Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Психология arrow Психология отношений на работе

Деловое письмо

Деловое общение невозможно представить без ведения переписки, и если раньше, говоря о письме, мы представляли белый конверт, то сейчас ситуация изменилась. Обычной почтой пользуются все реже, а электронная переписка набирает обороты.

Любое официальное письмо имеет свою структуру. Рассмотрим наиболее общее оформление деловых писем.

  • 1. «Шапка». В самом начале указывается название и адрес отправителя, лучше, если это будет оформлено на официальном бланке компании. Далее оформляется название и адрес фирмы- получателя.
  • 2. Вступительное обращение, приветствие.
  • 3. Указание на тему и цель письма.
  • 4. Основной текст.
  • 5. Заключение.
  • 6. Подпись.
  • 7. Указание на приложение (если имеется).

В деловом письме приветственные слова необязательны, можно сразу обратиться к адресату по имени и отчеству. Стоит обратить внимание на то, что электронное письмо должно быть в два раза короче, чем написанное на бумаге. Если необходимо изложить большой объем информации, можно написать сопроводительное письмо, а основную информацию целесообразнее оформить в качестве приложения. Шрифт используется стандартный (если это не поздравительное письмо) в программе Word, это Times New Roman или Arial, размер 12 или 14. Письмо должно быть посвящено одной теме, изложение каждой мысли — начинаться с нового абзаца. Главные требования — это ясность, краткость изложения, конкретность, убедительность, вежливость, грамотное оформление. При международной переписке письмо должно быть составлено на языке адресата, допускается составление на английском как на международном языке.

В зависимости от цели письма приведем основные фразы, используемые в деловой переписке.

  • • Цель в переписке: «Для согласования спорных вопросов», «В целях выполнения распоряжения...», «В ответ на ваш запрос...», «В дополнение к нашему письму...», «Ссылаясь на наш телефонный разговор...», «Ставим Вас в известность...» и т.п.
  • • Вопросы, осведомления: «Я был бы рад узнать...», «Сообщите, пожалуйста...», «Хотелось бы узнать, сможете ли Вы...», «Просим сообщить, сможете ли Вы доставить...» и т.п.
  • • Сообщения, извещения: «Мы рады сообщить Вам...», «Примите, пожалуйста, к сведению, что...», «Мы вынуждены сообщить Вам...», «Мы тщательно рассмотрели Ваше предложение и готовы сообщить, что...» и т.п.
  • • Выражения надежды: «Мы рассчитываем получить от Вас предложение...», «Мы рассчитываем на сотрудничество с Вами», «Мы очень надеемся, что Вы примете наше предложение», «Мы очень рассчитываем на Ваш ответ» и т.п.
  • • Выражения сожаления: «К сожалению, сообщаем Вам...», «Сожалеем, что на сегодня у нас нет других новостей» и т.п.
  • • Приглашение, напоминание: «Приглашаем Вас принять участие...», «Просим принять участие в обсуждении...», «Напоминаем Вам, что в соответствии...», «Напоминаем, что Ваша задолженность составляет...» и т.п.
  • • Заключительные слова: «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «С пожеланиями успехов», «Ожидаем Ваши дальнейшие распоряжения», «Заранее благодарим за содействие», «С уважением...» и т.п.

Важным требованием этикета деловой переписки является уважительное отношение к адресату, исключение обращения на «ты».

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >
 

Популярные страницы