то необходимо назначить генерального проектировщика.

Контрактор (генеральный директор) — сторона или участник проекта, берущий на себя ответственность за выполнение работ по контракту. Это может быть весь проект или его часть. Цель контрактора — получение максимально возможной прибыли. В функции генконтрактора входят заключение договоров с субконтракторами, обеспечение координации их работ, принятие и оплата работ соисполнителей. В качестве генконтрактора могут выступать руководитель проекта или другие активные участники проекта.

Субконтрактор вступает в договорные отношения с контрактором или субконтрактором более высокого уровня, несет ответственность за выполнение работ и услуг в соответствии с контрактом.

Поставщик поставляет ресурсы, оборудование и материалы, которые необходимы для деятельности проекта. Поставщик выбирается путем переговоров или генеральным подрядчиком.

Владелец земельного участка — юридическое или физическое лицо, являющееся владельцем участка земли, вовлеченного в проект. Вступает в отношения с заказчиком и передает на договорной основе право пользования или владения этим участком земли (либо иные правомочия, необходимые для осуществления проекта и оговоренные в контракте).

Потребитель приобретает продукт и пользуется им. Он может являться посредником, передавая результат проекта другим потребителям. Такой потребитель называется промежуточным. В последнее время предмет рыночной экономики и методы управления обязали увеличить состав участников новыми лицами. Ими являются аудиторские и консалтинговые компании, фонды поддержки, органы экспертизы. Все они оказывают содействие основным лицам проекта в выполнении определенных задач проекта. Научно- технический совет играет важную роль, отвечает за уровень и выбор научно-технических решений, а также за комплексность и полноту мероприятий. Все участники проекта вовлечены в проект, формируют свои требования и идеи относительно реализации проекта, проведения изменений в проекте.

Существует такое физическое или юридическое лицо, как лицензиар, — обладатель лицензии или ноу-хау, используемых в проекте. Лицензиар предоставляет возможность использовать необходимые научно-технические достижения. Лицензиар также обязан бороться с контрафактной продукцией, которая девальвирует бренд и снижает стоимость, если даже у проекта не заберут лицензию. Потенциальные лицензиаты не вкладываются в тот продукт, права которого могут быть делегированы другой компании. Руководитель считает, что из-за подвижности бизнеса контракты не могут заключаться на долгий срок, а лицензиаты влияют на чужой бренд ограниченно. Сегодня же большинство компаний стараются совместно с партнерами вырабатывать долгосрочную стратегию. Эксперты уверяют, что чем лучше развивается лицензионный бизнес, тем более развитой становится экономика в целом.

Команда проекта — основная составляющая внутренней среды проекта, специфическая организационная структура, возглавляемая руководителем проекта и создаваемая на период осуществления проекта. Задача команды проекта — осуществление функций управления проектом до эффективного достижения его целей (рис. 1.3).

Место команды управления проектом

Рис. 1.3. Место команды управления проектом

Состав и функции команды зависят от масштаба, сложности и других характеристик проекта. Основными участниками команды проекта, как правило, являются:

  • • руководитель проекта — лицо, которому стороны делегируют полномочия по руководству работами;
  • • инженер проекта, который несет ответственность за все технические инжиниринговые аспекты;
  • • ответственный за подготовку контрактов, переговоры, заключение и контроль выполнения контрактов и субконтрактов с участниками проекта;
  • • специалист по планированию и контролю выполняемых работ;
  • • специалист по финансово-бюджетной части проекта, осуществляющий учет и отчетность по расходованию средств;
  • • руководитель проектно-конструкторских работ;
  • • руководитель строительно-монтажных работ, осуществляемых в составе проекта;
  • • координатор работ по запуску проекта в эксплуатацию. Команда проекта может состоять как из внутренних, так

и внешних участников.

Внутренняя среда проекта тесно связана с внешней средой, особенно с ближним окружением. В процессе подготовки и управления проектом идет постоянное взаимодействие, происходит взаимовлияние окружения проекта.

Проект нельзя отделить от окружающих условий и их развития, значит, необходимо заблаговременно учитывать не только условия и ресурсы внутренней среды проекта, но и непосредственное окружение проекта и дальнее окружение проекта. Их изменения могут впоследствии сыграть решающую роль в достижении успеха проекта.

 
Посмотреть оригинал